Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С настроить печать конверта
Как в 1С настроить печать конверта: встроенные макеты, внешние печатные формы, параметры страницы, выбор принтера и решение типичных проблем с печатью.
Печать почтовых конвертов — типовая задача для бухгалтерии и отдела кадров: адресные ярлыки, отправка счетов, актов и писем контрагентам. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) механизм печати конверта обычно уже предусмотрен, но его нужно найти и правильно настроить под формат вашего конверта и принтера.
Главная сложность заключается не в самой 1С, а в связке «макет — параметры страницы — драйвер принтера». Если конверт печатается со смещением, текст обрезается или принтер вообще отказывается принимать нестандартный формат, причина почти всегда в несоответствии размеров страницы в макете и в настройках принтера. Ниже разберём весь путь: от поиска готовой печатной формы до точной подгонки полей.
Инструкция подходит для конфигураций на управляемых формах (интерфейс «Такси»). В старых конфигурациях на обычных формах логика та же, отличается только расположение команд в меню. Для точной подгонки макета могут потребоваться права на редактирование печатных форм — обычно они есть у администратора или пользователя с полными правами.
Где в 1С находится печать конверта
В типовых конфигурациях печатная форма конверта чаще всего привязана к справочнику контрагентов или к документам, где указан адрес получателя. Откройте карточку контрагента, нажмите кнопку «Печать» в командной панели и посмотрите список доступных форм: там может быть «Конверт», «Конверт (С5)», «Адресный ярлык» или «Печать адреса».
В ряде конфигураций печать конвертов вынесена в отдельную обработку. Например, в «1С:Бухгалтерии» массовая печать конвертов доступна через раздел «Продажи» или через обработку печати адресов, а в «Управлении нашей фирмой» — из карточки контрагента и из документов отгрузки. Если в списке печатных форм конверта нет, проверьте, заполнен ли у контрагента почтовый адрес: пустой адрес часто является причиной того, что форма не выводится или печатается пустой.
Для массовой печати (например, разослать письма сотне контрагентов) удобнее использовать групповую обработку: выделите нужные элементы в списке контрагентов и вызовите печать для выделенных. Форма сформирует отдельный лист-конверт на каждого получателя.
Настройка параметров страницы под формат конверта
Стандартные почтовые конверты имеют форматы C6 (114×162 мм), C5 (162×229 мм) и C4 (229×324 мм). Принтер по умолчанию настроен на A4, поэтому первое, что нужно сделать, — задать нестандартный размер бумаги. Это делается в двух местах: в свойствах принтера и в параметрах страницы самой печатной формы.
В 1С откройте сформированный конверт, затем через меню «Файл» (или кнопку с тремя полосками в табличном документе) выберите «Параметры страницы». Укажите размер бумаги, соответствующий конверту, ориентацию (обычно альбомная для C6 и C5) и поля. Если принтера с нужным форматом в списке нет, сначала создайте пользовательский формат бумаги в настройках драйвера принтера Windows: «Устройства и принтеры» → свойства сервера печати → «Создать новую форму».
Ориентацию конверта в лотке уточняйте в инструкции к принтеру. Большинство лазерных принтеров принимают конверты через ручной лоток короткой стороной вперёд, клапаном вверх или вбок. Неправильная подача — самая частая причина смещения печати на 90 градусов или обрезания текста.
- 1Создайте пользовательский формат бумаги в драйвере принтера под размер конверта (например, 114×162 мм для C6)
- 2Откройте печатную форму конверта в 1С и зайдите в «Параметры страницы»
- 3Выберите созданный формат бумаги и альбомную ориентацию
- 4Установите поля с учётом непечатаемой зоны принтера (обычно 4–5 мм с каждой стороны)
- 5Распечатайте пробник на обычном листе, обрезанном под размер конверта, и сверьте положение текста
- 6Загрузите конверт в ручной лоток и выполните контрольную печать
Редактирование макета конверта
Если текст на конверте расположен не там, где нужно (например, адрес получателя смещён относительно окошка или полей), макет придётся подправить. В типовых конфигурациях с поддержкой редактируемых макетов откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм», найдите макет конверта и откройте его для редактирования.
Макет представляет собой табличный документ с именованными областями. Смещение блока адреса выполняется изменением ширины колонок, высоты строк и отступов. Работайте итеративно: изменили макет → сформировали печатную форму → распечатали пробник → сверили с реальным конвертом, приложив пробник к свету или к окну.
Обратите внимание на шрифт: для почтовых отправлений рекомендуется чёткий шрифт без засечек размером не менее 10–11 пунктов, чтобы адрес уверенно распознавался сортировочным оборудованием почты. Индекс лучше выводить отдельной строкой или в начале адреса — это требование почтовых служб к машиночитаемым отправлениям.
Подключение внешней печатной формы конверта
Если в вашей конфигурации печати конверта нет вовсе, либо типовая форма не подходит (нужен логотип, обратный адрес организации, особый шаблон), используется механизм внешних печатных форм. Это файл с расширением .epf, который подключается без изменения конфигурации и не нарушает её поддержку.
Подключение выполняется через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Предварительно включите саму возможность использования дополнительных обработок флажком в том же разделе. Затем добавьте файл обработки, укажите, к каким объектам она привязана (справочник «Контрагенты», документы), и настройте размещение команды печати.
После подключения внешняя форма появится в меню «Печать» выбранных объектов. Учтите, что обработки из непроверенных источников могут содержать вредоносный код: используйте только формы из доверенных источников и при возможности проверяйте их на тестовой базе.
Сравнение вариантов
Подходит, если форма уже есть в конфигурации и устраивает расположение блоков. Ограничение: набор форматов фиксирован, тонкая настройка только через редактирование макета.
Подходит, когда типовая форма есть, но текст смещён или нужно добавить логотип и обратный адрес. Ограничение: требует прав и аккуратности, изменения затрагивают всех пользователей.
Подходит, когда типовой формы нет или нужен принципиально другой шаблон. Ограничение: обработку нужно где-то взять — найти готовую или заказать разработку.
Подходит как временный обходной путь при разовой рассылке. Ограничение: ручная работа, данные быстро устаревают, нет связи с актуальными адресами в 1С.
Печать конвертов с логотипом и обратным адресом
Фирменный конверт с логотипом организации и обратным адресом отправителя — частое требование. В макете для этого добавляют картинку (логотип) и текстовую область с реквизитами организации. Данные отправителя обычно подставляются из карточки организации: наименование, почтовый адрес, при необходимости телефон.
При добавлении изображения в макет учитывайте, что картинка увеличивает время формирования и объём задания печати. Используйте логотип умеренного разрешения — достаточно качества, при котором он чётко выглядит в размере 2–4 см на конверте. Слишком тяжёлая картинка замедлит массовую печать сотен конвертов.
Если организаций в базе несколько, проверьте, что макет берёт адрес именно той организации, от имени которой идёт отправка. В типовых формах организация определяется из контекста документа или устанавливается в параметрах печати.
Типичные проблемы и их решение
Самая распространённая жалоба — текст печатается со смещением. Причины: неверный размер бумаги в драйвере (стоит A4 вместо формата конверта), неправильная ориентация, отличие полей в макете от фактической непечатаемой зоны принтера. Решайте последовательно: сначала выровняйте формат бумаги, затем ориентацию, затем поля.
Вторая типичная ситуация — принтер мнёт или не берёт конверты. Плотные конверты с клапаном часто застревают в лазерных принтерах, не рассчитанных на плотные носители. Проверьте в спецификации принтера поддержку конвертов и максимальную плотность бумаги, используйте ручной лоток и режим «Конверты» в настройках носителя — он снижает температуру печки и скорость подачи.
Третья проблема — пустой конверт или отсутствие формы в меню печати. Почти всегда это незаполненный адрес у контрагента или отсутствие прав на печатную форму. Проверьте адрес в карточке и права пользователя.
Как проверить результат
Адрес полностью в пределах нужной зоны конверта, не залезает на клапан и края
Текст смещён, обрезан или повёрнут не в ту сторону
Индекс выведен, шрифт чёткий, не мельче 10 пунктов
Индекс отсутствует или сливается с остальным адресом
Конверт ровный, без заломов и следов термического повреждения
Конверт смят, клапан приклеился или деформировался
Все конверты в пачке напечатаны одинаково, адреса соответствуют получателям
На части конвертов смещение, дубли или пропуски адресов
FAQ
В меню «Печать» нет пункта «Конверт». Что делать?
Сначала проверьте, заполнен ли почтовый адрес у контрагента — многие типовые формы скрываются при пустом адресе. Если адрес есть, а формы нет, значит, в вашей конфигурации она не предусмотрена: подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки» или закажите её разработку.
Можно ли печатать конверты без изменения конфигурации?
Да. Редактирование пользовательского макета и подключение внешних печатных форм (.epf) не изменяют конфигурацию и не снимают её с поддержки. Это штатные механизмы, рассчитанные именно на такие доработки.
Почему адрес печатается повёрнутым на 90 градусов?
Несовпадение ориентации в трёх местах: макет, параметры страницы в 1С и положение конверта в лотке. Установите одинаковую ориентацию в параметрах страницы и драйвере, затем по пробнику определите, какой стороной подавать конверт в ручной лоток.
Как распечатать конверты сразу для списка контрагентов?
Выделите нужных контрагентов в списке (Ctrl или Shift) и вызовите команду печати конверта — 1С сформирует отдельную страницу на каждого получателя. Если групповая печать не поддерживается, используйте специализированную внешнюю обработку массовой печати адресов.
Принтер мнёт конверты. Это проблема 1С?
Нет, это ограничение печатающей техники. Проверьте, поддерживает ли принтер конверты и какую плотность носителя допускает. Печатайте через ручной лоток с типом носителя «Конверт», подавайте по одному конверту и не используйте конверты с пластиковым окном в лазерном принтере — плёнка может расплавиться.
Как добавить на конверт штрихкод или почтовый идентификатор?
Типовая форма обычно этого не умеет. Потребуется доработка макета с выводом штрихового почтового идентификатора — такую форму проще заказать как внешнюю печатную обработку, где штрихкод формируется программно из индекса и адреса.
Что важно запомнить
Печать конверта в 1С настраивается в три шага: найти или подключить печатную форму, задать формат бумаги в драйвере принтера и параметрах страницы, подогнать макет по пробникам. Всегда сохраняйте копию типового макета перед правкой и проверяйте результат на обычной бумаге, прежде чем тратить конверты.