Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С настроить печать конвертов
Как настроить печать конвертов в 1С: внешние печатные формы, макет, размеры конверта, подстановка адресов контрагентов, типичные ошибки и проверка результата.
Печать конвертов в 1С — типовая задача для организаций, которые регулярно отправляют контрагентам счета, акты, договоры и деловую переписку. Штатного универсального макета конверта в большинстве конфигураций нет, поэтому задача решается либо через внешнюю печатную форму, либо через доработку макета в конфигураторе, либо через выгрузку адресов в Word с последующей слиянием данных.
Выбор способа зависит от объёма рассылок, версии конфигурации и прав пользователя. Если конверты нужны редко и в единичном количестве, проще воспользоваться выгрузкой в офисный пакет. Если рассылки регулярные — правильнее один раз настроить внешнюю печатную форму и печатать конверты прямо из справочника контрагентов в два клика.
Ниже разобраны основные подходы для типовых конфигураций на управляемых формах (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Управление небольшой фирмой), а также ограничения и типичные ошибки, из-за которых текст печатается со смещением или не влезает в окно конверта.
Какие способы печати конвертов существуют в 1С
Первый способ — внешняя печатная форма в формате epf. Это файл-обработка, который подключается к базе без изменения конфигурации и появляется в меню «Печать» нужных объектов. Способ безопасен: конфигурация остаётся на поддержке, обновления не слетают, а отключить форму можно в любой момент.
Второй способ — доработка конфигурации: добавление макета и команды печати в конфигураторе. Он оправдан, когда конверт должен вызываться из нескольких документов и требуется тесная интеграция с логикой программы. Минус очевиден: конфигурация снимается с полной поддержки, и каждое обновление потребует контроля доработок.
Третий способ — выгрузка адресов в Excel или Word и слияние с шаблоном конверта. Это вариант для разовых массовых рассылок, когда дорабатывать 1С нецелесообразно. Данные выгружаются из справочника контрагентов, а печать выполняется средствами офисного пакета.
Сравнение вариантов
Подходит для регулярной печати. Не меняет конфигурацию, легко отключить. Ограничение: нужен файл формы, написанный под вашу конфигурацию.
Полная интеграция с документами и справочниками. Ограничение: требует снятия с поддержки и участия разработчика.
Быстро и без доработок, подходит для разовых рассылок. Ограничение: ручная выгрузка при каждом изменении адресной базы.
Подготовка: что проверить перед настройкой
До подключения печатной формы убедитесь, что в базе корректно заполнены адреса контрагентов. Конверт берёт данные из контактной информации справочника: фактический или юридический адрес, наименование организации, ИНН при необходимости. Если адрес введён одной строкой без структуры, на конверте он может выводиться с ошибками в индексе или порядке элементов.
Проверьте права пользователя: подключение дополнительных отчетов и обработок требует права администратора или соответствующей роли. Также включите сам механизм — флажок «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Без него пункт меню для подключения внешних форм просто не отображается.
Определите формат конвертов, которые фактически используются: C4, C5, C6 (европейские) или российские аналоги. От этого зависят размеры макета и положение адресных блоков. Размеры уточните линейкой по реальному конверту — не полагайтесь на «стандартные» значения из памяти.
Подключение внешней печатной формы конверта
Откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Нажмите «Добавить из файла» и укажите файл внешней печатной формы конверта (расширение .epf). Программа прочитает сведения из формы: её название, версию и перечень объектов, для которых она предназначена.
После добавления проверьте таблицу «Принадлежность» — в ней указано, из каких объектов будет вызываться форма. Для конверта это обычно справочник «Контрагенты» и, при необходимости, документы «Счет на оплату», «Реализация товаров и услуг». Если принадлежность не заполнена, добавьте объекты вручную через ссылку «Размещение» или «Быстрый доступ».
При первом открытии файла из непроверенного источника 1С может показать предупреждение безопасности. Подключайте только формы, происхождение которых вам известно: внешняя обработка выполняется с правами текущего пользователя и теоретически может обращаться к данным базы.
Настройка макета: размеры, поля и области печати
Макет конверта — это табличный документ, в котором заданы области: адрес получателя, адрес отправителя, индекс, при необходимости логотип и отметки. При создании или правке макета в конфигураторе размеры задаются в свойствах области и в параметрах страницы: ориентация, поля, масштаб. Для конверта C5 (229×162 мм) страницу обычно настраивают как пользовательский размер бумаги в драйвере принтера, а в макете задают соответствующие отступы.
Ключевой момент — положение адресного блока получателя. Оно должно совпадать с окном конверта, если используются конверты с прозрачным окном, или со свободной зоной справа-внизу для конвертов без окна. Позицию подбирают пробными печатями: печатают макет на листе, прикладывают конверт на просвет или к монитору с масштабом 100% и корректируют отступы.
Для индекса учтите, что некоторые организации печатают его в специальном штриховом виде по требованиям почтовой сортировки. Штатный макет такой шрифт не содержит — если это критично для массовых отправлений, потребуется отдельный шрифт и доработка макета.
Откуда берутся данные и как их проверить
Печатная форма конверта обычно заполняется из контактной информации контрагента: вид адреса (юридический, фактический, почтовый), представление адреса, наименование для печати. Если у контрагента заполнено несколько адресов, уточните в настройках формы или её коде, какой именно адрес используется — иначе на конверт может попасть не тот.
Данные отправителя берутся из карточки вашей организации: наименование, адрес, при необходимости телефон. Проверьте, что в справочнике «Организации» адрес заполнен полностью, включая индекс, — пустой индекс отправителя выглядит неаккуратно и может замедлить обработку письма.
Как проверить результат
Все блоки читаемы, адрес получателя попадает в нужную зону, ничего не обрезано
Текст смещён, обрезан или уходит на вторую страницу — корректируйте поля и масштаб макета
Индекс, город, улица и наименование совпадают с карточкой контрагента
Пустой адрес или неверный вид адреса — проверьте контактную информацию контрагента
Принтер захватывает конверт без замятий, текст не смазывается
Замятия и перекосы — проверьте настройки лотка и тип бумаги в драйвере
Печать на принтере: настройки бумаги и подача конвертов
Конверты печатаются не из макета 1С напрямую, а через драйвер принтера, поэтому половина проблем решается именно там. В настройках печати укажите фактический размер конверта (например, C5) и тип носителя «конверт», если драйвер это поддерживает. Не оставляйте формат A4 — принтер отмасштабирует или обрежет макет.
Используйте лоток ручной подачи: конверты толще обычной бумаги, и подача из основного лотка часто даёт перекосы и замятия. Вкладывайте конверт той стороной и ориентацией, которую требует ваш принтер — это указано на пиктограмме лотка. Сделайте один пробный прогон и только потом запускайте серию.
Для массовой печати печатайте партиями по 5–10 конвертов с контролем каждой партии. Если принтер лазерный, учтите, что клеевой слой клапана некоторых дешёвых конвертов при нагреве может повредить печку — используйте конверты, допускающие лазерную печать.
Самая частая причина «кривой» печати — несовпадение размера бумаги в трёх местах: в макете 1С, в настройках принтера и в свойствах страницы диалога печати. Проверяйте все три значения, они должны совпадать с реальным размером конверта.
Типичные ошибки и их устранение
Ошибка «форма не появляется в меню Печать» почти всегда означает, что не заполнена принадлежность обработки или не включён механизм дополнительных отчетов и обработок. Реже — форма написана под другую конфигурацию и не прошла регистрацию.
Ошибка «адрес пустой или не тот» возникает из-за незаполненной контактной информации или потому, что форма берёт юридический адрес, а нужен фактический. Проверьте карточку контрагента и логику формы.
Ошибка «текст не попадает в окно конверта» решается корректировкой отступов макета и пробными печатями. Не пытайтесь компенсировать это сдвигом конверта в лотке — результат будет плавать от экземпляра к экземпляру.
FAQ: частые вопросы о печати конвертов в 1С
Есть ли в типовой 1С встроенная печатная форма конверта?
В большинстве типовых конфигураций штатной формы конверта нет. Задача решается внешней печатной формой, доработкой конфигурации или выгрузкой адресов в Word. В некоторых отраслевых решениях форма конверта присутствует — проверьте меню «Печать» в карточке контрагента.
Можно ли печатать конверты сразу списком контрагентов?
Да, если внешняя форма поддерживает групповую печать: выделяете несколько контрагентов в списке и вызываете команду печати — формируется пакет конвертов. Если форма такой режим не поддерживает, массовую рассылку проще сделать через выгрузку в Word со слиянием.
Почему при печати адрес обрезается или переносится на вторую страницу?
Причина почти всегда в несовпадении размера страницы макета и размера бумаги в драйвере принтера. Установите в обоих местах фактический размер конверта, проверьте масштаб (должен быть 100%, без «вписать в страницу») и уменьшите поля макета.
Нужны ли права администратора для подключения внешней формы?
Да, добавление дополнительных отчетов и обработок требует прав администратора или специальной роли. Обычный пользователь после подключения может пользоваться формой без дополнительных прав, если доступ к ней не ограничен настройкой «Быстрый доступ».
Как напечатать конверт, если конфигурацию нельзя менять и внешние обработки запрещены?
Используйте выгрузку: выгрузите список контрагентов с адресами в Excel, затем в Word настройте шаблон конверта нужного размера и выполните слияние. Это полностью внешний по отношению к 1С способ и не требует никаких доработок.
Какой адрес форма берёт, если у контрагента их несколько?
Это определяется логикой конкретной печатной формы: чаще всего используется юридический или почтовый адрес. Если на конверте выводится не тот адрес, проверьте виды контактной информации в карточке контрагента и при необходимости уточните у разработчика формы, какой вид адреса задан в её коде.
Что важно запомнить
Печать конвертов в 1С настраивается через внешнюю печатную форму без изменения конфигурации. Ключевые точки контроля: корректные адреса в карточках контрагентов, совпадение размера бумаги в макете и драйвере принтера, пробная печать перед серией и лоток ручной подачи для самих конвертов.