Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С настроить печать УПД на одном листе
Пошаговая инструкция по настройке печати УПД на одном листе в 1С: масштаб, макет, параметры страницы и типичные ошибки при выводе на принтер.
Универсальный передаточный документ (УПД) по умолчанию формируется в 1С в альбомной ориентации и часто занимает два-три листа из-за длинной табличной части и широких колонок. Для коротких документов с одной-двумя позициями это неудобно: бумага расходуется впустую, а подписанты получают лишние страницы. Задача решается настройкой масштаба печати, параметров страницы и, при необходимости, правкой макета.
Способ зависит от конфигурации. В типовых решениях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) команда печати УПД уже содержит встроенный макет, соответствующий постановлению Правительства РФ № 1137. Изменять сам макет стоит только в крайнем случае: сначала попробуйте штатные средства — масштаб при печати, подгонку ширины колонок и параметры страницы.
Ниже разобраны все рабочие варианты: от простой настройки масштаба до редактирования макета в конфигураторе. Для каждого способа указаны условия применения, ограничения и способ проверки результата.
Почему УПД не помещается на один лист
Форма УПД по постановлению № 1137 содержит шапку с реквизитами продавца и покупателя, табличную часть с позициями, итоги и блок подписей. В типовых макетах 1С ширина колонок рассчитана на полные наименования номенклатуры, поэтому даже одна позиция с длинным названием может переноситься на несколько строк и «растягивать» документ.
Дополнительные причины выхода за пределы листа: крупный шрифт по умолчанию, широкие поля страницы, наличие колонок, которые в вашем учете не используются (например, «Код вида товара» для компаний без импорта), а также вывод дополнительной информации — серий, ГТД, адресов доставки.
Прежде чем что-то менять, откройте предварительный просмотр и оцените, на сколько документ выходит за пределы листа. Если «лишнее» — это несколько строк подписей, достаточно масштаба. Если табличная часть занимает полтора листа, понадобится правка макета или сокращение состава колонок.
Достаточно масштаба 85–90% или уменьшения полей
Включите режим помещения на одну страницу в параметрах печати
Нужна правка макета: шрифт, ширина колонок, состав колонок
Отключите их вывод в настройках печатной формы или макете
Способ 1. Масштаб печати в предварительном просмотре
Самый быстрый вариант, не требующий прав администратора. Сформируйте УПД из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» командой печати, откройте предварительный просмотр табличного документа. В верхней панели найдите поле масштаба и установите значение, при котором документ помещается на одну страницу — обычно это 70–85%.
Ориентируйтесь по линейке и пунктирной линии разрыва страниц в области просмотра: пунктир показывает, где пройдет граница листа. Добейтесь, чтобы весь контент оказался выше и левее пунктирных линий. После этого отправьте документ на печать — выбранный масштаб сохранится для текущего сеанса печати.
Ограничение способа: масштаб не запоминается в настройках печатной формы, при следующем формировании УПД его придется выставлять заново. Кроме того, при масштабе ниже 60% текст становится трудночитаемым, а контрагенты иногда отказываются принимать документы с мелким шрифтом.
- 1Откройте документ реализации и нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 2В окне предварительного просмотра найдите поле масштаба на панели инструментов
- 3Уменьшайте масштаб с шагом 5–10%, пока пунктирные линии разрыва не окажутся за пределами контента
- 4Проверьте читаемость текста при выбранном масштабе
- 5Нажмите «Печать» и убедитесь, что на принтер ушел один лист
Способ 2. Параметры страницы и режим «Поместить на одной странице»
В меню «Файл» → «Параметры страницы» (или через кнопку настройки в предварительном просмотре) доступны поля, ориентация и режим масштабирования. Уменьшите поля до 5–7 мм с каждой стороны — это освобождает заметную часть листа без ухудшения читаемости.
В ряде версий платформы и тонкого клиента доступен режим масштабирования «Поместить на страницах» с указанием ширины и высоты в страницах. Установите ширину 1 и высоту 1 — платформа автоматически подберет масштаб так, чтобы документ занял ровно один лист. Это удобнее ручного подбора процентов.
Учтите, что параметры страницы применяются к конкретному табличному документу в момент печати. Если печатная форма формируется программно с жестко заданными свойствами (например, поля прописаны в макете), ручные настройки могут быть перекрыты значениями из макета. В этом случае переходите к способу с редактированием макета.
Способ 3. Настройка состава колонок печатной формы
В некоторых типовых конфигурациях состав выводимых колонок УПД зависит от данных документа: колонка «Код вида товара» появляется только при заполненном коде, «Номер ГТД» — при импортном товаре. Проверьте, не выводятся ли пустые колонки из-за некорректно заполненных реквизитов номенклатуры — иногда достаточно очистить случайно заполненное поле в карточке товара.
Часть конфигураций позволяет выбирать вариант печатной формы: полный или сокращенный. Посмотрите список команд в меню «Печать» документа — иногда рядом с УПД есть альтернативные формы (например, «УПД (сокращенная)» или печать через «Менеджер печати» с выбором макета). Если такой вариант есть, используйте его вместо правки типового.
Если штатных вариантов нет, а колонки откровенно лишние, решение — внешняя печатная форма. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует изменения конфигурации, что сохраняет ее на поддержке.
Способ 4. Редактирование макета в конфигураторе
Когда масштаб и параметры страницы не помогают, правится сам макет. В конфигураторе найдите макет печатной формы УПД: обычно это макет в общих макетах или в менеджере печати документа реализации (имя содержит «УПД» или «UniversalTransferDocument»). Перед правкой сделайте копию макета или выгрузите конфигурацию в файл.
Основные приемы ужатия макета: уменьшение шрифта табличной части с 8 до 6–7 пунктов, сокращение ширины колонок «Наименование» с переносом по словам, объединение узких колонок (например, «Количество» и «Единица измерения»), уменьшение высоты строк шапки и подписей. Также проверьте свойство «Размещение итогов» и уберите пустые строки-отступы между областями.
Обязательное требование: состав обязательных реквизитов УПД менять нельзя. Можно менять оформление — шрифты, ширину, высоту строк, — но все обязательные показатели по постановлению № 1137 должны остаться в форме. Удаление обязательной колонки делает документ некорректным для налогового учета.
Проверка результата перед отправкой документа
После настройки сформируйте УПД для реального документа с максимальным типичным числом позиций и проверьте три вещи: документ занимает один лист в предварительном просмотре, все обязательные реквизиты присутствуют и читаемы, итоговые суммы совпадают с данными документа. Распечатайте пробный экземпляр — на бумаге дефекты видны лучше, чем на экране.
Отдельно проверьте вывод в PDF, если отправляете УПД электронно: иногда при сохранении в файл разрывы страниц отличаются от печати на принтере из-за другого драйвера. Сохраните PDF и убедитесь, что он одностраничный.
Как проверить результат
Одна страница, пунктирные линии разрыва за пределами контента
Подписи или итоги уходят на второй лист
Шрифт различим без увеличения, реквизиты не обрезаны
Текст микроскопический или обрезан по правому краю
Все обязательные поля УПД на месте, итоги совпадают с документом
Отсутствуют колонки или строки, требуемые постановлением № 1137
Файл одностраничный, верстка идентична просмотру
В PDF снова появляется второй лист
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — уменьшение масштаба до нечитаемости вместо правки макета. Если для одного листа требуется масштаб ниже 60%, проблема не в масштабе, а в структуре формы: сокращайте колонки и шрифт в макете. Вторая типичная ошибка — правка макета под конкретный документ с одной позицией: на документе с десятью позициями такая форма снова «развалится».
Также учитывайте: настройки масштаба и параметров страницы — локальные, они действуют на конкретном компьютере и не переносятся другим пользователям. Если УПД на одном листе нужен всему отделу, решение должно быть на уровне макета или внешней печатной формы, а не индивидуальных настроек печати.
Как выбрать подходящий способ
Для разовой печати достаточно масштаба в предварительном просмотре. Для постоянной работы одного пользователя — параметры страницы с режимом помещения на одну страницу. Для всей организации — внешняя печатная форма или доработанный макет, подключенные централизованно.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Начните с масштаба и параметров страницы — это безопасно и не трогает конфигурацию. Если не хватило, сокращайте состав колонок и правьте макет через внешнюю печатную форму, сохраняя все обязательные реквизиты УПД. Результат всегда проверяйте на реальном документе с типичным числом позиций и пробной печатью.
Частые вопросы
Сохранится ли масштаб печати при следующем формировании УПД?
Нет, масштаб, установленный вручную в предварительном просмотре, действует только на текущий табличный документ. Чтобы не настраивать каждый раз, задайте масштаб или режим размещения в свойствах макета либо используйте внешнюю печатную форму с готовыми настройками.
Можно ли печатать УПД в книжной ориентации, чтобы он помещался на одном листе?
Технически можно сменить ориентацию в параметрах страницы, но табличная часть УПД широкая, и в книжной ориентации колонки сожмутся сильнее, чем при масштабировании альбомной версии. Обычно выгоднее оставить альбомную ориентацию и уменьшить масштаб.
Нарушит ли уменьшение шрифта требования к оформлению УПД?
Законодательство не устанавливает конкретный размер шрифта для УПД — важен состав обязательных реквизитов. Однако документ должен быть читаемым, иначе у налоговой или контрагента могут возникнуть вопросы при проверке. Ориентируйтесь на шрифт не мельче 6 пунктов.
Что делать, если внешняя печатная форма не подключается?
Проверьте, что в разделе «Администрирование» включена функциональная опция «Дополнительные отчеты и обработки», а у пользователя есть права на их подключение. Также убедитесь, что обработка написана для вашей версии конфигурации и режима совместимости.
Почему в PDF УПД занимает два листа, хотя на принтере — один?
Разрывы страниц при выводе в PDF зависят от виртуального принтера и его полей, которые могут отличаться от физического устройства. Настройте масштаб и поля отдельно при сохранении в PDF или используйте штатную команду «Сохранить как PDF» из предварительного просмотра.
Можно ли настроить один лист только для коротких УПД, а длинные печатать как обычно?
Да, если не задавать жесткий режим «одна страница» в макете, а пользоваться масштабом вручную только для коротких документов. Автоматического переключения в типовых конфигурациях нет — для него потребуется доработка модуля печати с определением числа страниц перед выводом.