Документы и Печать · 12 мин
Как поменять кассира в приходном ордере в 1С
Пошаговая инструкция: как изменить кассира в приходном кассовом ордере в 1С — в документе, через печатную форму и настройки подписанта, с учётом прав доступа.
Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) — один из самых массовых кассовых документов в 1С, и вопрос смены кассира возникает регулярно: сотрудник уволился, переведён на другую должность, функции кассира переданы другому специалисту. При этом «кассир» в программе может подтягиваться из разных мест — из реквизита самого документа, из данных организации или из настроек подписанта печатной формы, и править нужно именно тот источник, который используется в вашей конфигурации.
Способ замены зависит от статуса документа: непроведённый ПКО можно отредактировать напрямую, а проведённый документ закрытого периода требует другого подхода — либо отмены проведения, либо корректировки только печатной формы. Ниже разобраны все рабочие сценарии для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», а также особенности для документов, созданных онлайн-кассой или обменом с банком.
Откуда 1С берёт кассира для приходного ордера
Прежде чем что-то менять, важно понять, откуда в печатной форме КО-1 появляется фамилия кассира. В типовых конфигурациях есть три возможных источника, и они работают по-разному.
Первый источник — реквизит самого документа. В ряде конфигураций (например, «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «1С:ERP») в документе «Приходный кассовый ордер» есть поле «Кассир», где явно указывается сотрудник. Тогда замена выполняется прямо в документе.
Второй источник — данные об ответственных лицах организации. В «1С:Бухгалтерии 8» подписант кассовых документов часто определяется через регистр «Ответственные лица организаций» или настройку «Подписи» в карточке организации. Если кассир не задан в документе, программа подставляет сотрудника, назначенного ответственным на дату документа.
Третий источник — текущий пользователь. В некоторых простых конфигурациях в печатную форму подставляется сотрудник, привязанный к пользователю, который создал или распечатал документ. В этом случае править нужно привязку физлица к пользователю или явно указывать кассира в документе.
Как поменять кассира в непроведённом документе
Самый простой сценарий — документ ещё не проведён или проведение можно отменить без последствий для учёта. Откройте нужный приходный ордер через журнал «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») и найдите поле с кассиром.
В конфигурациях с явным реквизитом «Кассир» достаточно нажать на поле, выбрать из справочника «Сотрудники» (или «Физические лица») нужного человека и записать документ. Если сотрудника нет в справочнике, создайте его заранее — без карточки сотрудника подставить фамилию в подпись не получится.
После сохранения откройте печатную форму (кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)») и убедитесь, что в строке «Кассир» стоит новая фамилия. Если фамилия не изменилась — значит, печатная форма берёт подписанта не из документа, а из настроек организации, и нужно переходить к следующему разделу.
- 1Откройте журнал «Банк и касса» → «Кассовые документы» и найдите нужный ПКО.
- 2Откройте документ и найдите поле «Кассир» (или «Подпись кассира»).
- 3Выберите из справочника нужного сотрудника.
- 4Запишите и проведите документ.
- 5Откройте печатную форму КО-1 и проверьте подпись кассира.
Как изменить кассира через настройки подписанта организации
В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 подпись кассира в кассовых документах нередко формируется из данных организации. Чтобы поменять кассира для всех новых документов, откройте карточку организации: «Главное» → «Реквизиты организации» (или справочник «Организации»).
Дальше путь зависит от версии. В актуальных релизах перейдите по ссылке «Подписи» (или «Ответственные лица») и найдите строку, отвечающую за кассовые документы — «Кассир» или «Ответственный за кассу». Создайте новую запись: укажите сотрудника и дату, с которой он начинает подписывать документы. Именно дата важна: записи в этом регистре периодические, и программа подставляет подписанта, действовавшего на дату документа.
Это удобно при увольнении кассира: старые ПКО сохранят прежнюю подпись, а документы с новой датой автоматически получат фамилию нового сотрудника. Если же требуется заменить кассира задним числом в конкретном старом документе, придётся либо добавить запись с ранней датой (что перекроет подпись для всех документов того периода), либо редактировать документ вручную.
Замена кассира в проведённом документе и в закрытом периоде
Проведённый документ в типовой 1С заблокирован для редактирования: при попытке изменить реквизит программа предложит отменить проведение. Если документ относится к текущему открытому периоду, это безопасно: отмените проведение, поменяйте кассира, проведите документ заново. Проводки по кассе пересоздадутся автоматически с теми же суммами.
Сложнее с закрытым периодом — месяцем, по которому сдана отчётность, или датой до установленной даты запрета изменения данных. В этом случае программа не даст распровести документ, и это правильно: менять первичку задним числом после сдачи отчётности нежелательно. Практический выход — исправить только печатную форму: откройте КО-1 на печать, включите режим редактирования макета (в «1С:Бухгалтерии» — кнопка «Ещё» → «Изменить форму» или редактирование табличного документа, если оно разрешено) и впишите нужную фамилию вручную перед печатью.
Учтите, что ручная правка печатной формы не сохраняется в базе: при следующей печати подтянется исходный подписант. Поэтому такой способ годится как разовое решение, а для постоянной работы настройте ответственных лиц корректно.
Особые случаи: Розница, онлайн-кассы и загрузка из банка
ПКО на основании отчёта о розничных продажах
В «1С:Рознице» и при учёте розничной выручки приходные ордера часто создаются автоматически на основании отчёта о розничных продажах или чеков ККМ. Кассир в таких документах может подтягиваться из кассы ККМ или из ответственного лица торговой точки. Чтобы изменить подпись, проверьте карточку кассы ККМ: в ней может быть указан кассир или ответственный, откуда и берётся фамилия.
Документы, загруженные обменом
Если ПКО пришёл из другой программы (например, из «Управления торговлей» в «Бухгалтерию» через синхронизацию), после ручной правки в приёмнике документ может перезаписаться при очередном обмене, и кассир «откатится». В такой ситуации меняйте данные в программе-источнике или настройте правила обмена так, чтобы подписант не перезаписывался.
Кассир отсутствует в справочнике
Если нужного человека нет в списке выбора, создайте физическое лицо и, при необходимости, сотрудника: «Справочники» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники» → «Создать». Для подписи в печатной форме достаточно карточки физлица с корректно заполненными фамилией и инициалами — именно из них формируется расшифровка подписи.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После любого способа замены обязательно проверьте результат на печатной форме, а не только в форме документа. Откройте «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)» и посмотрите нижнюю часть бланка: там должны быть строки «Главный бухгалтер» и «Кассир» с актуальными фамилиями и расшифровками.
Дополнительно проверьте квитанцию к приходному ордеру — в ней также указывается кассир, и она формируется из того же источника. Если в ордере фамилия новая, а в квитанции старая, значит, печатные формы берут подписанта из разных мест, и нужно проверить настройки.
Как проверить результат
Указан новый сотрудник, расшифровка подписи корректна
Старая фамилия или пустая строка — подписант берётся из другого источника
Кассир совпадает с ордером
Фамилии различаются — проверьте настройки ответственных лиц
Подпись соответствует действовавшему на ту дату кассиру
Во всех старых документах сменился подписант — запись ответственного лица создана с неверной датой
Ограничения по правам доступа
Не каждый пользователь может изменить кассовый документ или настройки организации. Для редактирования ПКО нужны права на изменение кассовых документов, для работы с ответственными лицами — доступ к карточке организации и регистрам сведений, а для снятия проведения в закрытом периоде — право преодоления даты запрета, которое обычно есть только у главного бухгалтера или администратора.
Если кнопки редактирования недоступны или поле «Кассир» отображается серым и не активно, обратитесь к администратору 1С: вероятно, вашей роли не хватает прав. Самостоятельно расширять права через конфигуратор без понимания структуры ролей не стоит — можно случайно открыть доступ к критичным данным всем пользователям.
Если кассира меняют регулярно (например, при сменном графике), удобнее всего завести в документе явное поле «Кассир» или оперативно вести записи ответственных лиц с датами смен. Тогда каждый ордер будет подписан тем, кто фактически принял деньги, без ручных правок печатных форм.
Частые вопросы
Почему в печатной форме ПКО кассир не меняется, хотя в документе я его заменил?
Значит, печатная форма берёт подписанта не из реквизита документа, а из настроек организации — регистра «Ответственные лица» или раздела «Подписи» в карточке организации. Проверьте эти настройки и добавьте запись с нужным сотрудником и датой.
Можно ли поменять кассира сразу во всех приходных ордерах за месяц?
Да, если подпись формируется из ответственных лиц: достаточно одной записи с датой начала месяца. Если кассир хранится в каждом документе, потребуется групповая обработка изменения реквизитов — её должен выполнять специалист, предварительно сделав резервную копию базы.
Что делать, если документ проведён и кнопка редактирования недоступна?
Сначала отмените проведение кнопкой «Провести» (повторное нажатие снимает проведение) или через «Ещё» → «Отменить проведение», затем внесите изменение и проведите документ заново. Если период закрыт датой запрета, согласуйте действия с главным бухгалтером.
Нужно ли заново подписывать ПКО, если кассир уволился?
Нет. Документы, оформленные в период работы сотрудника, остаются действительными с его подписью. Нового кассира указывают только в документах, созданных после передачи кассы, оформив передачу дел соответствующим актом.
Почему в списке выбора кассира нет нужного сотрудника?
Скорее всего, для человека не создана карточка физического лица или сотрудника. Создайте её через раздел «Справочники» или «Зарплата и кадры», заполните фамилию и инициалы — после этого сотрудник станет доступен для выбора.
Влияет ли смена кассира в документе на проводки и кассовую книгу?
Нет. Кассир — справочный реквизит для печатной формы, он не участвует в формировании проводок. Суммы, счета учёта и кассовая книга при замене подписанта не изменятся, если вы не трогаете другие поля документа.
Что важно запомнить
Кассир в ПКО меняется либо в реквизите документа, либо через записи ответственных лиц организации с нужной датой. Проведённый документ сначала распроводят, закрытый период не трогают — правят только печатную форму. Результат всегда проверяйте на печатной форме КО-1 и квитанции.