Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С отклонить документ: рабочие способы и их ограничения
Разбираем способы отклонить документ в 1С: отказ в согласовании, отмена проведения, пометка на удаление. Пошаговые инструкции, ограничения прав и типичные ошибки.
В 1С нет единой кнопки «Отклонить» для всех случаев: то, что пользователи называют отклонением документа, реализуется тремя разными механизмами. Первый — отказ при согласовании, когда документ проходит маршрут утверждения и ответственный возвращает его на доработку. Второй — отмена проведения, когда документ уже проведён и его нужно вывести из учёта. Третий — пометка на удаление, когда документ вообще не должен существовать в базе.
Выбор способа зависит от состояния документа и от того, какой результат нужен. Если документ только создан и отправлен на согласование — используется механизм согласования. Если документ уже провёлся и сформировал движения по регистрам — сначала отменяют проведение. Если документ ошибочный и не нужен — его помечают на удаление. Смешение этих сценариев — самая частая причина проблем: например, попытка удалить проведённый документ или «отклонить» документ, который в конфигурации вообще не участвует в согласовании.
Ниже разобраны все три сценария с точными действиями в типовых конфигурациях (1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот), ограничениями по правам и способами проверки результата.
Как определить, какой способ отклонения нужен
Прежде чем действовать, посмотрите на статус документа в списке или в его форме. В типовых конфигурациях состояние видно по пиктограмме: проведённый документ обычно отображается обычным значком, непроведённый — с серой пометкой, помеченный на удаление — с красным крестом. Если в конфигурации настроено согласование, в форме документа или списка дополнительно виден статус «На согласовании», «Согласован», «Отклонён».
Второй признак — наличие движений. Откройте документ и проверьте, есть ли кнопка перехода к движениям по регистрам (обычно «Ещё → Движения документа» или панель навигации). Если движения сформированы, документ участвует в учёте, и простое удаление повлияет на остатки, взаиморасчёты или регламентированную отчётность. В этом случае сначала отменяют проведение.
Как выбрать действие
Отклонение документа при согласовании
В конфигурациях с механизмом согласования (1С:ERP, 1С:КА, 1С:Документооборот, 1С:Управление холдингом) документ движется по маршруту: автор отправляет, согласующие утверждают или отклоняют. Отклонение выполняется из задачи согласования, а не из самого документа.
Откройте раздел с задачами (в ERP — «Согласование документов» на начальной странице или в панели функций, в Документообороте — «Мои задачи»). Найдите задачу по нужному документу, откройте её и нажмите кнопку «Отклонить» (в некоторых конфигурациях — «Не согласовано» или «Отказать»). Система почти всегда потребует указать причину отказа — это обязательное поле, без комментария завершить задачу не получится. Комментарий увидит автор документа, поэтому формулируйте причину конкретно: «неверный договор», «сумма не соответствует счёту», а не «исправить».
После отклонения документ возвращается автору в статусе «Отклонён» или «На доработке». Автор исправляет данные и отправляет документ на согласование повторно — маршрут запускается заново, либо продолжается с точки отказа, в зависимости от настроек маршрута.
- 1Откройте список задач согласования и найдите задачу по документу
- 2Ознакомьтесь с документом по ссылке из задачи
- 3Нажмите «Отклонить» и заполните причину отказа
- 4Завершите задачу — документ вернётся автору со статусом «Отклонён»
- 5Проверьте, что автор получил уведомление и видит комментарий
Если кнопки «Отклонить» нет
Отсутствие кнопки означает одно из трёх: у вас нет роли согласующего по этому типу документов, задача адресована другому исполнителю, либо согласование для данного вида документов в принципе не настроено. Проверить последнее просто: если в форме документа нет поля статуса согласования и команды «Отправить на согласование», механизм для него не действует, и «отклонить» его можно только через отмену проведения или пометку удаления.
Отмена проведения документа
Отмена проведения — стандартный способ «отклонить» уже проведённый документ. Документ остаётся в базе, его данные сохраняются, но движения по регистрам удаляются, и учёт как будто не видит этот документ. Это безопаснее удаления, потому что информация не теряется и документ можно исправить и провести заново.
Откройте документ и нажмите кнопку «Провести» — для проведённого документа она работает как переключатель и отменяет проведение. Альтернатива: в списке документов выделите строку и выберите «Ещё → Отменить проведение» (в ряде конфигураций — команда «Снять проведение» в контекстном меню). После этого пиктограмма документа в списке изменится, а движения по регистрам исчезнут.
Учтите важное ограничение: отмена проведения невозможна, если период документа закрыт (установлена дата запрета изменения данных) или документ участвует в последовательности, которая нарушится. В первом случае система выдаст сообщение о запрете редактирования; во втором — предложит восстановить последовательность. Также в бухгалтерских конфигурациях отмена проведения документов закрытого отчётного периода требует согласования с главным бухгалтером, потому что меняет данные уже сданной отчётности.
Пометка документа на удаление
Пометка на удаление применяется к ошибочным документам, которые не должны существовать в базе: дубли, тестовые записи, документы, созданные по ошибке. Помеченный документ исключается из большинства отчётов и обработок, но физически остаётся в базе до запуска процедуры удаления помеченных объектов.
Чтобы пометить документ, выделите его в списке и нажмите клавишу Delete, либо откройте документ и выберите «Ещё → Пометить на удаление». Если документ проведён, система сначала предложит отменить проведение — пометить проведённый документ напрямую нельзя, это встроенная защита. Повторное нажатие Delete снимает пометку, если документ понадобился снова.
Окончательное удаление выполняется отдельно: «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов» (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование → Удаление помеченных объектов»). Система проверит ссылки: если на документ ссылаются другие объекты (например, на основании него создан счёт-фактура или акт сверки), удалить его не получится, пока ссылки не разорваны. Эта проверка — главная защита от потери целостности данных.
Ограничения по правам и типичные ошибки
Возможность отклонить, распровести или удалить документ определяется правами пользователя. В типовых конфигурациях роли разделены: право согласования, право проведения и право интерактивной пометки удаления — это разные права. Рядовой пользователь часто может создавать и проводить документы, но не может их удалять; пометка удаления нередко доступна только старшему специалисту или администратору. Если команда недоступна (серая или отсутствует), это почти всегда вопрос ролей, а не ошибка программы.
Отдельно работает дата запрета изменения данных: даже обладатель полных прав не отменит проведение документа раньше установленной даты без её изменения, а менять дату запрета может только администратор или уполномоченный пользователь.
Как проверить результат
После любого из действий убедитесь, что система отреагировала так, как ожидалось. При отклонении в согласовании: статус документа сменился на «Отклонён», задача исчезла из вашего списка, у автора появилась задача на доработку. При отмене проведения: пиктограмма в списке изменилась, команда «Движения документа» показывает пустой список, связанные отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, остатки склада) пересчитались. При пометке удаления: документ отображается перечёркнутым и не попадает в отчёты.
Как проверить результат
«Отклонён», непроведённый или помеченный — в зависимости от действия
Статус не изменился, документ по-прежнему проведён
Список движений пуст после отмены проведения
Движения остались — проведение не отменено
Суммы документа исключены из оборотов и остатков
Документ всё ещё влияет на отчётность
У согласующего задача закрыта, у автора — задача на доработку
Задача зависла, документ не вернулся автору
Частые вопросы
Можно ли отклонить документ, если согласование в конфигурации не настроено?
Да, но только через отмену проведения или пометку удаления. Механизм «отклонить с возвратом автору» существует только там, где настроены маршруты согласования. Если такой потребности много, маршруты можно включить в настройках (в ERP — раздел «Настройка согласования»), но это задача администратора.
Чем отмена проведения отличается от пометки на удаление?
Отмена проведения сохраняет документ в базе как черновик: он виден в журналах, его можно исправить и провести снова. Пометка на удаление означает, что документ признан ошибочным и подлежит уничтожению при регламентной чистке. Для исправимых ошибок используйте отмену проведения, для дублей и мусора — пометку.
Почему система не даёт отменить проведение старого документа?
Наиболее вероятная причина — установленная дата запрета изменения данных: период закрыт, и редактирование заблокировано. Вторая причина — документ входит в закрытый месяц по регламентным операциям. В обоих случаях правильное решение — не вскрывать период, а оформить корректировку или сторно текущей датой.
Что делать, если на документ ссылаются другие объекты и он не удаляется?
Откройте отчёт о ссылках (в процедуре удаления помеченных объектов система сама покажет список препятствий). Разберите каждую ссылку: пометьте на удаление зависимые документы, если они тоже ошибочны, либо перепривяжите их к правильному документу-основанию. После разрыва всех ссылок удаление пройдёт.
Видит ли автор причину, по которой документ отклонили?
Да. Комментарий, указанный при отклонении, сохраняется в истории согласования и отображается автору в задаче на доработку и в карточке документа. Поэтому причину стоит формулировать предметно — это сокращает число повторных итераций согласования.
Что важно запомнить
Отклонение документа в 1С — это один из трёх механизмов: отказ в согласовании, отмена проведения или пометка удаления. Выбор зависит от статуса документа. Проведённый документ нельзя удалить напрямую, закрытый период нельзя трогать без согласования, а результат всегда проверяйте по статусу, движениям и отчётам.