Как в 1С отсортировать непроведенные документы

Непроведенные документы в 1С — это документы, которые созданы и сохранены, но не сформировали движения по регистрам: они не влияют на остатки, взаиморасчеты и бухгалтерские итоги. Периодически их нужно находить и сортировать — перед закрытием месяца, сверкой с контрагентами или аудитом, чтобы понять, что забыли провести, а что оставлено непроведенным намеренно.

В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) и режима работы (тонкий клиент, веб-клиент) инструменты немного отличаются, но базовые приемы одинаковы: настройка отбора в списке документов, сортировка по колонкам, журнал операций и универсальные отчеты. Ниже разобраны все рабочие способы — от самого простого до варианта с запросом для программиста.

Важно различать три состояния документа: проведен, не проведен и помечен на удаление. Помеченные на удаление документы тоже не дают движений, но это отдельная категория, и смешивать ее с просто непроведенными документами при анализе не стоит.

Как 1С хранит признак проведения и что именно мы ищем

У каждого документа в 1С есть служебный реквизит «Проведен», который принимает значение «Истина» или «Ложь». Именно по нему строятся все отборы. Документ со значением «Ложь» существует в базе, имеет номер и дату, но его данные не участвуют в отчетах по остаткам и оборотам.

Визуально в списках непроведенные документы обычно отображаются серой пиктограммой без стрелки, проведенные — с зеленой стрелкой, помеченные на удаление — с красным крестом. Если пиктограммы отключены или незаметны, полагайтесь на отбор по реквизиту, а не на внешний вид строк.

Отдельный нюанс — документы, для которых в конфигурации вообще отключено проведение (например, некоторые служебные или информационные документы). Они всегда «непроведенные», и включать их в анализ не имеет смысла: это нормальное состояние, а не ошибка пользователя.

Способ 1. Отбор и сортировка в списке документов

Это основной рабочий прием, доступный без прав администратора. Откройте список нужного вида документов, например «Поступления товаров и услуг» или «Реализации». В командной панели нажмите «Ещё» и выберите «Настроить список» (в некоторых интерфейсах — кнопка с изображением воронки или пункт «Отборы и сортировка»).

В окне настройки на закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Проведен», вид сравнения «Равно», значение «Нет». Если поле «Проведен» не видно в списке доступных, разверните группу реквизитов документа — оно присутствует почти всегда. После применения в списке останутся только непроведенные документы.

Далее задайте сортировку: на закладке «Сортировка» того же окна добавьте поле «Дата» (по возрастанию или убыванию) и при необходимости вторым уровнем — «Контрагент» или «Организация». Альтернатива — просто кликнуть по заголовку нужной колонки в списке: повторный клик меняет направление сортировки.

1. 1
   Откройте список нужного вида документов
2. 2
   Нажмите Ещё → Настроить список
3. 3
   На закладке Отбор добавьте условие: Проведен = Нет
4. 4
   На закладке Сортировка укажите Дата и дополнительные поля
5. 5
   Примените настройку и проверьте, что в списке остались только непроведенные документы

Как сохранить настройку, чтобы не повторять каждый раз

В типовых конфигурациях на управляемых формах настройку списка можно сохранить: в окне настройки списка есть команда «Сохранить настройки» или выбор варианта отбора. Дайте варианту понятное имя, например «Непроведенные за период», и в дальнейшем включайте его одним действием.

Если сохранение недоступно, проверьте права: в некоторых конфигурациях сохранение вариантов списков ограничено ролью. В этом случае отбор придется задавать вручную при каждом открытии либо попросить администратора расширить права.

Способ 2. Журнал операций для всех документов сразу

Когда нужно увидеть непроведенные документы всех видов в одной выборке, удобнее журнал операций (в Бухгалтерии — «Операции → Журнал операций», в других конфигурациях — общие журналы документов). Журнал объединяет разные типы документов в одном списке, и к нему применим тот же механизм отбора.

Откройте настройку списка журнала и добавьте отбор «Проведен = Нет». Дополнительно ограничьте период — например, текущий квартал, чтобы не загружать список тысячами строк. Сортировка по дате покажет хронологию, а группировка по виду документа поможет оценить, где скопилось больше всего «хвостов».

Ограничение способа: в журналах не всегда доступны все колонки конкретного вида документа (например, сумма может отсутствовать для части типов). Если нужен детальный анализ по суммам и контрагентам, возвращайтесь к спискам конкретных документов или используйте отчеты.

Способ 3. Универсальный отчет и отчеты по проведению

В типовых конфигурациях есть инструмент «Универсальный отчет» (обычно в разделе администрирования или отчетов руководителя). В нем выберите объект «Документы», конкретный вид документа и период, затем в настройках отбора укажите «Проведен = Нет». Результат можно группировать и сортировать по любым реквизитам, включая сумму, контрагента и ответственного.

Преимущество отчета перед списком — гибкая группировка: например, можно сначала сгруппировать по организациям, внутри — по контрагентам, и сразу увидеть, у какого менеджера или по какой организации больше всего непроведенных документов. Отчет также удобно выгрузить в Excel для передачи ответственным.

В некоторых конфигурациях существуют готовые отчеты вида «Документы, не проведенные за период» или обработки для закрытия месяца, которые показывают непроведенные документы как часть контрольных процедур. Проверьте раздел отчетов вашей конфигурации — готовый инструмент может уже существовать.

Способ 4. Запрос в консоли запросов (для разработчиков)

Если штатных средств недостаточно — например, нужно выбрать непроведенные документы сразу по нескольким видам с суммами и ответственными — используется консоль запросов. Типовой текст запроса выглядит так:

ВЫБРАТЬ
Реализация.Ссылка,
Реализация.Дата,
Реализация.Номер,
Реализация.Контрагент,
Реализация.СуммаДокумента
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реализация
ГДЕ
Реализация.Проведен = ЛОЖЬ
И НЕ Реализация.ПометкаУдаления
И Реализация.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Реализация.Дата

Обратите внимание на условие НЕ ПометкаУдаления — без него в выборку попадут помеченные на удаление документы, что исказит картину. Для объединения нескольких видов документов используйте ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ с приведением полей к общему составу.

ВЫБРАТЬ Ссылка, Дата, Номер ИЗ Документ.РеализацияТоваровУслуг ГДЕ Проведен = ЛОЖЬ И НЕ ПометкаУдаления УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата

Проверка результата и обработка найденных документов

После применения отбора убедитесь, что выборка корректна: откройте два-три документа из списка и проверьте, что кнопка «Провести» активна, а движений по регистрам действительно нет (в форме документа — «Ещё → Движения документа» или аналогичная команда). Пустой список движений подтверждает непроведенное состояние.

Дальше с каждым документом нужно принять решение: провести, если он отражает реальную операцию; удалить или пометить на удаление, если это дубль или ошибочный ввод; оставить как есть, если документ — черновик, ожидающий подтверждения. Массовое проведение без проверки содержимого — частая причина искажения учета.

Массовое проведение через групповую обработку

Во многих конфигурациях есть обработка «Групповое изменение реквизитов» или «Проведение документов» (раздел «Администрирование»). Она позволяет провести выбранный список документов пакетно. Используйте ее только после того, как вручную проверили выборку, и обязательно с предварительной копией базы при больших объемах.

Ограничения и частые проблемы

Если отбор по полю «Проведен» недоступен в настройке списка, возможные причины: форма списка в конфигурации доработана и отборы ограничены разработчиком, либо у пользователя недостаточно прав. В первом случае поможет универсальный отчет или запрос, во втором — обращение к администратору.

В файловых базах большого объема отбор без ограничения периода может выполняться долго. Всегда задавайте период первым условием. В клиент-серверном варианте динамические списки работают быстрее, но и там разумно ограничивать выборку.

Ещё одна ситуация: документ выглядит проведенным, но движений нет. Такое бывает при обменах данными, когда документ перенесен в режиме загрузки, или при сбое. Проверяйте движения через форму документа, а при массовых расхождениях — запускайте тестирование и исправление базы только после резервного копирования.

Частые вопросы