Настройка печати товарной накладной в 1С: пошаговая инструкция

Товарная накладная — один из самых массовых документов в торговом учёте, и удобство её печати напрямую влияет на скорость работы менеджеров и кладовщиков. В типовых конфигурациях 1С («Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия») печать накладной доступна сразу, но внешний вид формы, состав колонок и выводимые реквизиты часто требуют настройки под конкретную организацию.

Задача решается на трёх уровнях: выбор подходящей печатной формы из штатного списка, настройка параметров вывода (подписи, скидки, коды товаров) и, при необходимости, доработка макета. Первые два уровня выполняет пользователь без программирования, третий требует работы в конфигураторе или подключения внешней печатной формы.

Ниже разобраны все три подхода, а также проверка результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы. Инструкция ориентирована на управляемые формы (интерфейс «Такси»), но логика действий одинакова для большинства современных конфигураций.

Какая печатная форма вам нужна

Прежде чем что-то настраивать, определите, какой именно документ должна печатать организация. Унифицированная форма ТОРГ-12 исторически применялась при отгрузке товаров, но с 2013 года её использование не обязательно: организация вправе разработать собственную форму накладной и закрепить её в учётной политике. В 1С оба варианта поддерживаются.

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «Управление торговлей» для документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» обычно доступны: товарная накладная по форме ТОРГ-12, товарная накладная с услугами, акт об оказании услуг и универсальный передаточный документ (УПД). Если организация отгружает товары покупателям-плательщикам НДС, чаще всего вместо ТОРГ-12 используют УПД — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Если покупатель требует именно ТОРГ-12, уточните у него требования к оформлению: некоторые компании просят добавить колонку с артикулом, номером ГТД или выводить цены с точностью до четырёх знаков. Эти пожелания определят, хватит ли штатной настройки или понадобится доработка макета.

Сравнение вариантов

ТОРГ-12

Привычная унифицированная форма. Подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно. Ограничение: не заменяет счёт-фактуру для вычета НДС.

Товарная накладная (своя форма)

Свободный состав реквизитов, закрепляется в учётной политике. Подходит для внутренних отгрузок и упрощённого документооборота.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру. Оптимален для отгрузок с НДС, но форма жёстко регламентирована, изменять её нельзя.

Быстрая печать накладной из документа

Базовый сценарий не требует никакой настройки. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг» (в «Бухгалтерии» — «Реализация (акты, накладные, УПД)»), нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите нужную форму, например «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Откроется окно предварительного просмотра с готовым табличным документом.

В окне предпросмотра проверьте содержимое и нажмите кнопку с изображением принтера. Если документов несколько, выделите их в списке (с Ctrl или Shift) и вызовите печать из командной панели списка — 1С сформирует накладные пакетом, каждый документ начнётся с новой страницы.

Если нужной формы нет в меню «Печать», откройте подменю «Ещё» рядом с ней или проверьте пункт «Печать → Прочие формы». Состав меню зависит от вида операции документа: например, для операции «Услуги» форма ТОРГ-12 может быть недоступна, поскольку в ней нет товарных позиций.

1. 1
   Откройте проведённый документ реализации или выделите несколько документов в списке
2. 2
   Нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или другую нужную форму
3. 3
   В окне предпросмотра проверьте реквизиты, колонки и итоги
4. 4
   Нажмите кнопку печати, выберите принтер и количество экземпляров
5. 5
   Сверьте бумажный экземпляр с данными документа: номер, дата, суммы, подписи

Настройка содержимого печатной формы без программирования

Часть параметров вывода управляется настройками, доступными обычному пользователю. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Главное меню → Сервис → Параметры» или настройки печати в разделе «Администрирование»: там задаются вывод колонки «Код» или «Артикул» в печатных формах, отображение скидок в документах продажи, точность цен.

В «Управлении торговлей» значимые настройки находятся в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи»: например, вариант вывода скидок в печатных формах (не выводить, отдельной строкой, в тексте документа). Учётная политика организации и карточка договора с контрагентом также влияют на выводимые данные — например, на валюту и порядок расчётов.

Реквизиты шапки берутся из справочников. Проверьте карточку собственной организации: полное наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты, руководитель и главный бухгалтер. Если в накладной пустое поле подписи или неверный адрес — исправлять нужно не макет, а справочник «Организации» и регистр ответственных лиц. Аналогично данные покупателя подтягиваются из карточки контрагента и договора.

Изменение макета через редактор печатной формы

Во многих конфигурациях на управляемых формах доступен встроенный редактор: в окне предпросмотра нажмите «Ещё → Изменить» (или «Изменить макет»). Табличный документ станет редактируемым — можно поправить текст, ширину колонок, добавить строку. Учтите: такие правки разовые и при повторном формировании формы не сохранятся, если конфигурация не поддерживает сохранение пользовательского макета.

Для постоянных изменений штатный путь — пользовательские макеты. В разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм» (в конфигурациях с Библиотекой стандартных подсистем) найдите нужный макет, скопируйте его и отредактируйте: измените надписи, логотип, шрифты. Система будет использовать ваш макет вместо типового, при этом обновление конфигурации его не затронет.

Если нужно добавить колонку с данными, которых нет в макете (например, срок годности или номер заказа покупателя), простого редактирования макета недостаточно — потребуется изменить запрос и процедуру формирования. Это уже доработка, которую выполняет программист 1С либо через расширение конфигурации, либо через внешнюю печатную форму.

Подключение внешней печатной формы

Внешняя печатная форма — это файл обработки (.epf), который добавляет свою кнопку печати к документу, не меняя конфигурацию. Это самый безопасный способ внедрить нестандартный макет: типовая функциональность остаётся нетронутой, а обновления проходят штатно.

Порядок подключения: откройте «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки», включите флажок «Дополнительные отчёты и обработки», перейдите по одноимённой ссылке, нажмите «Добавить из файла» и укажите файл обработки. Затем в карточке обработки задайте принадлежность — документ «Реализация товаров и услуг» — и опубликуйте. После этого новая форма появится в меню «Печать» документа.

Готовую внешнюю форму должен разработать специалист, знакомый с встроенным языком 1С и API Библиотеки стандартных подсистем (функции СведенияОВнешнейОбработке, ДобавитьКомандуПечати). Безопасность: подключайте обработки только из доверенных источников — файл .epf исполняет произвольный код в базе и теоретически может читать или изменять данные.

Проверка результата и вывод на принтер

Перед массовой печатью сформируйте одну накладную и сверьте её с документом: номер и дата, наименования организаций, ИНН/КПП обеих сторон, построчные количества, цены, суммы, НДС и итоги. Особое внимание — округлениям: если цены хранятся с большей точностью, чем выводится, сумма по строке может визуально не сходиться с произведением цены на количество.

Технические настройки печати задаются в окне предпросмотра: «Файл → Параметры страницы» (поля, ориентация, масштаб) и диалог печати (принтер, экземпляры, диапазон страниц). Если таблица не помещается по ширине, включите масштаб «По ширине страницы» или уменьшите масштаб вручную. Для регулярной отправки покупателям используйте кнопку «Сохранить» — форму можно выгрузить в PDF или Excel и отправить электронно.

Если организация применяет электронный документооборот, печатная форма может вообще не понадобиться: накладная и УПД передаются оператору ЭДО прямо из 1С. Но для отгрузок с бумажным сопровождением и для покупателей без ЭДО настроенная печать остаётся обязательной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата накладной

Норма

Совпадают с номером и датой документа реализации

Тревожный признак

Пустой номер или дата формирования вместо даты документа — проверьте нумерацию и дату документа

Подписи ответственных лиц

Норма

ФИО руководителя и главбуха подставлены автоматически

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнен регистр ответственных лиц на дату документа

Итоги по документу

Норма

Суммы, НДС и количество мест сходятся с табличной частью

Тревожный признак

Расхождения в копейках — проверьте настройки точности цен и округления

Внешний вид на бумаге

Норма

Все колонки помещаются, текст не обрезан

Тревожный признак

Часть таблицы уходит за край — настройте масштаб или ориентацию страницы

FAQ

Почему в меню «Печать» нет формы ТОРГ-12?

Чаще всего причина в виде операции документа: для реализации услуг форма ТОРГ-12 недоступна, так как в ней нет товарных позиций. Также проверьте подменю «Ещё» в меню печати и состав операций, доступных вашему пользователю, — права могут ограничивать список форм.

Как вывести артикулы товаров вместо кодов в накладной?

В «1С:Бухгалтерии» это настраивается в параметрах: «Главное меню → Параметры» или «Администрирование → Параметры учёта» — пункт про вывод колонки «Код» или «Артикул» в печатных формах. В «Управлении торговлей» аналогичная настройка находится в параметрах раздела продаж. После изменения сформируйте печатную форму заново.

Можно ли добавить логотип компании в накладную?

Да, через пользовательский макет: «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм», скопируйте макет накладной и вставьте изображение в область шапки. Логотип будет выводиться во всех новых печатных формах, а обновление конфигурации макет не затронет.

Как напечатать накладные сразу по нескольким документам?

Выделите нужные документы в списке реализаций с помощью Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму. 1С сформирует общий табличный документ, где каждая накладная начинается с новой страницы, — его можно отправить на принтер одним заданием.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?

УПД совмещает передаточный документ и счёт-фактуру, поэтому при отгрузках с НДС он заменяет пару «накладная + счёт-фактура» и упрощает документооборот. ТОРГ-12 счёт-фактуру не заменяет. Если покупатель принимает УПД, обычно удобнее использовать его; форма УПД регламентирована и изменению не подлежит.

Почему в накладной не заполнены подписи руководителя и бухгалтера?

Печатная форма берёт ФИО из регистра «Ответственные лица организаций» на дату документа. Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и добавьте записи с корректными датами. После этого пересформируйте печатную форму — подписи подставятся автоматически.