Как сформировать акт сверки по контрагенту в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на определенную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод данных не требуется — программа сама собирает обороты по счетам расчетов.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учета до печати готового акта, а также типичные причины расхождений и способы их устранения. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3, но общая логика применима и к другим типовым решениям, где есть аналогичный документ.

Что проверить перед формированием акта

Качество акта сверки напрямую зависит от состояния учета. Если в базе есть непроведенные документы, дубли контрагентов или «зависшие» авансы, акт сформируется формально корректно, но не сойдется с данными контрагента. Поэтому сначала выполните короткую подготовку.

Убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период введены и проведены: реализации, поступления, счета-фактуры, платежные поручения, корректировки и возвраты. Особое внимание уделите документам на границах периода — именно они чаще всего становятся причиной расхождений.

Проверьте, нет ли в справочнике контрагентов дублей с разными написаниями одного и того же партнера. Если расчеты велись по двум разным элементам справочника, акт по одному из них покажет неполную картину. Дубли следует объединить штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» или вручную перенести документы.

Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчетов», «Продажи» → «Акты сверки расчетов», а также через «Банк и касса» в некоторых версиях интерфейса. Все пункты ведут в один и тот же журнал документов, поэтому неважно, откуда вы создаете акт.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов», либо воспользуйтесь поиском по функциям через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов с контрагентом».

Пошаговое формирование акта сверки

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. Откроется форма документа, где нужно заполнить ключевые реквизиты: организацию, контрагента, договор и период сверки. Договор можно не указывать — тогда акт соберет данные по всем договорам контрагента, что удобно для общей сверки.

После заполнения шапки перейдите на вкладку с табличной частью и нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа автоматически подберет все документы расчетов за указанный период: отгрузки, поступления, оплаты, корректировки. Каждая строка будет содержать документ, дебет и кредит.

Проверьте итоговое сальдо внизу табличной части — оно должно совпадать с остатком по счетам расчетов с этим контрагентом. После проверки нажмите «Провести» и распечатайте акт через кнопку «Печать» → «Акт сверки расчетов».

1. 1
   Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета» и проверьте состав строк
4. 4
   Сверьте итоговое сальдо с отчетом по счетам расчетов
5. 5
   Проведите документ и распечатайте акт в двух экземплярах

Настройка состава данных и счетов расчетов

По умолчанию акт собирает данные по стандартным счетам расчетов: 60, 62, 66, 67, 76. Если ваша организация использует дополнительные счета (например, отдельные субсчета для депозитов или гарантийных удержаний), их нужно добавить вручную на вкладке настройки счетов — иначе часть расчетов не попадет в акт.

На вкладке «Дополнительно» можно указать, кто подписывает акт с вашей стороны, вывести расшифровку по договорам и задать представление документов. Если контрагент просит детализацию по счетам-фактурам или УПД, убедитесь, что в табличной части выводятся номера и даты первичных документов, а не только внутренние номера 1С.

Для сверки в разрезе каждого договора удобнее формировать отдельные акты: так проще локализовать расхождение. Общий акт по всем договорам подходит для итоговой годовой сверки, когда нужно подтвердить только конечное сальдо.

Сравнение вариантов

Акт по одному договору

Подходит для текущих сверок и поиска расхождений. Ограничение: не показывает общую задолженность по контрагенту

Акт по всем договорам контрагента

Подходит для годовой сверки и подтверждения итогового сальдо. Ограничение: сложнее искать причину расхождения

Акт с разбивкой по счетам расчетов

Полезен, когда есть авансы и задолженность одновременно. Требует ручной настройки списка счетов

Проверка результата и поиск расхождений

После заполнения акта сравните его сальдо с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76) с отбором по контрагенту за тот же период. Значения должны совпадать до копейки. Если не совпадают — в акт попали не все счета или часть документов проведена по другому контрагенту либо договору.

Когда акт не сходится с данными контрагента, начните с крайних дат периода: документы, отгруженные в конце месяца, часто проводятся у сторон в разные периоды. Затем проверьте авансы: незачтенная предоплата у вас может числиться оплатой у поставщика уже по другому документу. Также типичная причина — возвраты и корректировки, которые одна из сторон еще не отразила.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо акта и ОСВ по счетам 60/62/76

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница есть — не все счета включены в акт или есть документы по другому договору

Состав строк акта

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Отсутствуют документы — проверьте их проведение и дату

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с актом за предыдущий период

Тревожный признак

Расхождение — после прошлой сверки изменяли старые документы

Печать и отправка акта контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» из документа. Стандартный макет содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг контрагента» или «наш долг». Акт печатается в двух экземплярах: один остается у вас, второй подписывает и возвращает контрагент.

Если нужна отправка в электронном виде, сохраните акт в PDF через «Файл» → «Сохранить как» из печатной формы. Подписание акта сверки через ЭДО зависит от используемого оператора и настроек обмена — в типовой поставке акт сверки не всегда входит в перечень электронных документов, поэтому многие организации обмениваются сканами.

Частые вопросы по акту сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?

Чаще всего документы не проведены, относятся к другой организации в базе или к другому договору, чем указан в акте. Также проверьте период сверки и то, что в настройку счетов входит счет, по которому проведены документы.

Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет одним документом?

Технически да — достаточно указать длинный период. На практике такой акт получается громоздким, и расхождения в нем искать трудно. Удобнее формировать акты помесячно или поквартально, а длинный период использовать только для подтверждения итогового сальдо.

Как вывести в акт сальдо в разрезе договоров?

Сформируйте акт без указания договора — по всем договорам контрагента. Для детализации в печатной форме используйте вариант с группировкой по договорам, если он доступен в вашей версии, либо формируйте отдельный акт по каждому договору.

Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?

Запросите у контрагента его расшифровку и сравните построчно со своим актом. Начните с конца периода: обычно расхождение — это документ, проведенный у сторон в разных периодах, незачтенный аванс или неотраженная корректировка. После устранения причины сформируйте акт повторно.

Влияет ли акт сверки на бухгалтерский учет?

Нет. Акт сверки — инвентаризационный и подтверждающий документ, он не формирует проводок и не изменяет остатки. Учетные записи корректируются только первичными документами: корректировками, дополнительными реализациями или оплатами.

Можно ли отредактировать строки акта вручную?

Табличную часть можно корректировать вручную, но делать это стоит только для отражения данных контрагента в отдельной колонке при разногласиях. Произвольная правка своих данных без изменения учета приведет к тому, что следующая сверка снова не сойдется.