Как в 1С поставить галочку «Оригинал получен»

Отметка «Оригинал получен» в 1С фиксирует факт получения бумажного оригинала документа от контрагента — счета-фактуры, УПД, акта или накладной. Она нужна для контроля документооборота: бухгалтер сразу видит, по каким документам оригиналы уже лежат в папке, а по каким их ещё нужно запросить у поставщика или дождаться от курьера.

В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) эта отметка реализована по-разному: где-то это флажок в самом документе, где-то — состояние документа в журнале, а где-то — реквизит в регистре статусов. Ниже разобраны основные способы проставить отметку, массовая обработка и типичные проблемы.

Где находится отметка «Оригинал получен» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 флажок «Оригинал получен» чаще всего расположен в документе «Счет-фактура полученный» — в шапке, рядом с номером и датой входящего документа. В документах поступления (товары, услуги) состояние оригинала отображается в виде гиперссылки внизу формы или в поле «Оригинал» рядом с реквизитами входящего документа.

В 1С:Управление торговлей и ERP учёт оригиналов ведётся через механизм состояний документов. В списке документов есть колонка с состоянием, а в самом документе — поле «Состояние» или гиперссылка, по которой открывается форма установки статуса, включая «Оригинал получен». Отдельный флажок может отсутствовать — вместо него работает переключатель состояний.

Если в вашей базе ведётся обмен с ЭДО (Диадок, СБИС, такса-операторы через встроенный сервис 1С-ЭДО), для электронных документов отметка об оригинале не требуется — юридическую значимость имеет сам электронный документ. Флажок актуален только для бумажного документооборота.

Как поставить галочку в 1С:Бухгалтерии 8.3 пошагово

Откройте журнал «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» (или «Поступления (акты, накладные, УПД)»). Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту и откройте его двойным щелчком.

В форме счета-фактуры найдите флажок «Оригинал получен» — обычно он находится рядом с полями «Номер» и «Дата» входящего документа. Установите галочку и нажмите «Записать и закрыть». Отметка сохранится, и в журнале документ перестанет считаться неподтверждённым.

В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» состояние оригинала задаётся через гиперссылку внизу формы — рядом с реквизитами входящего документа отображается текст вроде «Оригинал не получен». Щелчок по ссылке переключает состояние на «Оригинал получен» без открытия дополнительных окон.

1. 1
   Откройте журнал «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» или документ поступления
2. 2
   Найдите нужный документ по контрагенту, номеру или дате
3. 3
   Установите флажок «Оригинал получен» или щёлкните гиперссылку состояния внизу формы
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Проверьте в журнале, что состояние документа изменилось

Как отметить получение оригинала в УТ, ERP и Комплексной автоматизации

В этих конфигурациях откройте журнал входящих документов (например, «Закупки» → «Документы закупки» или «Приобретение товаров и услуг»). В списке документов найдите колонку с состоянием — там отображается текущий статус оригинала.

Откройте документ и найдите поле «Состояние» или гиперссылку статуса. По щелчку открывается форма, где можно выбрать «Оригинал получен» (иногда формулировка — «Оригинал есть» или состояние с аналогичным смыслом). После выбора запишите документ.

Если состояние не меняется, проверьте настройки учёта: в некоторых базах механизм состояний оригиналов отключается в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи»/«Закупки». Включённый учёт оригиналов добавляет соответствующие статусы в документы.

Массовая простановка отметки для нескольких документов

Когда оригиналы приходят пачкой за месяц или квартал, проставлять галочку в каждом документе вручную долго. В типовых конфигурациях есть обработка «Групповое изменение реквизитов»: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов» (в некоторых версиях путь — «Все функции» → «Обработки»).

В обработке выберите тип объектов — «Счет-фактура полученный» или нужный вид документов поступления. Настройте отбор: по периоду, контрагенту, организации. В списке реквизитов найдите «Оригинал получен» (или соответствующее состояние), задайте значение «Да» и выполните изменение. Перед запуском убедитесь, что отбор захватывает только нужные документы.

Доступ к групповому изменению реквизитов обычно есть только у администраторов и пользователей с расширенными правами. Если обработка недоступна, обратитесь к администратору базы — массовая корректировка данных относится к административным операциям.

Как проверить, что отметка установлена корректно

После записи документа вернитесь в журнал и обновите список клавишей F5. Документ должен изменить отображение: пропадёт признак неполученного оригинала, в колонке состояния появится соответствующая отметка.

Для сводной проверки используйте отчёты. В 1С:Бухгалтерии есть отчёт по неполученным оригиналам документов (доступен из раздела «Покупки» или через поиск отчётов), в УТ и ERP — отчёты по состояниям документов закупки. После массовой простановки сформируйте такой отчёт за период: в нём не должно остаться документов, по которым оригиналы уже на руках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма документа

Норма

Флажок установлен, документ записан без ошибок

Тревожный признак

Флажок сбрасывается после записи — возможно, нет прав на изменение

Журнал документов

Норма

Состояние изменилось на «Оригинал получен»

Тревожный признак

Статус не изменился — проверьте, записан ли документ

Отчёт по оригиналам

Норма

Документ отсутствует в списке неполученных

Тревожный признак

Документ всё ещё в отчёте — отметка не сохранилась

Типичные ошибки и ограничения

Частая ситуация — пользователь ставит галочку, но не записывает документ, а просто закрывает форму. Отметка не сохраняется, и в отчётах документ продолжает числиться без оригинала. Всегда завершайте действие кнопкой «Записать» или «Записать и закрыть».

Вторая ошибка — простановка отметки в документе поступления, когда учёт оригинала ведётся в счете-фактуре (или наоборот). Отметки в этих документах независимы: если контроль ведётся по счетам-фактурам, галочка в накладной не изменит результат отчёта.

Ограничение по правам: если флажок недоступен (серый, не нажимается), у пользователя нет прав на изменение документа или установлена дата запрета редактирования. В этом случае документ может быть заблокирован закрытием периода — потребуется либо открытие периода администратором, либо отметка через специальные механизмы, не затрагивающие проведение.

Что делать, если флажка нет в документе

Если в форме документа нет ни флажка, ни гиперссылки состояния, возможны три причины: конфигурация доработана и реквизит скрыт из формы, учёт оригиналов отключён в настройках, либо у пользователя ограничен интерфейс (например, режим «Простой» вместо полного).

Проверьте настройки функциональности: в 1С:Бухгалтерии — «Главное» → «Функциональность», в УТ/ERP — «НСИ и администрирование» → настройки соответствующего раздела. Если настройки в порядке, но реквизита нет, вероятно, форма изменена при доработках — тогда вопрос решается с разработчиком или внедренцем, который сопровождает базу.

Удобно завести внутреннее правило: отметку «Оригинал получен» ставит тот же сотрудник, который физически принимает и подшивает бумажные документы. Тогда отметка в программе всегда соответствует реальному наличию оригинала, а сверка перед сдачей отчётности занимает минуты.

FAQ

Влияет ли галочка «Оригинал получен» на проводки и отчётность?

Нет. Это информационная отметка для внутреннего контроля документооборота. На проводки, НДС и регламентированную отчётность она не влияет — вычет по НДС определяется наличием корректно оформленного счета-фактуры, а не состоянием этого флажка.

Можно ли поставить отметку сразу из списка документов, не открывая форму?

В журналах с гиперссылкой состояния — да, щелчком по статусу. Если в списке такой возможности нет, используйте групповое изменение реквизитов через «Администрирование» — это штатный способ массовой простановки без открытия каждого документа.

Нужна ли отметка для документов, полученных по ЭДО?

Нет. Электронный документ, подписанный квалифицированной подписью, сам является юридически значимым оригиналом. Бумажная распечатка оригиналом не считается, поэтому отметка о получении для таких документов не требуется.

Флажок неактивен (серый). Что делать?

Проверьте права пользователя на изменение документа и дату запрета редактирования («Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Если период закрыт, отметку сможет поставить только пользователь с правами на изменение данных закрытых периодов.

Как найти все документы, по которым оригиналы ещё не получены?

Используйте встроенные отчёты по неполученным оригиналам (в 1С:Бухгалтерии — из раздела «Покупки», в УТ/ERP — отчёты по состояниям документов закупки). Альтернатива — отбор в журнале по состоянию «Оригинал не получен», если такая колонка выведена в список.

Можно ли автоматически ставить отметку при получении документа по ЭДО или почте?

Штатной автоматической простановки для бумажных оригиналов нет — программа не знает, дошло ли письмо. Для документов, загружаемых из сервисов обмена, отметка обычно не требуется вовсе. Автоматизацию нестандартных сценариев можно реализовать доработкой, но это задача для разработчика.