Как в 1С настроить печать комплекта документов

Печать комплекта документов — типовая задача в 1С: по одному заказу или отгрузке бухгалтеру нужно сразу получить счёт на оплату, счёт-фактуру, накладную (ТОРГ-12 или УПД), акт и доверенность. Печатать каждую форму по отдельности долго и чревато ошибками: легко забыть один из документов или распечатать устаревшую версию. В типовых конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) механизм печати комплектов уже встроен и требует только настройки.

Механизм работает на базе подсистемы «Печать» библиотеки стандартных подсистем (БСП). Для каждого вида документа администратор или пользователь с соответствующими правами задаёт состав комплекта — перечень печатных форм, которые будут выведены одной командой. Комплект может быть как фиксированным (настроен разработчиком или администратором), так и формируемым пользователем вручную перед печатью.

Ниже разобраны оба сценария: штатная печать комплекта из формы документа, настройка состава комплекта, печать одной кнопкой из списка документов, а также вариант с внешними печатными формами для нестандартных требований. Описание ориентировано на типовые конфигурации на управляемых формах; в старых конфигурациях на обычных формах (УПП 1.3, УТ 10.3) принцип похож, но пункты меню отличаются.

Где находится механизм печати комплектов и что нужно проверить заранее

Перед настройкой убедитесь, что в конфигурации включена подсистема печати. Откройте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование» → «Общие настройки» и «Печатные формы»). Здесь должны быть доступны настройки дополнительных печатных форм и, при необходимости, включён флаг использования внешних печатных форм и обработок.

Проверьте права пользователя. Для простой печати комплекта достаточно стандартных прав на документ, но изменение состава комплекта «по умолчанию» и подключение внешних форм требуют прав администратора или роли «Добавление и изменение дополнительных отчетов и обработок». Если кнопка настройки комплекта неактивна — причина почти всегда в правах.

Также убедитесь, что сами печатные формы работают по отдельности. Если, например, УПД не формируется из-за незаполненных данных (не указан номер, не заполнен грузоотправитель), то и в комплекте эта форма либо не выйдет, либо выйдет пустой. Сначала добейтесь корректной печати каждой формы отдельно, потом собирайте комплект.

Печать комплекта из формы документа

Основной сценарий: откройте проведённый документ, например «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в УТ 11. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы — откроется список доступных печатных форм. Среди них будет пункт «Комплект документов» (в некоторых конфигурациях — «Комплект печатных форм» или «Печать комплекта»).

При выборе этой команды открывается общая форма печати со списком всех форм, входящих в комплект. Каждая форма выводится отдельной вкладкой или последовательно в одном табличном документе — зависит от конфигурации. В этой же форме можно снять флажки с ненужных форм, изменить количество экземпляров для каждой и отправить всё на принтер одной кнопкой «Печать».

Важный нюанс: изменения, сделанные в форме печати (снятые флажки, количество копий), действуют только на текущую печать. Чтобы изменить состав комплекта постоянно, нужно отдельно настроить набор — об этом в следующем разделе.

1. 1
   Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели
2. 2
   Выберите пункт «Комплект документов» в списке печатных форм
3. 3
   В открывшейся форме проверьте состав: снимите флажки с лишних форм, задайте количество экземпляров
4. 4
   Проверьте каждую форму визуально: номера, даты, суммы, подписи
5. 5
   Нажмите «Печать» и выберите принтер — весь комплект уйдёт одним заданием

Настройка состава комплекта печатных форм

Состав комплекта по умолчанию определяется конфигурацией. Например, для реализации в 1С:Бухгалтерии типовой комплект обычно включает счёт на оплату, УПД или ТОРГ-12 со счётом-фактурой и акт. Если стандартный набор не подходит, его можно изменить.

В форме печати комплекта найдите команду настройки набора — обычно это гиперссылка или кнопка «Изменить состав комплекта», «Настроить комплект» либо пункт «Ещё» → «Изменить макет/комплект». В открывшемся окне отметьте нужные печатные формы флажками, задайте порядок следования (кнопками перемещения вверх/вниз) и количество экземпляров по умолчанию. Сохранённый набор будет применяться ко всем документам этого вида.

В ряде конфигураций настройка доступна централизованно: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → настройки печати. Там же иногда задаётся вариант вывода — на принтер сразу или предварительный просмотр. Если в вашей конфигурации такого пункта нет, настройка выполняется только из формы печати конкретного документа.

Печать комплекта из списка документов без открытия формы

Когда документов много, открывать каждый неудобно. В списке документов (например, «Продажи» → «Реализация») выделите одну или несколько строк — через Ctrl или Shift можно выбрать сразу пачку документов. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите «Комплект документов».

Программа сформирует комплекты по каждому выделенному документу. В зависимости от настроек они либо объединятся в один табличный документ для предварительного просмотра, либо сразу уйдут на принтер. Для массовой печати удобнее вариант без предварительного просмотра, но сначала проверьте результат на двух-трёх документах, чтобы не отправить на принтер сотни листов с ошибкой.

Учтите ограничение: непроведённые документы в комплект не попадут или будут напечатаны с пометкой о том, что документ не проведён — поведение зависит от конфигурации. Перед массовой печатью отфильтруйте список, чтобы исключить черновики и помеченные на удаление объекты.

Подключение внешних печатных форм к комплекту

Если типовой макет не подходит — например, нужна накладная по форме заказчика или счёт с логотипом и особыми реквизитами — используются внешние печатные формы. Это файлы обработок (.epf), которые подключаются без изменения конфигурации, что сохраняет её на поддержке и не мешает обновлениям.

Подключение выполняется в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Если пункт недоступен, сначала включите одноимённый функциональный опциональный флаг в том же разделе. Добавьте файл обработки, укажите, к каким видам документов она привязана, и опубликуйте. После этого новая форма появится в меню «Печать» документа.

Внешняя форма, добавленная для вида документа, становится доступной и при настройке комплекта: её можно включить в набор наравне с типовыми. Это основной способ собрать комплект, где часть форм типовые, а часть — доработанные под требования компании.

Перед подключением внешней печатной формы проверьте её на копии базы или хотя бы на тестовом документе. Обработки из непроверенных источников могут содержать код, выполняющийся с правами текущего пользователя. Берите внешние формы только из доверенных источников и после проверки программистом.

Если типового механизма недостаточно: альтернативные варианты

Типовой комплект привязан к одному документу-основанию. На практике встречаются задачи шире: напечатать пакет по сделке, где счёт выписан из «Счёта на оплату», накладная — из «Реализации», а акт — из отдельного документа. Для таких сценариев есть несколько подходов.

Первый — использование связанных документов: из формы документа по кнопке «Ещё» → «Связанные документы» (или через структуру подчинённости) откройте нужный связанный документ и напечатайте его форму. Это не автоматический комплект, но быстрый способ пройти по всей цепочке.

Второй — доработка конфигурации или заказ внешней обработки, которая по выбранному документу-основанию находит все связанные документы и формирует единый пакет печатных форм. Такая обработка подключается через механизм дополнительных отчетов и обработок и не требует снятия конфигурации с поддержки, если реализована как внешняя.

Третий — выгрузка в PDF и склейка файлов. Каждую форму можно сохранить в PDF через «Файл» → «Сохранить» в форме печати, а затем объединить в один файл сторонним средством. Способ подходит как разовое решение, но для регулярной работы лучше настроить комплект штатно.

Сравнение вариантов

Типовой комплект из формы документа

Подходит для стандартных наборов форм по одному документу; настраивается без программирования, но не работает с разными документами-основаниями

Внешние печатные формы в комплекте

Подходит, когда нужны нестандартные макеты; требует готовой обработки .epf и прав на подключение

Внешняя обработка пакетной печати

Подходит для комплектов из нескольких связанных документов; требует разработки или покупки готового решения

Ручная печать по цепочке связанных документов

Подходит как временный вариант; медленно и повышает риск пропустить документ

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки комплекта проверьте результат на реальном документе: сформируйте комплект и убедитесь, что все формы присутствуют, в правильном порядке, с корректными номерами и суммами. Особое внимание уделите УПД и счетам-фактурам — ошибки в них ведут к проблемам с вычетами НДС у контрагента.

Частая ошибка — редактирование макета через «Изменить макет» в форме печати без понимания последствий. Пользовательский макет сохраняется в базе и перестаёт обновляться вместе с типовым при обновлении конфигурации: после обновления форма может выводиться некорректно. Если макет изменили случайно, верните типовой через «Ещё» → «Изменить макет» → «Вернуться к стандартному макету».

Ещё одна типичная ситуация — комплект печатается, но одна из форм пустая. Причина почти всегда в данных документа: не заполнен договор, не указаны банковские реквизиты организации, не выбран вариант печати. Проверьте печать этой формы отдельно — программа обычно выдаёт сообщение о том, какого реквизита не хватает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав комплекта

Норма

Все нужные формы присутствуют в заданном порядке

Тревожный признак

Формы отсутствуют или дублируются

Данные в формах

Норма

Номера, даты, суммы, реквизиты сторон заполнены корректно

Тревожный признак

Пустые поля, нулевые суммы, старые реквизиты

Поведение после обновления

Норма

Формы выводятся корректно после обновления конфигурации

Тревожный признак

После обновления макет «сломался» — признак изменённого типового макета

Частые вопросы

Можно ли настроить разные комплекты для разных контрагентов?

Типовой механизм хранит один набор печатных форм для вида документа, привязка к контрагенту не предусмотрена. Обходные пути: корректировать состав вручную в форме печати перед каждой печатью, использовать несколько внешних печатных форм под разные случаи или заказывать доработку, которая выбирает набор по условию.

Почему в меню «Печать» нет пункта «Комплект документов»?

Возможные причины: у пользователя недостаточно прав, документ не проведён, либо в используемой конфигурации для этого вида документа не заданы команды печати комплекта. Проверьте права, проведите документ и посмотрите поведение под пользователем с полными правами — это локализует причину.

Как добавить в комплект количество экземпляров по умолчанию?

В форме настройки состава комплекта для каждой печатной формы задаётся количество экземпляров. Установите нужные значения и сохраните набор — при следующих печатях количество подставится автоматически, но его всегда можно изменить в форме печати перед выводом на принтер.

Сохранится ли настройка комплекта после обновления конфигурации?

Настройки состава комплекта и подключённые внешние печатные формы хранятся в данных информационной базы, а не в конфигурации, поэтому при штатном обновлении они сохраняются. Риск представляют только изменённые типовые макеты — они не обновляются вместе с конфигурацией и могут устареть.

Можно ли распечатать комплект в один PDF-файл?

Да. Сформируйте комплект, в форме печати выделите все листы и сохраните через «Файл» → «Сохранить» в формат PDF — все формы попадут в один документ. Альтернатива — печать на виртуальный PDF-принтер, который объединит задание в один файл.

Что делать, если нужной печатной формы нет вообще?

Если форма не предусмотрена конфигурацией, её нужно разработать как внешнюю печатную форму — самостоятельно при наличии навыков встроенного языка 1С или с привлечением программиста. После подключения через «Дополнительные отчеты и обработки» форма станет доступна и для включения в комплект.