Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С напечатать доверенность
Как распечатать доверенность в 1С: создание документа, заполнение полей, печатные формы М-2 и собственные шаблоны, типичные ошибки и проверка результата.
Доверенность в 1С оформляется как отдельный документ, после чего выводится на печать по типовой форме М-2 (или М-2а) либо по собственному шаблону. Процедура занимает несколько минут, если в базе корректно заполнены данные организации, сотрудника и контрагента-поставщика.
Путь к документу зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» доверенности находятся в разделе «Покупки» или «Банк и касса», в «1С:Управление торговлей» — в разделе «Закупки», а в «1С:ЗУП» доверенности на получение материальных ценностей обычно не ведутся вовсе. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Перед печатью убедитесь, что заполнены основные справочники: организация с реквизитами (ИНН, КПП, ОКПО), сотрудник с паспортными данными и контрагент, у которого получают ценности. Именно эти данные подтягиваются в печатную форму, и их отсутствие — самая частая причина «пустых» полей на бумаге.
Где находятся доверенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 журнал доверенностей открывается через меню «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет, проверьте раздел «Банк и касса» — в некоторых настройках интерфейса документы располагаются там. Также журнал можно найти через «Покупки» → «Настройки» или через полнотекстовый поиск по слову «доверенность».
В «1С:Управление торговлей 11» путь выглядит как «Закупки» → «Доверенности на получение товаров». В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» — «Закупки» → «Сервис» → «Доверенности» либо аналогичный раздел в зависимости от настройки ролей. Если документ не отображается, возможно, у пользователя нет прав или функциональность отключена в настройках учета.
Как создать и заполнить документ «Доверенность»
Нажмите кнопку «Создать» в журнале доверенностей. Откроется форма документа, где последовательно заполняются поля: организация, от имени которой выписывается доверенность, сотрудник-получатель, контрагент (поставщик), номер и дата документа-основания (счет, договор или накладная), срок действия и перечень получаемых ценностей.
Перечень ценностей заполняется в табличной части: наименование, единица измерения и количество. Табличную часть можно заполнить вручную или подобрать из документа-основания — например, из счета на оплату или заказа поставщику, если доверенность создается на его основе. Это снижает риск расхождений между тем, что заказано, и тем, что уполномочен получить сотрудник.
Обратите внимание на срок действия. По общему правилу доверенность на получение товарно-материальных ценностей выписывается на ограниченный срок; в типовых формах он указывается в днях и датах. Оставлять поле пустым не следует — многие поставщики не принимают доверенности без срока действия.
- 1Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
- 3Укажите документ-основание (счет, договор) и срок действия
- 4Заполните табличную часть перечнем ценностей
- 5Нажмите «Записать», затем «Печать» → «Доверенность (М-2)»
- 6Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер
Какие печатные формы доступны и как их вывести
После записи документа становится активной кнопка «Печать». В типовой поставке доступна унифицированная форма М-2 (с отрывным корешком) и М-2а (без корешка, для учета в специальной книге). Форма М-2 применяется, когда доверенности учитываются по отрывным корешкам, М-2а — когда учет ведется в книге регистрации.
Выберите нужную форму — откроется окно предварительного просмотра табличного документа. Здесь проверьте заполнение всех полей: реквизиты организации, ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование поставщика, перечень ценностей, подписи руководителя и главного бухгалтера. Печать выполняется стандартной кнопкой с изображением принтера или сочетанием Ctrl+P.
Если типовая форма не подходит — например, поставщик требует доверенность по своему шаблону, — используйте внешнюю печатную форму. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». После подключения внешняя форма появится в том же меню «Печать».
Сравнение форм доверенности
Подходит, когда учет доверенностей ведется по отрывным корешкам; корешок остается в бухгалтерии
Применяется при учете доверенностей в регистрационной книге; удобна при большом количестве выдач
Нужен, если поставщик требует особую форму; реализуется через внешнюю печатную форму
Что делать, если печатная форма заполнена не полностью
Пустые поля в печатной форме почти всегда означают незаполненные данные в справочниках, а не ошибку шаблона. Проверьте карточку организации: ИНН, КПП, ОКПО, адрес и банковские реквизиты. Затем карточку сотрудника (или физического лица): ФИО, должность, серия и номер паспорта, кем и когда выдан.
Паспортные данные в «1С:Бухгалтерии» хранятся в карточке физического лица по ссылке «Личные данные» или в регистре «Документы физических лиц». Если паспорт не подтягивается, откройте сотрудника, перейдите по гиперссылке к физическому лицу и убедитесь, что документ, удостоверяющий личность, введен и действует на дату доверенности.
Подписи руководителя и главного бухгалтера берутся из данных об ответственных лицах организации. Если на печати подписи отсутствуют, откройте карточку организации → «Подписи» (или «Ответственные лица») и укажите действующих лиц с периодом их полномочий.
Как проверить готовую доверенность
ИНН, КПП, ОКПО и адрес выведены полностью
Пустые строки или «Не указано» в шапке формы
ФИО, должность, серия и номер паспорта заполнены
Паспортные данные отсутствуют или устарели
Наименования, единицы и количество совпадают с основанием
Расхождения со счетом или пустая табличная часть
ФИО руководителя и главбуха выведены в форме
Строки подписей пустые
Типичные ошибки при оформлении и печати
Частая ошибка — создание доверенности без документа-основания с последующим ручным заполнением перечня. При расхождении с фактической поставкой поставщик может отказать в отпуске товара. Безопаснее создавать доверенность на основании счета или заказа через кнопку «Создать на основании».
Вторая типичная проблема — устаревшие паспортные данные сотрудника после замены паспорта. В базе остается старый документ, и он уходит в печатную форму. Перед массовой выдачей доверенностей сверяйте данные физических лиц с актуальными документами.
Третья ошибка — печать без предварительного просмотра при нестандартных настройках принтера. Форма М-2 содержит отрывной корешок, и при неверной ориентации или масштабе страницы корешок может обрезаться. Всегда проверяйте предварительный просмотр и при необходимости настройте поля в параметрах страницы.
Настройка собственного шаблона и массовая печать
Если типовая форма требует доработки — например, нужно добавить логотип, изменить формулировки или вывести дополнительные реквизиты, — есть два пути. Первый: редактирование макета через конфигуратор, что требует снятия конфигурации с полной поддержки и навыков разработки. Второй, более безопасный: создание внешней печатной формы, которая не затрагивает типовую конфигурацию и не теряется при обновлениях.
Для массовой печати доверенностей выделите несколько документов в журнале списком (с зажатой клавишей Ctrl) и нажмите «Печать» — программа сформирует общий пакет печатных форм. Это удобно в конце месяца, когда доверенности выписываются партиями на нескольких сотрудников.
В конфигурациях с поддержкой механизма «Печать» из Библиотеки стандартных подсистем доступна также настройка пользовательских макетов прямо из меню «Печать» → «Изменить макет», если администратор включил соответствующую опцию. Такой макет сохраняется в базе и применяется вместо типового без доработки конфигурации.
Частые вопросы о печати доверенностей в 1С
Можно ли распечатать доверенность в 1С:Бухгалтерии, если она создана в другой программе?
Да, но документ придется ввести в базу заново: печатная форма формируется только из документа «Доверенность». Заполните организацию, сотрудника, контрагента и перечень ценностей вручную, запишите и выведите на печать.
Почему в печатной форме не выводятся паспортные данные сотрудника?
Данные хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника. Откройте сотрудника, перейдите к физическому лицу и проверьте регистр «Документы физических лиц»: паспорт должен быть введен с датой действия, покрывающей дату доверенности.
Как напечатать доверенность по своему шаблону, а не по форме М-2?
Подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». После регистрации она появится в меню «Печать» документа. Разработку шаблона обычно выполняет программист 1С.
Можно ли распечатать сразу несколько доверенностей?
Да. В журнале «Доверенности» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать». Программа сформирует пакет форм, который отправляется на принтер одним заданием.
Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не записан. Нажмите «Записать» или «Провести и закрыть», после чего кнопка станет доступной. Если проблема сохраняется, проверьте права пользователя — возможно, запрещен вывод на печать.
Нужно ли проводить доверенность, чтобы ее распечатать?
В большинстве типовых конфигураций доверенность не формирует проводок и достаточно простой записи документа. Печатная форма доступна сразу после записи.
Что важно запомнить
Доверенность печатается из документа «Доверенность» в разделе «Покупки» или «Закупки»: заполните организацию, сотрудника, контрагента и перечень ценностей, запишите документ и выберите форму М-2 или М-2а в меню «Печать». Пустые поля на форме означают незаполненные справочники — проверяйте паспортные данные физического лица и ответственных лиц организации.