Документы и Печать · 10 мин
Как отправить акт сверки из 1С контрагенту
Как сформировать и отправить акт сверки взаиморасчётов из 1С: по почте, через ЭДО и печатью. Пошаговые инструкции, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, которым две организации подтверждают состояние взаимных задолженностей на определённую дату. В 1С его можно сформировать автоматически по данным учёта и сразу отправить контрагенту: по электронной почте, через оператора ЭДО или распечатать и передать на бумаге. Конкретный сценарий зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) и от того, подключён ли у вас обмен электронными документами.
Ниже разобраны основные способы отправки акта сверки из типовых конфигураций 1С, проверка данных перед отправкой и действия при расхождениях. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С:Управление торговлей 11, но логика в других конфигурациях аналогична.
Где в 1С находится акт сверки и как его сформировать
В 1С:Бухгалтерия 8.3 акт сверки создаётся из раздела «Покупки» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки взаиморасчётов» (либо аналогичный пункт в разделе «Продажи»). Нажмите «Создать», укажите организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период сверки и валюту. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за период и вычислит сальдо.
В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» → «Сверки взаиморасчётов» или в разделе «Продажи». Здесь документ проводится и имеет статусы согласования, что удобно для отслеживания этапов сверки.
Перед формированием убедитесь, что в базе введены все первичные документы за сверяемый период — реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Если документы введены не полностью, сальдо в акте будет неверным, и контрагент вернёт акт с расхождениями.
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте перечень документов и итоговое сальдо
- 4Установите при необходимости флажок «Сверка согласована» после подтверждения контрагентом
- 5Сохраните и проведите документ, затем выберите способ отправки
Проверка данных перед отправкой
Отправка акта с ошибками — самая частая причина затягивания сверки. Перед отправкой сопоставьте сальдо из акта с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60, 62 или 76 по данному контрагенту на ту же дату. Цифры должны совпадать. Если в акте используется разбивка по договорам, проверьте сальдо по каждому договору отдельно.
Обратите внимание на непроведённые и помеченные на удаление документы: они не попадают в акт, но могут «висеть» в базе и сбивать картину при ручной сверке. Также проверьте корректность зачёта авансов — если аванс не зачтён документом реализации, задолженность в акте будет завышена.
Как проверить акт перед отправкой
Суммы совпадают на дату сверки
Есть разница — ищите непроведённые или незачтённые документы
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Каких-то документов нет — проверьте даты и проведение
Границы периода соответствуют запросу контрагента
Период не совпадает с тем, что ждёт вторая сторона
Отправка акта сверки по электронной почте
Самый доступный способ — отправить акт вложением в письмо. В форме документа нажмите кнопку «Отправить» → «Отправить по электронной почте» (в некоторых конфигурациях — значок конверта на командной панели). 1С сформирует файл печатной формы (обычно PDF) и откроет окно письма с уже вложенным файлом. Укажите адрес получателя, при необходимости измените тему и текст, затем отправьте.
Для работы этой функции в 1С должна быть настроена учётная запись электронной почты: «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» (в УТ — «Администрирование» → «Электронная почта»). Укажите SMTP-сервер, порт, логин и пароль. Для корпоративных почтовых сервисов может потребоваться отдельный пароль приложения — уточните у администратора почты.
Альтернатива без настройки почты в 1С: сохраните печатную форму в PDF через «Файл» → «Сохранить как» в окне предварительного просмотра и отправьте файл обычным почтовым клиентом. Результат для контрагента тот же, но действий чуть больше.
Отправка через ЭДО
Если у организации подключён обмен электронными документами (1С-ЭДО, СБИС, Контур.Диадок и другие операторы), акт сверки можно отправить прямо из документа кнопкой «ЭДО» → «Отправить» или из списка документов через команду «Отправить по ЭДО». Программа сформирует электронный документ, вы подпишете его электронной подписью, и он уйдёт контрагенту через оператора.
Условия для отправки через ЭДО: действующий договор с оператором, зарегистрированная учётная запись ЭДО в 1С, настроенное приглашение с контрагентом (он должен быть в роуминге или у того же оператора) и действующий сертификат электронной подписи. Если контрагент не подключён к ЭДО, программа сообщит об этом, и останется отправка по почте или на бумаге.
Преимущество ЭДО — юридическая значимость при использовании квалифицированной подписи и автоматическое отслеживание статуса: вы видите, доставлен ли документ и подписан ли встречной стороной. Статус отображается в форме документа в панели ЭДО.
Сравнение способов отправки
Юридически значимо с квалифицированной подписью, виден статус доставки; требует подключения к оператору и контрагента в ЭДО
Быстро и бесплатно, подходит для оперативной сверки; для юридической силы обычно нужен оригинал на бумаге
Классический вариант с полной юридической силой; медленно, требует почтовой пересылки или курьера
Печать и отправка на бумаге
Если контрагент работает только с бумажными документами, откройте документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В типовых конфигурациях доступны варианты печатной формы: стандартный акт, акт с расшифровкой по документам, иногда — форма по согласованному с контрагентом шаблону. Распечатайте два экземпляра, подпишите у руководителя или уполномоченного лица, поставьте печать (если используется) и отправьте почтой или передайте с курьером.
Второй экземпляр контрагент подписывает и возвращает. Полученный подписанный экземпляр храните вместе с первичными документами — он подтверждает задолженность и прерывает течение срока исковой давности по обязательствам, отражённым в акте.
Что делать при расхождениях и типичные ошибки
Если контрагент вернул акт с расхождениями, сначала выгрузите детализацию: в акте сверки есть табличная часть по документам, попросите вторую сторону прислать свою расшифровку и сравните построчно. Чаще всего причины таковы: оплата прошла в конце периода и не дошла до одной из сторон (деньги в пути), у контрагента документ проведён другой датой или номером, не отражён возврат или корректировка, задвоен документ в одной из баз.
После выяснения причины исправьте данные в своей базе (введите недостающий документ, исправьте дату, проведите корректировку), перезаполните акт кнопкой «Заполнить» и отправьте контрагенту повторно. Не редактируйте суммы в акте вручную «под контрагента» — это исказит ваш учёт.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии акт сверки — это отчётный документ без проводок, он не влияет на учёт. В Управлении торговлей и Комплексной автоматизации «Сверка взаиморасчётов» проводится и может хранить данные контрагента о расхождениях — для этого есть отдельная табличная часть, куда вносят данные второй стороны, и программа покажет разницу автоматически.
В конфигурациях на управляемых формах состав печатных форм и команд отправки может отличаться в зависимости от версии. Если нужной команды нет на видном месте, откройте меню «Ещё» в форме документа — туда часто свёрнуты редко используемые действия, включая отправку по почте и ЭДО.
Что важно запомнить
Сформируйте акт кнопкой «Заполнить», сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью, затем отправьте: через ЭДО для юридической значимости, по почте с PDF для скорости или на бумаге для классического документооборота. При расхождениях исправляйте учёт, а не цифры в акте.
Часто задаваемые вопросы
Контрагент просит акт за период, в котором не было операций. Что делать?
Сформируйте акт за указанный период обычным образом — табличная часть будет пустой, но сальдо на начало и конец периода отразится. Такой «нулевой» акт подтверждает отсутствие задолженности и часто требуется для закрытия договора или участия в закупках.
Можно ли отправить акт сверки сразу нескольким контрагентам?
Массовой отправки из формы одного документа нет, но в некоторых конфигурациях есть групповая обработка печати и отправки через раздел рассылок или внешние обработки. Практичный вариант — сформировать акты списком и отправлять по очереди через ЭДО: это занимает несколько секунд на каждый документ.
Почему кнопка «Отправить по электронной почте» неактивна?
Чаще всего не настроена учётная запись почты в разделе «Администрирование» → «Настройки электронной почты» либо у пользователя нет прав на отправку. Проверьте настройки под полными правами и протестируйте соединение кнопкой «Проверить настройки».
Обязательно ли подписывать акт сверки печатью?
Печать обязательна, только если организация использует её и это предусмотрено договором или внутренними правилами. Достаточно подписи уполномоченного лица. Для актов, отправляемых через ЭДО, роль подписи выполняет электронная подпись.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Направьте письменный запрос с досудебной претензией при наличии задолженности и зафиксируйте факт отправки акта (почтовое уведомление, квитанция ЭДО). Подписанный одной стороной акт менее убедителен в суде, но вместе с первичными документами подтверждает задолженность. В учёте задолженность отражается независимо от подписания акта.