Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С настроить УПД со статусом 1
Разбираем, как в 1С выставить статус 1 в УПД: настройка договора, вида документа, типовых операций в БП 3.0 и УТ. Проверка результата и типичные ошибки.
Универсальный передаточный документ (УПД) может выставляться с двумя статусами: 1 — документ одновременно заменяет счёт-фактуру и первичный документ (накладную или акт), и 2 — документ выполняет только функцию первичного документа, а счёт-фактура оформляется отдельно. От правильной настройки статуса зависит, как документ отразится в книге продаж, как его увидит покупатель в системе ЭДО и не возникнет ли расхождений при сверке с контрагентом.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP статус УПД определяется настройками документа реализации, договора с контрагентом и вида операции. Ниже разобран порядок настройки для наиболее распространённых сценариев, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых в печатной форме вместо «1» выводится «2» или статус не проставляется вовсе.
Что означает статус 1 в УПД и когда он нужен
Статус 1 означает, что УПД объединяет в себе счёт-фактуру и товарную накладную (акт): покупатель принимает к вычету НДС и подтверждает расходы на основании одного документа. Это стандартный вариант для большинства отгрузок товаров и оказания услуг, когда продавец работает с НДС.
Статус 2 применяется, когда УПД используется только как первичный документ — например, продавец на УСН без НДС либо счёт-фактура по каким-то причинам оформляется отдельно. Если вашей организации нужен именно статус 1, а в печатной форме выходит «2», это сигнал о неверной настройке документа или о том, что счёт-фактура не зарегистрирован.
Настройка УПД со статусом 1 в 1С:Бухгалтерии 3.0
Основной способ — использовать документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с правильным видом операции. Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и при создании документа выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)» или «Услуги (акт, УПД)» в зависимости от того, что отгружаете.
В шапке документа проверьте поле способа выставления документов покупателю. Программа предлагает варианты: «Накладная», «Акт», «УПД». Выберите «УПД» — тогда печатная форма будет формироваться именно как универсальный передаточный документ. Если в поле стоит «Накладная», УПД вы не получите.
После заполнения табличной части и проведения документа убедитесь, что внизу формы появилась ссылка на счёт-фактуру с зелёной пометкой о регистрации. Если счёт-фактура не зарегистрирован автоматически, нажмите «Зарегистрировать» — без связанного счёта-фактуры статус 1 в УПД не сформируется корректно.
Настройка по умолчанию через договор
Чтобы не выбирать способ передачи вручную в каждом документе, задайте его в договоре с контрагентом. Откройте карточку договора и в блоке параметров документов укажите вид документа «УПД». Тогда все новые реализации по этому договору будут по умолчанию создаваться с УПД.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)» или «Услуги (акт, УПД)»
- 3В поле способа передачи документов установите «УПД»
- 4Заполните позиции, проверьте ставки НДС и проведите документ
- 5Убедитесь, что счёт-фактура зарегистрирован (ссылка внизу формы)
- 6Откройте печатную форму УПД и проверьте статус «1» в шапке
Настройка в 1С:Управлении торговлей 11 и 1С:ERP
В УТ 11 и ERP за формирование УПД отвечает документ «Реализация товаров и услуг». Откройте документ и найдите блок «Параметры печати» или аналогичный реквизит «Вариант оформления продажи» — в зависимости от релиза он может называться по-разному. Установите значение «Универсальный передаточный документ (УПД)».
Проверьте, что в документе включена регистрация счёта-фактуры: в форме реализации есть флаг или ссылка «Счёт-фактура». Если организация работает с НДС, счёт-фактура должен быть выписан — именно связка «реализация + счёт-фактура» даёт статус 1. При выключенном учёте НДС (например, на УСН) УПД сформируется со статусом 2, и это корректное поведение программы.
Если УПД нужен массово, настройте вид документа по умолчанию в соглашении с клиентом или в настройках рабочего места продаж. В соглашении с контрагентом есть параметры оформления документов — укажите там УПД, и новые реализации подхватят настройку автоматически.
Проверка результата: где виден статус
Статус проверяется в печатной форме УПД. Откройте документ реализации, нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)». В шапке формы, рядом с наименованием документа, должно быть указано «Статус: 1». Если стоит «2» — ищите причину по списку ниже.
Второй способ проверки — электронный документ. Если вы обмениваетесь УПД через ЭДО, откройте отправленный документ и посмотрите его содержимое: функция документа должна быть «СЧФДОП» (счёт-фактура и документ об отгрузке), что соответствует статусу 1. Значение «ДОП» означает статус 2.
Как проверить результат
В шапке указан «Статус: 1»
Статус 2 или статус отсутствует
Счёт-фактура зарегистрирован, ссылка активна
Счёт-фактура отсутствует или помечен на удаление
Функция документа «СЧФДОП»
Функция «ДОП» — это статус 2
УПД отражён в книге продаж как счёт-фактура
Записи нет — счёт-фактура не проведён
Почему вместо статуса 1 выходит статус 2
Самая частая причина — счёт-фактура не зарегистрирован или удалён. УПД со статусом 1 по сути и есть счёт-фактура, поэтому без проведённого связанного счёта-фактуры программа формирует документ только как накладную. Откройте список счетов-фактур по документу и проверьте его состояние.
Вторая причина — организация или контрагент настроены как неплательщики НДС. Если в учётной политике организации применяется УСН или освобождение от НДС, УПД корректно формируется со статусом 2. В этом случае статус 1 невозможен и не нужен: вычета по НДС у покупателя быть не должно.
Третья причина — неверный вид операции или доработанная печатная форма. Если в базе используется внешняя (нестандартная) печатная форма УПД, проверьте, что она актуальной версии: устаревшие формы могут не выводить статус или подставлять его жёстко. Также убедитесь, что не выбран вид операции «Передача товаров» или «Возврат», где логика формирования УПД иная.
Исправления и корректировки УПД
Если в выставленном УПД со статусом 1 обнаружена ошибка, не редактируйте исходный документ задним числом после того, как документ передан покупателю. В 1С для этого предусмотрены документы «Корректировка реализации» и механизм исправления счёта-фактуры: на основании реализации создаётся исправление, которое формирует исправленный УПД с тем же статусом 1 и ссылкой на исходный документ.
Корректировочный УПД (при изменении стоимости или количества по согласованию сторон) также создаётся через «Корректировку реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». Программа сформирует корректировочный счёт-фактуру в составе УПД — отдельно настраивать статус для него не нужно, он определяется типом корректировки автоматически.
Частые вопросы по настройке УПД со статусом 1
Можно ли поменять статус УПД вручную в печатной форме?
Прямой ручной правки статуса в типовых конфигурациях нет: статус вычисляется автоматически из связки «реализация + счёт-фактура» и настроек налогообложения. Чтобы получить статус 1, зарегистрируйте счёт-фактуру по документу. Ручная правка макета — крайняя мера, которая сломается при обновлении.
Почему в УПД нет поля «Статус» вовсе?
Чаще всего используется устаревшая или внешняя печатная форма. Проверьте, что печатаете штатную форму «Универсальный передаточный документ (УПД)» актуального релиза. Если подключена внешняя форма, временно отключите её и сравните результат.
Нужен ли статус 1, если организация на УСН?
Нет. Неплательщик НДС не выставляет счета-фактуры, поэтому УПД корректно оформляется со статусом 2 — только как первичный документ. Попытка получить статус 1 в этом случае не имеет смысла и может ввести покупателя в заблуждение.
Как массово перевести реализации на УПД со статусом 1?
Настройте вид документа «УПД» в договорах с контрагентами (в УТ — в соглашениях с клиентами). Новые документы будут создаваться с нужной настройкой автоматически. Уже проведённые документы придётся перенастроить вручную или обработкой, с обязательной проверкой связанных счетов-фактур.
Что делать, если покупатель получил УПД со статусом 2, а нужен 1?
Проверьте, зарегистрирован ли счёт-фактура по реализации. Если нет — зарегистрируйте, сформируйте УПД заново и передайте покупателю корректную версию. Если документ уже ушёл по ЭДО, согласуйте с контрагентом замену документа или оформите исправление.
Влияет ли статус УПД на выгрузку в ЭДО?
Да. Статус 1 соответствует функции документа «СЧФДОП», статус 2 — «ДОП». Оператор ЭДО и покупатель видят эту функцию в электронном документе, поэтому настройка должна быть выполнена до отправки, а не после.
Что важно запомнить
Статус 1 в УПД формируется автоматически, когда реализация оформлена как УПД и по ней зарегистрирован счёт-фактура. Настройте вид документа в договоре или соглашении, проверяйте статус в печатной форме и функцию «СЧФДОП» в ЭДО. Ошибки в уже переданных документах исправляйте только штатными документами исправления и корректировки.