Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С печатать комплект документов
Как в 1С сформировать и распечатать комплект документов: счёт, накладная, счёт-фактура, УПД. Настройка комплектов, печать из документа и списка, типичные ошибки.
Печать комплекта документов — одна из самых частых операций в 1С: по одной отгрузке обычно нужны сразу счёт на оплату, товарная накладная (ТОРГ-12), счёт-фактура или универсальный передаточный документ (УПД), а иногда ещё доверенность и акт. Распечатывать каждую форму по отдельности долго и чревато ошибками: легко забыть один документ или вывести его с устаревшими данными.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) задача решается двумя способами: стандартной командой «Печать комплекта» из формы документа и настраиваемыми комплектами печатных форм через механизм дополнительных печатных форм. Ниже разобраны оба подхода, а также печать комплектов сразу по нескольким документам из списка.
Что такое комплект документов в 1С и когда он нужен
Комплект документов — это набор печатных форм, которые формируются на основании одного документа или группы документов и выводятся на печать одной командой. Вместо того чтобы по очереди открывать «Счёт на оплату», затем «Реализацию», затем «Счёт-фактуру» и печатать каждую форму отдельно, пользователь получает все листы в одном окне предварительного просмотра.
Типовой комплект для оптовой отгрузки обычно включает: счёт на оплату, ТОРГ-12 или товарную накладную, счёт-фактуру или УПД. Для услуг комплект проще: акт выполненных работ и счёт-фактура. В торговых конфигурациях к комплекту нередко добавляют этикетки, ценники или расходный ордер для склада.
Использование комплекта снижает риск рассинхронизации данных: все формы строятся из одного документа в один момент времени, поэтому суммы, номенклатура и реквизиты контрагента в них гарантированно совпадают. Если печатать формы по отдельности в разные дни, между ними могут появиться расхождения после редактирования документа.
Печать комплекта из формы документа
Основной сценарий доступен почти во всех типовых конфигурациях на управляемых формах. Откройте проведённый документ — например, «Реализация (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Реализацию товаров и услуг» в Управлении торговлей. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы (обычно это кнопка со значком принтера вверху окна).
В выпадающем списке найдите пункт «Комплект документов», «Печать комплекта» или «Комплект» — точное название зависит от конфигурации. После выбора 1С сформирует все входящие в комплект формы и откроет их либо в одном общем окне табличного документа, либо на отдельных вкладках. Проверьте содержимое и нажмите «Печать» — на принтер уйдут все листы одним заданием.
- 1Откройте проведённый документ (реализация, акт, счёт)
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите пункт «Комплект документов» или «Печать комплекта»
- 4Проверьте каждую форму в окне предварительного просмотра
- 5Нажмите «Печать» и укажите принтер и число копий
Если документ не проведён, часть форм может быть недоступна: счёт-фактура и УПД формируются только по проведённым документам, а в некоторых конфигурациях требуется, чтобы счёт-фактура был создан отдельным объектом и связан с реализацией. Перед печатью убедитесь, что документ проведён и в нём нет незаполненных обязательных полей — пустые реквизиты уйдут в печатную форму пустыми строками.
Печать УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура»
Если организация работает с УПД, комплект сокращается: универсальный передаточный документ заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру. В форме реализации выберите в списке печати пункт «Универсальный передаточный документ (УПД)» — он может входить в стандартный комплект или выводиться отдельной командой. Статус УПД (1 или 2) определяет, используется ли он как счёт-фактура, и подставляется из настроек документа.
Настройка состава комплекта
Стандартный состав комплекта устраивает не всегда: кому-то нужна доверенность М-2, кому-то — внутренний акт сверки или спецификация договора. В конфигурациях с подсистемой «Печать» из Библиотеки стандартных подсистем состав доступных форм определяется командами печати объекта, а пользовательские формы добавляются через механизм дополнительных отчетов и обработок.
Перейдите в раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» (в некоторых конфигурациях — «НСИ и администрирование»). Убедитесь, что включён флажок «Дополнительные отчеты и обработки». После этого по ссылке «Дополнительные отчеты и обработки» можно загрузить внешнюю печатную форму (файл .epf) и назначить её нужному виду документов. Внешняя форма появится в меню «Печать» наряду со встроенными.
В некоторых конфигурациях (например, в «Управлении торговлей») есть штатная настройка комплектов печати для торговых документов: в карточке соглашения с клиентом или в настройках печати можно указать, какие формы и сколько экземпляров каждой печатать по умолчанию. Точный путь зависит от версии — ищите настройки со словами «комплект» или «печать документов» в разделе продаж или в карточке договора.
Массовая печать комплектов из списка документов
Когда отгрузок за день десятки, печатать комплект из каждой карточки по отдельности нерационально. Откройте журнал документов (например, «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)»), установите отбор по дате и организации, затем выделите нужные строки — с зажатой клавишей Ctrl для произвольного выбора или Shift для диапазона.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму или комплект. 1С сформирует печатные формы по каждому выделенному документу и объединит их в один табличный документ: листы будут идти подряд, разделённые разрывами страниц. Останется один раз нажать «Печать» — и вся пачка уйдёт на принтер.
Учтите ограничение: при массовой печати формируется одна и та же форма (или один и тот же комплект) для всех выделенных документов. Если часть документов требует УПД, а часть — ТОРГ-12 со счёт-фактурой, разделите выборку на две группы и печатайте их отдельно. Также проверьте, что все выделенные документы проведены — непроведённые либо пропускаются, либо вызывают ошибку в зависимости от конфигурации.
Проверка результата перед печатью
Перед отправкой комплекта на принтер пройдитесь по каждой форме в окне предварительного просмотра. Сверьте ИНН и КПП покупателя, адреса грузоотправителя и грузополучателя в накладной, номер и дату документа, итоговые суммы и ставки НДС. В счёте-фактуре и УПД дополнительно проверьте код валюты, страну происхождения и номера ГТД для импортных товаров, если они есть.
Обратите внимание на нумерацию страниц и разрывы: длинная ТОРГ-12 должна корректно переноситься на второй лист с повторением шапки и итогами по странице. Если табличная часть «рвётся» посередине строки или итоги уезжают на отдельный лист, проблема в макете или в настройках масштаба печати — попробуйте изменить масштаб в диалоге печати или ориентацию страницы.
Как проверить результат
Итоги одинаковы во всех формах комплекта и совпадают с документом
Суммы различаются — документ редактировали между формированием форм или формы устарели
ИНН, КПП, адреса и банковские данные заполнены и актуальны
Пустые поля или старые реквизиты — обновите карточку контрагента или организации
ФИО ответственных лиц подставлены из настроек, место для подписи есть
Пустые поля подписантов — проверьте ответственных лиц организации
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая жалоба — в меню «Печать» нет нужной формы или пункта комплекта. Причины: документ не проведён; у пользователя недостаточно прав (команды печати могут быть ограничены ролями); форма отключена в настройках состава команд печати объекта. Проверьте сначала проведение документа, затем права — попросите администратора открыть форму под своей учётной записью для сравнения.
Вторая типичная ситуация — форма выводится с устаревшими данными после исправления документа. Печатные формы в 1С строятся в момент вызова команды, но если окно предварительного просмотра уже открыто, оно не обновится само. Закройте окно печати и вызовите команду заново после редактирования документа.
Третья группа проблем связана с принтером: обрезанные поля, «крякозябры» вместо текста, пустые листы. Это уже не вопрос 1С: проверьте драйвер принтера, настройки полей в диалоге печати и то, что выбран именно тот принтер, на который уходит задание. Для проверки выведите комплект в PDF через виртуальный принтер — если в PDF всё корректно, проблема на стороне печатающего устройства.
Альтернативы: отправка по email и ЭДО вместо бумаги
Комплект не обязательно печатать на бумаге. В типовых конфигурациях рядом с командой печати есть кнопка «Отправить» — она сохраняет выбранные формы в PDF или Excel и прикрепляет к письму. Для контрагентов, подключённых к электронному документообороту, доступна отправка УПД и актов напрямую через сервис ЭДО (кнопка «ЭДО» в документе): документ подписывается электронной подписью и юридически равнозначен бумажному оригиналу.
ЭДО полностью снимает задачу печати комплекта для таких контрагентов и ускоряет обмен: покупатель получает документы в течение минут, а не дней. Если большинство клиентов ещё на бумаге, разумная стратегия — переводить на ЭДО крупных контрагентов поэтапно, а для остальных использовать печать комплектов с сохранением копий в PDF внутри документа.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему в меню «Печать» нет пункта «Комплект документов»?
Возможные причины: документ не проведён, у вашей роли нет прав на команду печати, либо в используемой конфигурации комплект для этого вида документов не предусмотрен. Проверьте проведение, затем сравните список команд с учётной записью администратора. Если комплекта нет в типовой поставке, его собирают вручную — печатая формы по очереди — либо добавляют через внешние печатные формы.
Можно ли распечатать комплект сразу в двух экземплярах?
Да. В диалоге печати укажите число копий — 1С выведет каждый лист нужное количество раз. В некоторых конфигурациях количество экземпляров для торговых документов задаётся в настройках печати по умолчанию, тогда каждый раз выводится сразу нужное число копий без ручной настройки.
Как добавить в комплект свою форму, например спецификацию договора?
Нужна внешняя печатная форма в формате .epf, разработанная под вашу конфигурацию. Включите «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе администрирования, загрузите файл и назначьте его виду документа. После этого форма появится в меню «Печать». Разработку формы обычно выполняет программист 1С или берётся готовая форма из проверенного источника.
Почему суммы в накладной и счёте-фактуре различаются?
Чаще всего документ редактировали между формированием форм, либо счёт-фактура создан от старой версии реализации и не обновлён. Закройте все окна печати, перепроведите реализацию, откройте связанный счёт-фактуру и убедитесь, что он актуален, затем сформируйте комплект заново одной командой.
Можно ли сохранить комплект в PDF одним файлом?
Да. В окне предварительного просмотра выберите «Файл → Сохранить» и формат PDF — все листы комплекта сохранятся в один документ. Альтернатива — кнопка «Отправить», которая формирует PDF и сразу вложениями к письму контрагенту.
Почему после обновления 1С перестала работать внешняя печатная форма?
Внешние формы обращаются к внутренним объектам конфигурации, и при обновлении состав или имена этих объектов могут измениться. Форму нужно адаптировать под новую версию — это делает разработчик. До исправления пользуйтесь встроенными печатными формами, а старую внешнюю форму отключите, чтобы она не вызывала ошибок у пользователей.
Что важно запомнить
Комплект документов печатается из формы документа через «Печать → Комплект документов» или массово из списка с выделенными строками. Состав расширяется внешними печатными формами через раздел администрирования. Всегда проверяйте предпросмотр перед печатью, а для контрагентов на ЭДО заменяйте бумажный комплект электронной отправкой УПД.