Как отобразить корректировочный счет-фактуру в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки меняется цена или количество товаров, работ и услуг — например, при предоставлении ретро-скидки, возврате части товара или исправлении арифметической ошибки в первичном документе. В программах 1С такой документ не создается «с нуля» вручную: он вводится на основании уже проведенной реализации или поступления, чтобы программа автоматически рассчитала разницы и корректно отразила их в регистрах НДС.

Главная сложность для пользователей — не само создание документа, а его правильное отображение: КСФ должен появиться в книге продаж (или книге покупок) у продавца и зеркально у покупателя, попасть в разделы 8 и 9 декларации по НДС и стыковаться с исходным счетом-фактурой по номеру и дате. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика аналогична в 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации.

Перед началом работы убедитесь, что исходный документ реализации (или поступления) проведен, период не закрыт для редактирования, а у пользователя есть права на создание документов по НДС. Если корректировка затрагивает прошлый квартал, потребуется уточненная декларация — это отдельная процедура, описанная ниже.

Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счет-фактура

В 1С принципиально важно различать два вида документов, потому что они по-разному отображаются в учете. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости отгрузки по соглашению сторон: изменилась цена, количество, появилась скидка. У него есть две табличные части — «до изменения» и «после изменения», а в книге продаж и покупок отражается только разница.

Исправительный счет-фактура нужен, когда в исходном документе допущена ошибка: неверные реквизиты покупателя, неправильная ставка НДС, опечатка в наименовании. Он полностью заменяет исходный документ и отражается с указанием номера и даты исправления. В 1С исправление оформляется через механизм «Исправление счета-фактуры», а не через корректировку.

Корректировочный или исправительный

Корректировочный СФ

Изменилась цена, количество или стоимость по соглашению сторон. Отражается разница между «было» и «стало».

Исправительный СФ

Ошибка в реквизитах, ставке, наименовании исходного документа. Полностью заменяет исходный, отражается с новым номером исправления.

Создание КСФ у продавца: пошаговый порядок

Стандартный путь — корректировка на основании документа реализации. Откройте нужную «Реализацию (акты, накладные)» в разделе «Продажи» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст новый документ, где в поле «Вид операции» укажите «Корректировка по согласованию сторон» — именно этот вариант формирует корректировочный счет-фактуру.

В табличной части отредактируйте колонку «после изменения»: укажите новую цену или количество. Строки «до изменения» программа заполнит автоматически из исходного документа, и редактировать их вручную не нужно. Проведите документ — 1С автоматически создаст корректировочный счет-фактуру, ссылка на который появится внизу формы документа корректировки.

1. 1
   Откройте исходную реализацию в разделе «Продажи»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации»
3. 3
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
4. 4
   Измените цену или количество в колонке «после изменения»
5. 5
   Проведите документ и откройте созданный счет-фактуру по ссылке внизу формы
6. 6
   Проверьте номер, дату и суммы КСФ, распечатайте или отправьте по ЭДО

Если исходная реализация была в прошлом квартале, программа при проведении корректировки предложит отразить записи в текущем периоде, а в книге продаж КСФ попадет в дополнительный лист за период исходной отгрузки. Убедитесь, что в документе корректировки правильно установлен флажок отражения в прошлом периоде — от этого зависит, в какой декларации появится запись.

Отражение КСФ у покупателя

У покупателя зеркальная процедура: откройте документ «Поступление (акты, накладные)», создайте на его основании «Корректировку поступления». Если поставщик прислал корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости, покупатель восстанавливает НДС с разницы — запись попадает в книгу продаж. При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет — запись отражается в книге покупок.

Полученный от поставщика КСФ зарегистрируйте в документе корректировки через ссылку «Зарегистрировать счет-фактуру» внизу формы. Введите номер и дату входящего документа — именно они попадут в книгу покупок или продаж. Если документы приходят по ЭДО, счет-фактура регистрируется автоматически при подписании корректировочного документа.

Как отобразить КСФ в книге продаж и книге покупок

Само по себе создание документа не гарантирует отображение в книгах: записи формируются регламентными документами. Перейдите в раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС» (или «Закрытие месяца») и создайте документы «Формирование записей книги продаж» и «Формирование записей книги покупок» за нужный квартал. Нажмите «Заполнить» — программа подберет все неотраженные счета-фактуры, включая корректировочные.

После проведения откройте отчет «Книга продаж» или «Книга покупок» за период. Корректировочный счет-фактура отображается в отдельной строке с кодом вида операции (обычно 18 для КСФ) и содержит ссылку на исходный документ. Если корректировка относится к прошлому кварталу, запись появится в дополнительном листе книги за тот период, в котором была исходная отгрузка.

Контрольные точки

Как проверить результат

КСФ в книге продаж/покупок

Норма

Строка с кодом операции 18, указаны номер и дата КСФ и исходного СФ

Тревожный признак

Документа нет в книге — не проведено формирование записей книги

Декларация по НДС

Норма

КСФ виден в разделе 8 или 9, суммы сходятся с книгой

Тревожный признак

Раздел не заполнен или суммы не совпадают с книгой

Связь с исходным документом

Норма

В КСФ указаны номер и дата исходного счета-фактуры

Тревожный признак

Реквизиты исходного документа пустые или неверные

Корректировка прошлого периода и уточненная декларация

Если корректировка затрагивает квартал, по которому декларация уже сдана, просто провести документ недостаточно. Продавец при уменьшении стоимости отражает вычет в текущем периоде, а при увеличении — обязан подать уточненную декларацию за период отгрузки и доплатить налог. Покупатель при уменьшении стоимости подает уточненку с восстановлением НДС, а при увеличении вправе заявить вычет в текущем периоде в течение трех лет.

В 1С уточненная декларация формируется через отчет «Регламентированный отчет: Декларация по НДС» с указанием номера корректировки. Перед формированием убедитесь, что дополнительные листы книг за корректируемый период созданы и проведены — иначе данные в декларацию не попадут.

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего пользователи создают КСФ вручную через «Счет-фактура выданный» вместо документа корректировки. Такой документ не содержит строк «до/после изменения», не формирует корректных движений по регистрам НДС и не отобразится в книге правильно. Всегда создавайте корректировку на основании исходного документа.

Вторая распространенная проблема — документ корректировки проведен, но в книге продаж пусто. Причина почти всегда в том, что не выполнено регламентное формирование записей книги за период. Третья ошибка — неверный вид операции: выбран «Исправление» вместо «Корректировка по согласованию сторон», из-за чего формируется исправительный, а не корректировочный счет-фактура.

FAQ

Где в 1С:Бухгалтерии найти список всех корректировочных счетов-фактур?

Откройте раздел «Продажи» → «Корректировки реализации» (или «Покупки» → «Корректировки поступления»). Сами счета-фактуры доступны по ссылке внутри каждого документа корректировки, а также через журнал «Счета-фактуры выданные» с отбором по виду документа.

Почему КСФ не попадает в декларацию по НДС?

Проверьте три вещи: проведен ли документ корректировки, сформированы ли записи книги продаж/покупок за период и правильно ли указан период отражения. После выполнения регламентных операций перезаполните декларацию.

Можно ли создать один КСФ на несколько реализаций?

Да, налоговый кодекс допускает сводный корректировочный счет-фактуру. В 1С в документе корректировки можно добавить несколько исходных документов через подбор, если конфигурация это поддерживает, либо оформить отдельные корректировки по каждой реализации — это более прозрачный вариант для сверки с контрагентом.

Что делать, если поставщик прислал КСФ, а исходное поступление в прошлом году?

Создайте корректировку поступления текущей датой со ссылкой на исходный документ. Программа отразит записи по НДС в текущем периоде либо через дополнительный лист прошлого периода — в зависимости от направления корректировки и настроек. При необходимости сформируйте уточненную декларацию.

Как распечатать корректировочный счет-фактуру из 1С?

Откройте документ корректировки, перейдите по ссылке на счет-фактуру внизу формы и нажмите «Печать» → «Счет-фактура». Печатная форма соответствует утвержденному формату с графами «до изменения» и «после изменения».