Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С посмотреть накладную
Как в 1С посмотреть накладную: поиск по номеру, контрагенту и журналу документов в 1С:Управление торговлей, Бухгалтерии и ERP. Печать, отборы и типичные ошибки.
Накладная в 1С — это документ «Реализация товаров и услуг» (в конфигурациях для торговли) или «Поступление товаров и услуг» (если речь о приходной накладной от поставщика). Чтобы посмотреть накладную, нужно открыть журнал соответствующих документов, найти нужный документ по номеру, дате или контрагенту и открыть его двойным щелчком. Печатная форма ТОРГ-12 или товарная накладная вызывается из самого документа кнопкой «Печать».
Точный путь зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP разделы называются по-разному, но логика везде одинаковая — журнал документов, отбор, открытие, печать. Ниже разобраны все основные сценарии: от быстрого поиска по номеру до случаев, когда накладная «пропала» из списка.
Где в 1С хранятся накладные
В типовых конфигурациях 1С нет отдельного объекта «накладная» — есть документы, на основании которых формируются печатные формы накладных. Расходная накладная покупателю — это документ «Реализация товаров и услуг», приходная от поставщика — «Поступление товаров и услуг». В некоторых отраслевых решениях встречается документ «Расходная накладная» как самостоятельный вид.
Расположение журналов в популярных конфигурациях:
- 1С:Управление торговлей 11 — раздел «Продажи» → «Реализации (акты, накладные, УПД)»; приходные — раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг»;
- 1С:Бухгалтерия 8.3 — раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»; приходные — раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»;
- 1С:ERP / Комплексная автоматизация — раздел «Продажи» или «Закупки» с аналогичными журналами документов.
Как найти накладную по номеру или дате
Самый быстрый способ — поиск по номеру документа. Откройте журнал реализаций, установите курсор в колонку «Номер» и начните вводить номер с клавиатуры — список автоматически спозиционируется на нужной строке. Если номер известен частично, используйте строку поиска в шапке журнала (кнопка с лупой или команда «Найти»).
Если номер неизвестен, отберите документы по периоду. В шапке журнала нажмите «Ещё» → «Установить период» или настройте быстрый отбор по дате. Затем добавьте отбор по контрагенту: поле «Контрагент» в панели отборов, выбор организации-покупателя из справочника. Комбинация «период + контрагент» обычно сокращает список до нескольких строк.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализации (акты, накладные)»
- 2Установите период, в котором оформлялась отгрузка
- 3В отборе укажите контрагента или введите номер документа
- 4Дважды щелкните по строке — откроется карточка документа
- 5Нажмите «Печать» и выберите форму: ТОРГ-12, товарная накладная или УПД
Как открыть и посмотреть накладную
Документ открывается двойным щелчком по строке журнала или клавишей Enter. В карточке документа видны шапка (контрагент, договор, организация, склад), табличная часть с товарами, количеством, ценами и суммами, а также итоги по НДС. Проверьте признак проведения: проведённый документ в журнале отображается без серого значка, непроведённый — с серой пиктограммой, помеченный на удаление — с крестиком.
Чтобы посмотреть именно печатный вид накладной, нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите нужную форму. Перед выводом на принтер откроется предварительный просмотр — здесь можно проверить заполнение реквизитов, подписантов и номенклатуры, не расходуя бумагу. При необходимости форму можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из окна просмотра.
Как найти накладную через контрагента или связанные документы
Если журнал перегружен документами, удобно идти от карточки контрагента. Откройте справочник «Контрагенты», найдите покупателя и в его карточке перейдите по ссылке на документы — в типовых конфигурациях доступны переходы к реализациям, счетам и актам сверки по этому контрагенту.
Второй способ — через связанные документы. Если известен счёт на оплату или заказ покупателя, откройте его и нажмите кнопку «Связанные документы» (или откройте панель связей): система покажет дерево связанных объектов, включая реализацию, счёт-фактуру и УПД. Это самый надёжный путь, когда номер накладной неизвестен, но известен документ-основание.
Как выбрать способ поиска
Как распечатать или выгрузить накладную
После открытия документа нажмите «Печать» и выберите форму. Чаще всего используются «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)» — последний заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру. В окне предварительного просмотра доступны кнопки печати, сохранения в файл (PDF, Excel) и отправки по электронной почте.
Если нужно распечатать сразу несколько накладных, выделите в журнале несколько документов с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» — система сформирует пакет печатных форм. Это удобно при ежедневной подготовке документов для курьера или транспортной компании.
Что делать, если накладная не находится
Если документ не отображается в журнале, проверьте типовые причины. Во-первых, сбросьте все отборы: кнопка «Ещё» → «Отключить отборы» или очистка полей быстрого отбора — часто документ «прячется» из-за забытых фильтров по организации или складу. Во-вторых, расширьте период просмотра: документ мог быть создан задним числом.
В-третьих, проверьте, не помечен ли документ на удаление — включите отображение помеченных объектов, если в вашей конфигурации они скрыты. В-четвёртых, убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр документов реализации: при ограниченных правах часть документов может быть недоступна. Если ничего не помогло, воспользуйтесь глобальным поиском (значок лупы в правом верхнем углу окна 1С) по номеру или названию контрагента.
Проверка результата и контрольные точки
После того как накладная найдена, убедитесь, что это именно тот документ. Сверьте дату, контрагента, итоговую сумму и состав товаров с первичкой или заявкой. Проверьте статус проведения и наличие связанного счёта-фактуры, если он должен быть оформлен.
Как проверить, что накладная корректна
Документ проведён, значок активный
Серая пиктограмма (не проведён) или крестик (помечен на удаление)
Верные ИНН, адреса, подписанты, номер и дата
Пустые поля, устаревшие реквизиты контрагента
Совпадают с заказом или счётом
Расхождения по количеству, ценам или итогу
Есть счёт-фактура или УПД при необходимости
Отгрузка есть, а счёт-фактура не выписан
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ «Реализация» или «Поступление». Ищите его в журнале раздела «Продажи» или «Покупки» по номеру, периоду и контрагенту, открывайте двойным щелчком, а печатную форму ТОРГ-12 или УПД вызывайте кнопкой «Печать». Если документ не виден — сбросьте отборы, расширьте период и проверьте права доступа.
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от ТОРГ-12 в 1С?
Расходная накладная (документ «Реализация товаров и услуг») — это объект учёта в базе, который формирует движения по складу и взаиморасчётам. ТОРГ-12 — унифицированная печатная форма, которую программа строит на основании этого документа. Один документ может иметь несколько печатных форм: ТОРГ-12, товарную накладную, УПД.
Можно ли посмотреть накладную без прав на изменение?
Да. Право «Просмотр» позволяет открывать документы и печатные формы без возможности редактирования. Если у вас нет даже прав просмотра, журнал будет пустым или недоступным — в этом случае доступ настраивает администратор 1С через профили групп доступа.
Как найти накладную, если известна только сумма?
Откройте журнал реализаций, выведите колонку «Сумма», если она скрыта («Ещё» → «Изменить форму»), и отсортируйте список по ней. Альтернатива — отчёт «Продажи» или «Анализ продаж» за период: в нём можно найти документ по сумме и перейти к нему по расшифровке.
Почему печатная форма накладной пустая или без реквизитов?
Чаще всего не заполнены данные в карточках организации или контрагента: адреса, банковские реквизиты, подписанты. Откройте соответствующие справочники, заполните недостающие поля и сформируйте печатную форму заново — документ перепроводить для этого не требуется.
Как посмотреть приходную накладную от поставщика?
Откройте раздел «Покупки» (или «Закупки») → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Поиск работает так же: по номеру входящего документа, дате или поставщику. Номер накладной поставщика обычно указывается в поле «Номер входящего документа» в шапке документа.
Можно ли найти накладную через глобальный поиск?
Да. Нажмите значок лупы в правом верхнем углу окна 1С или сочетание Ctrl+Shift+F, введите номер документа или название контрагента и запустите поиск. Результаты покажут документы и элементы справочников, где встречается искомая строка, — оттуда можно сразу открыть нужную накладную.