Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С поменять бухгалтера в счетах
Как в 1С изменить главного бухгалтера в счетах и счетах-фактурах: настройка ответственных лиц, печатных форм, исправление уже выписанных документов.
Подпись главного бухгалтера в счетах на оплату и счетах-фактурах 1С подставляет автоматически — из данных об ответственных лицах организации. Поэтому «поменять бухгалтера» в документах означает не редактировать каждый счет вручную, а корректно изменить настройку в одном месте, после чего все новые документы начнут формироваться с новой фамилией.
Ситуация типичная: сменился главный бухгалтер, а в печатных формах продолжает выводиться прежняя фамилия. Реже встречается обратная задача — нужно исправить подписанта в уже выписанных счетах, например при обнаружении ошибки в данных сотрудника. Оба сценария решаются штатными средствами конфигурации без программирования.
Ниже разобраны варианты для 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) — самой распространённой конфигурации, а также отличия для управляемых и обычных форм, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых изменения «не применяются».
Откуда 1С берёт фамилию бухгалтера для счетов
В типовых конфигурациях подписанты печатных форм не хранятся внутри самих документов. При формировании печатной формы программа обращается к регистру сведений «Ответственные лица организаций» и берёт запись, действующую на дату документа. Именно поэтому счёт от марта может быть подписан одним бухгалтером, а счёт от мая — другим, и это корректное поведение.
Из этого следуют два практических вывода. Первый: чтобы сменить подписанта, нужно изменить запись в регистре ответственных лиц, а не в документе. Второй: дата начала действия новой записи определяет, с какого момента документы будут подписываться новой фамилией, поэтому её нужно указывать осознанно.
В некоторых конфигурациях и доработанных базах встречается иной вариант: подписант задан константой, реквизитом организации или вообще вшит в макет печатной формы. Признаки таких ситуаций и способы их обхода рассмотрены ниже.
Основной способ: смена бухгалтера через ответственных лиц
Стандартный путь в 1С:Бухгалтерии 8.3 выглядит так. Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Справочники» → «Организации») и перейдите по ссылке «Ответственные лица». Откроется список записей с историей: кто и в какой период занимал каждую должность.
Нажмите «Создать», выберите должность «Главный бухгалтер», укажите сотрудника из справочника физических лиц и задайте дату, с которой он считается ответственным. Если нужного человека нет в справочнике физических лиц — сначала создайте его там, иначе выбрать его не получится. Сохраните запись.
После этого сформируйте печатную форму любого нового счёта и проверьте подпись. Если дата документа равна или позже даты новой записи — подставится новый бухгалтер. Документы с более ранней датой продолжат подписываться прежним лицом, что соответствует логике периодических сведений.
- 1Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» → «Ответственные лица»
- 2Нажмите «Создать» и выберите должность «Главный бухгалтер»
- 3Выберите физическое лицо из справочника (при необходимости создайте его)
- 4Укажите дату начала действия записи и сохраните
- 5Сформируйте печатную форму счёта с подходящей датой и проверьте подпись
Как исправить подписанта в уже выписанных счетах
Если счёт уже создан, но ещё не отправлен контрагенту, достаточно заново сформировать печатную форму после изменения ответственных лиц — подпись обновится автоматически, поскольку данные подтягиваются в момент печати. Перепроводить сам документ обычно не требуется.
Сложнее ситуация, когда счёт уже передан покупателю. С точки зрения делопроизводства правильнее выставить исправленный документ, а не молча заменить файл. Для счёта на оплату это обычно новая версия с тем же номером и пометкой об изменении либо с новым номером. Для счёта-фактуры существует механизм исправительных и корректировочных документов — в 1С он реализован через кнопку «Исправить» в форме документа.
Менять дату начала действия записи об ответственном лице «задним числом» ради переоформления старых документов следует осторожно: это повлияет на все документы соответствующего периода, включая те, что уже подписаны и согласованы. Безопаснее точечно переформировать только нужные счета.
Если изменения не применяются: частые причины
Самая распространённая ситуация — новая запись создана, а в печатной форме по-прежнему старая фамилия. Проверьте дату документа: если она раньше даты начала действия новой записи, программа законно берёт прежнего ответственного. Либо измените дату документа, либо скорректируйте дату начала действия записи, если это допустимо по вашей ситуации.
Вторая причина — несколько организаций в базе. Ответственные лица задаются для каждой организации отдельно, и изменение в одной карточке не влияет на остальные. Убедитесь, что вы редактируете именно ту организацию, от имени которой выписываются проблемные счета.
Третья причина — доработанная печатная форма. Если макет счёта изменялся программистом, подписант может быть зашит в макет текстом или браться из другого источника. Признак: фамилия не меняется ни при каких настройках ответственных лиц. В этом случае потребуется правка макета, и это уже задача для специалиста по конфигурированию.
Особый случай: подписант по доверенности и обособленные подразделения
Если счета подписывает не штатный главный бухгалтер, а уполномоченное лицо по доверенности, в типовой конфигурации это обычно оформляется той же записью об ответственном лице — просто указывается соответствующее физическое лицо. Реквизиты доверенности при этом в печатную форму могут не выводиться автоматически, что допустимо для счёта на оплату, но для счёта-фактуры стоит сверить состав данных с действующими требованиями к оформлению.
В базах с обособленными подразделениями проверьте, не переопределены ли подписанты на уровне подразделения. В ряде конфигураций предусмотрены отдельные настройки ответственных лиц для филиалов, и они имеют приоритет над общими данными организации.
Как проверить результат после изменений
Контроль занимает пару минут. Создайте тестовый счёт на оплату с текущей датой от нужной организации и откройте его печатную форму. Внизу документа, в блоке подписей, должна стоять фамилия нового главного бухгалтера. Затем сформируйте счёт-фактуру и проверьте строку «Главный бухгалтер» там.
Дополнительно откройте пару старых документов и убедитесь, что они по-прежнему подписаны прежним лицом — это подтвердит, что история не пострадала. Если старые документы внезапно «переподписались» новой фамилией, значит, вы изменили существующую запись или переименовали физическое лицо вместо создания новой записи, и это нужно исправить.
Как проверить результат
В блоке подписей фамилия нового главного бухгалтера
Выводится прежняя фамилия или пусто
Сохранили прежнего подписанта
Старые документы переподписались новым лицом
Есть отдельная новая запись со своей датой начала
Изменена существующая историческая запись
Часто задаваемые вопросы
Можно ли поменять бухгалтера только в одном конкретном счёте?
Штатного реквизита «подписант» в самом документе нет — фамилия подставляется из ответственных лиц на дату документа. Точечно повлиять можно, только изменив дату документа под нужную запись или отредактировав печатную форму в режиме табличного документа перед печатью, но такая правка не сохранится при повторном формировании.
Что делать, если нового бухгалтера нет в списке физических лиц?
Создайте его в справочнике «Физические лица»: укажите ФИО и при необходимости другие данные. Если сотрудник оформлен в штате, он обычно уже присутствует в справочнике — проверьте поиск по части фамилии, чтобы не создать дубль.
Изменится ли подписант в уже отправленных электронных документах?
Нет. Документы, отправленные через ЭДО, зафиксированы в том виде, в котором были подписаны и отправлены. Изменение настроек в базе на них не влияет. Если подписант указан неверно, документ исправляется по правилам электронного документооборота — через исправление или аннулирование с последующим выставлением нового.
Почему в счёте-фактуре бухгалтер новый, а в счёте на оплату — старый?
Такое возможно, если печатные формы этих документов берут данные из разных источников, например одна из форм доработана. Проверьте даты обоих документов и состав ответственных лиц. Если настройки идентичны, а результат разный — вероятна доработка макета, и нужен анализ конфигурации.
Нужно ли перепроводить документы после смены ответственного лица?
Нет. Печатная форма формируется заново при каждом обращении и берёт актуальные данные из регистра. Перепроведение требуется, только если вы меняли сам документ — дату, реквизиты организации или суммы.
Как быть, если в базе несколько организаций и бухгалтер один на всех?
Запись об ответственном лице нужно создать в карточке каждой организации отдельно — настройки не наследуются автоматически. Проверьте все юрлица, от которых выставляются счета, иначе в части документов останется прежняя фамилия.
Что важно запомнить
Подписанта в счетах меняют не в документах, а в регистре ответственных лиц организации: создаётся новая запись с датой начала действия. Историю не переписывают — старые документы должны сохранить прежнего подписанта. После изменения обязательно проверьте печатные формы новых и старых счетов.