Как в 1С посмотреть печатную форму документа

Печатная форма в 1С — это представление документа в виде табличного документа, подготовленного для вывода на бумагу или сохранения в файл. Сам документ в базе хранится как набор реквизитов и табличных частей, а печатный вид формируется по макету в момент, когда пользователь вызывает команду печати. Поэтому посмотреть печатную форму можно без каких-либо изменений в данных: просмотр не затрагивает сам документ.

Порядок действий почти одинаков во всех типовых конфигурациях — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом», «Управление нашей фирмой». Отличаются в основном названия кнопок и состав списка доступных форм. Ниже разобраны основные способы просмотра, предварительный просмотр, сохранение в файл и типичные проблемы.

Где находится команда печати в документе

Основной вход — кнопка «Печать» на командной панели формы документа. Она расположена в верхней части окна, рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Ещё». Щелчок по стрелке рядом с кнопкой открывает выпадающий список всех печатных форм, доступных для данного вида документа: например, для реализации это «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Счёт-фактура», «Акт об оказании услуг».

В некоторых конфигурациях часть форм вынесена в подменю «Ещё» → «Печать» или сгруппирована по назначению: внутренние документы, документы для контрагента, регламентированные формы. Если нужной формы в списке нет, проверьте подменю и раздел внешних печатных форм — об этом ниже.

1. 1
   Откройте документ из журнала двойным щелчком.
2. 2
   Убедитесь, что документ проведён — для ряда форм это обязательное условие.
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» на командной панели и выберите нужную форму.
4. 4
   Дождитесь формирования табличного документа и изучите его в окне просмотра.
5. 5
   При необходимости нажмите «Печать» в окне просмотра или сохраните файл.

Просмотр из списка документов без открытия формы

Печатную форму часто можно посмотреть прямо из журнала документов, не открывая сам документ. Выделите одну или несколько строк в списке и нажмите кнопку «Печать» на командной панели журнала. Программа сформирует формы сразу для всех выделенных документов — это удобно при пакетной печати накладных или счетов за день.

Условие: для выделенных документов должен быть доступен одинаковый набор форм. Если в выборке смешаны разные виды документов, список печатных форм будет содержать только общие для них варианты либо команда окажется недоступной. В этом случае сузьте выборку отбором по виду документа.

Признак корректного результата: открывается окно табличного документа, где формы идут друг за другом, а каждая начинается с новой страницы. Если вместо этого появляется пустое окно или сообщение об ошибке — проверьте, проведены ли документы и заполнены ли обязательные реквизиты.

Окно предварительного просмотра и его возможности

Сформированная печатная форма открывается в окне табличного документа — это и есть предварительный просмотр. Здесь можно оценить, как документ ляжет на бумагу: масштаб изменяется кнопками на панели или колесом мыши с зажатой клавишей Ctrl, разбивка на страницы отображается пунктирными линиями.

До отправки на принтер полезно проверить параметры страницы: меню «Файл» → «Параметры страницы» (либо соответствующая кнопка панели). Там задаются ориентация, поля, масштаб и режим разбиения. Если таблица не помещается по ширине, часто помогает альбомная ориентация или уменьшение масштаба до 90–95%.

Контрольные точки

Что проверить перед печатью

Разбивка на страницы

Норма

Таблица не обрывается посередине строки, подписи на последней странице

Тревожный признак

Часть колонок уходит на отдельный лист, итоги оторваны от таблицы

Заполнение реквизитов

Норма

Все поля содержат данные, нет пустых угловых блоков

Тревожный признак

Пустые поля контрагента, отсутствует номер или дата

Масштаб и ориентация

Норма

Документ читается без увеличения, помещается на лист

Тревожный признак

Мелкий шрифт, обрезанные края при печати

Сохранение печатной формы в файл

Если документ нужно отправить контрагенту или приложить к письму, печатную форму удобнее сохранить в файл. В окне просмотра откройте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат. Наиболее востребованы PDF — для отправки и архива, и Excel (XLSX) — если получатель будет редактировать документ.

При сохранении в PDF проверьте, что в файл попали все страницы, а шрифты отображаются корректно. При сохранении в Excel учитывайте: табличный документ переносится с форматированием, но сложные объединённые ячейки и рамки могут выглядеть иначе, чем на печати. Для официальной пересылки предпочтителен PDF.

Во многих конфигурациях есть и кнопка «Отправить» прямо из окна просмотра — она формирует письмо с вложением через встроенный почтовый клиент, если он настроен в программе.

Если нужной формы нет в списке или она не формируется

Самая частая причина отсутствия формы — документ не проведён. Многие печатные формы (счёт-фактура, ТОРГ-12) строятся по данным движений документа, поэтому команда печати для черновика либо недоступна, либо выдаёт пустой бланк. Проведите документ и повторите попытку.

Вторая причина — форма подключена как внешняя и находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Если внешняя форма отключена или её назначение не совпадает с видом документа, в списке печати она не появится. Проверьте этот раздел при наличии прав администратора.

Третья ситуация — ограничение прав. Если кнопка «Печать» видна, но часть форм недоступна, у пользователя может не быть права на соответствующие объекты. Это решается настройкой ролей, самостоятельно без администратора проблему не устранить.

Редактирование формы перед печатью: что допустимо

Табличный документ в окне просмотра можно редактировать вручную: исправить текст, дописать примечание, изменить ширину колонок. Для этого в меню «Таблица» (или через «Ещё») включите режим «Изменение» — по умолчанию документ открывается в режиме «Только просмотр».

Важно понимать ограничение: ручные правки существуют только в текущем окне и не сохраняются в базе. Если документ изменится и форму сформируют заново, все правки исчезнут. Поэтому если ошибка повторяется — например, неверный адрес организации — исправляйте её в исходных данных: в карточке организации, контрагента или в самом документе, а не в печатной форме.

Отличия в разных конфигурациях и интерфейсах

В конфигурациях на управляемых формах (интерфейс «Такси») команда печати всегда находится на командной панели формы, а список форм строится динамически с учётом вида операции и состояния документа. Например, у документа «Реализация товаров и услуг» состав форм меняется в зависимости от того, товары это или услуги.

В старых конфигурациях на обычных формах (например, «Управление торговлей 10.3», «Бухгалтерия 1.6») кнопка печати может находиться внизу формы документа, а выбор формы выполняется через отдельную кнопку с выпадающим меню. Логика та же: выбрать форму — сформировать — просмотреть.

Способы просмотра печатной формы

Кнопка «Печать» в форме документа

Универсальный способ для одного документа; виден весь набор форм. Ограничение — нужно открыть документ.

Печать из журнала документов

Подходит для пакетной печати нескольких документов без их открытия. Ограничение — формы должны совпадать по виду документов.

Внешние печатные формы

Позволяют использовать нестандартные макеты. Ограничение — требуют подключения и прав администратора.

Частые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна?

Чаще всего документ не проведён или не записан. Запишите и проведите документ, затем повторите попытку. Если кнопка неактивна и после этого — проверьте права пользователя и наличие подключённых печатных форм для данного вида документа.

Как посмотреть печатную форму без принтера?

Принтер не нужен: печатная форма всегда сначала открывается в окне предварительного просмотра. Оттуда её можно сохранить в PDF или Excel, не отправляя на печать.

Можно ли изменить печатную форму навсегда?

Разовые правки делаются в окне просмотра в режиме «Изменение», но они не сохраняются. Постоянное изменение макета выполняется в конфигураторе или через подключение внешней печатной формы — это задача для разработчика.

Почему в форме пустые поля?

Печатная форма берёт данные из документа и связанных справочников. Пустые поля означают, что не заполнены реквизиты: адрес или банковские данные организации, данные контрагента, ответственные лица. Заполните их в карточках и сформируйте форму заново.

Как распечатать сразу несколько документов?

Выделите нужные строки в журнале документов (с Ctrl или Shift), нажмите «Печать» на панели журнала и выберите форму. Программа сформирует один табличный документ со всеми формами, который можно отправить на принтер одним заданием.

Чем отличается «Печать» от «Предварительный просмотр»?

В современных версиях 1С формирование печатной формы и есть предварительный просмотр: документ сначала открывается в окне табличного документа, и только по вашей команде уходит на принтер. Отдельная команда «Печать без предварительного просмотра» встречается редко и отправляет документ сразу на принтер по умолчанию.