Как настроить доверенности в 1С

Доверенность в 1С — это документ, который подтверждает полномочия сотрудника получать товарно-материальные ценности от поставщика или действовать от имени организации. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) доверенность оформляется отдельным документом, который можно создать вручную или на основании поступления, заказа поставщику или счёта на оплату.

Настройка сводится к трём задачам: проверить, что справочники (организация, физлица, контрагенты) заполнены корректно; разобраться, где находится документ «Доверенность» в вашей конфигурации; настроить печатную форму — типовую М-2/М-2а или собственный макет. Ниже разобраны все шаги с указанием точных разделов меню и типичных ошибок.

Точный путь к документу зависит от конфигурации и её релиза: в одних версиях доверенности лежат в разделе «Покупки», в других — в «Справочники» или «Казначейство». Если документа нет в интерфейсе, скорее всего, он скрыт настройкой функциональности или правами пользователя — это решается без доработок.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенности находятся в разделе Покупки → Доверенности. Если такого пункта нет, откройте Главное меню → Все функции → Документы → Доверенность. Режим «Все функции» доступен, если его включили в параметрах запуска (Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции»).

В Управлении торговлей 11 и ERP журнал доверенностей обычно расположен в разделе Закупки → Документы закупки → Доверенности на получение товаров либо в разделе «Казначейство». В УТ 11 доверенность удобно создавать на основании документа «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг» — тогда контрагент и список товаров подставятся автоматически.

В конфигурациях «Управление нашей фирмой» доверенность ищите в разделе «Закупки» или «Компания». В некоторых отраслевых решениях документ может называться «Доверенность (выдача)» — логика работы та же.

Подготовка справочников перед оформлением

Корректная печатная форма доверенности собирается из справочников, поэтому перед первым оформлением проверьте три источника данных. Первый — карточка организации: должны быть заполнены полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и, для формы М-2, коды ОКПО и ОКУД при необходимости. В Бухгалтерии это раздел Главное → Реквизиты организации.

Второй источник — физическое лицо, которому выдаётся доверенность. В карточке физлица (Справочники → Физические лица) должны быть ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) и должность. Должность подтягивается из кадровых данных: в Бухгалтерии — из документа «Приём на работу», в УТ — из справочника «Сотрудники» с указанием должности. Если паспортные данные не заполнены, в печатной форме строка «паспорт» останется пустой.

Третий источник — контрагент-поставщик: наименование и реквизиты нужны для строки «поставщик». Если доверенность создаётся на основании заказа или счёта, контрагент подставится автоматически.

Создание и заполнение доверенности: пошагово

Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать», либо создайте документ на основании заказа поставщику. Заполните поля в следующем порядке.

1. 1
   Укажите дату и номер — нумерация обычно автоматическая, при необходимости задайте префикс
2. 2
   Выберите организацию, от имени которой выдаётся доверенность
3. 3
   Выберите физическое лицо — проверьте, что подтянулись паспортные данные и должность
4. 4
   Укажите срок действия доверенности (дату, до которой она действительна)
5. 5
   Выберите контрагента-поставщика и при необходимости договор
6. 6
   Заполните табличную часть: перечень материальных ценностей с количеством и единицами измерения
7. 7
   Проверьте печатную форму через кнопку «Печать → Доверенность (М-2)» и запишите документ

Поле «Срок действия» критично: доверенность без срока или с прошедшей датой поставщик вправе не принять. В типовых конфигурациях срок задаётся датой окончания, а в печатной форме указывается прописью.

Табличная часть «Товары» заполняется номенклатурой из справочника либо произвольным текстом — например, «материалы по счёту № 15 от 10.03». Если доверенность создана на основании заказа, перечень подставится автоматически, и его достаточно сверить с бумажным счётом поставщика.

Печать доверенности по форме М-2 и собственные макеты

Типовая печатная форма — М-2 (для организаций, не ведущих журнал учёта по форме М-2а). Вызовите её кнопкой «Печать» в документе. Форма включает корешок, который остаётся в бухгалтерии, и отрывную часть для сотрудника. Унифицированные формы М-2/М-2а не являются обязательными, поэтому допустима и собственная форма, утверждённая в учётной политике.

Если типовой макет не подходит — например, нужно добавить логотип, подпись директора факсимиле или изменить состав полей — макет редактируется через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Откройте макет доверенности, измените табличный документ и сохраните: пользовательский макет заменит типовой без изменения конфигурации.

При правке макета сохраняйте имена областей и параметров: если переименовать параметр (например, «ПаспортСерия»), при печати поле останется пустым. Перед изменением сделайте копию исходного макета.

Нумерация, учёт выданных доверенностей и типовые проблемы

Нумерация доверенностей ведётся автоматически в пределах года и организации. Если нужен префикс (например, по подразделениям), он задаётся в настройках нумерации или через префикс информационной базы в разделе «Администрирование → Префиксы». Ручная правка номера возможна, но нарушает последовательность — используйте её только для исправления разовых ошибок.

Выданные доверенности хранятся в журнале документов, который фактически заменяет бумажный журнал учёта. Для контроля используйте отбор по сотруднику, поставщику или периоду. В некоторых конфигурациях доступен отчёт или статус «использована/погашена» — отмечайте погашение после получения ценностей, чтобы неиспользованные доверенности не «висели» открытыми.

Проверка результата и ограничения самостоятельной настройки

После настройки оформите тестовую доверенность и распечатайте её. Проверьте, что все ключевые поля заполнены корректно и форма читается без обрезаний.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка печатной формы

Норма

Полное наименование организации, ИНН, номер и дата доверенности

Тревожный признак

Пустые реквизиты или данные другой организации

Данные доверенного лица

Норма

ФИО, должность, серия и номер паспорта прописаны полностью

Тревожный признак

Пустые строки паспорта или должности

Перечень ценностей

Норма

Наименования, количество и единицы измерения совпадают со счётом поставщика

Тревожный признак

Расхождения с документом-основанием

Срок действия

Норма

Дата окончания указана и не истекла

Тревожный признак

Пустой или прошедший срок

Самостоятельно безопасно настраивать видимость документа, заполнять справочники и редактировать макет через механизм пользовательских макетов. К привлечению специалиста стоит перейти, если требуется доработка модуля документа (например, автоматическая простановка статусов, интеграция с ЭДО или выгрузка доверенностей во внешние системы), изменение прав доступа на уровне ролей или создание внешней печатной формы со сложной логикой.

Частые вопросы о доверенностях в 1С

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подтягиваются из карточки физического лица (Справочники → Физические лица), а не из карточки пользователя. Откройте физлицо, перейдите к документам, удостоверяющим личность, и заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт. После этого перезаполните документ доверенности.

Можно ли оформить доверенность на нескольких поставщиков сразу?

Типовой документ рассчитан на одного поставщика: поле контрагента одно, и печатная форма М-2 предполагает конкретного поставщика. Если сотрудник едет к нескольким поставщикам, оформляется отдельная доверенность на каждого — это соответствует и логике учёта, и практике приёмки.

Обязательно ли использовать форму М-2?

Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация может разработать собственную форму доверенности и закрепить её в учётной политике. В 1С такую форму добавляют как пользовательский макет или внешнюю печатную форму.

Как найти все доверенности, выданные конкретному сотруднику?

Откройте журнал доверенностей и установите отбор по полю «Физическое лицо» через кнопку «Ещё → Настроить список». Дополнительно можно отобрать по периоду и организации, чтобы увидеть действующие и погашенные доверенности сотрудника.

Доверенности не видны в разделе «Покупки». Что делать?

Сначала откройте документ через «Все функции → Документы → Доверенность» — если он там есть, проблема в настройке панелей разделов или функциональности. Если документа нет и там, проверьте права пользователя в профиле доступа либо обратитесь к администратору: возможно, роль на работу с доверенностями не назначена.

Что будет с пользовательским макетом после обновления конфигурации?

Макет, изменённый через «Макеты печатных форм», хранится в данных информационной базы и при обновлении сохраняется — он имеет приоритет над типовым. Риск в другом: если в новом релизе изменился состав параметров печатной формы, старый пользовательский макет может выводить неполные данные. После обновлений проверяйте печать на тестовом документе.