Как в 1С напечатать товарную накладную

Товарная накладная — один из самых часто печатаемых документов в учетных системах. В программах 1С она формируется автоматически на основании документа отгрузки: достаточно корректно заполнить документ реализации и выбрать нужную печатную форму. Ручного ввода данных в саму накладную не требуется — программа подставляет реквизиты организации, контрагента, номенклатуру, количество и суммы.

Порядок печати немного различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP кнопки печати расположены по-разному, но логика везде одинакова. Ниже разобраны основные сценарии: печать ТОРГ-12, печать из списка документов, настройка формы и решение типичных проблем.

Какие документы служат основанием для накладной

Товарная накладная в 1С не создается как самостоятельный документ — она является печатной формой документа отгрузки. В зависимости от конфигурации основанием выступают:

• 1С:Бухгалтерия 8 — документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия»;
• 1С:Управление торговлей 11 — документ «Реализация товаров и услуг»;
• 1С:ERP и Комплексная автоматизация — документ «Реализация товаров и услуг», часто созданный на основании заказа клиента;
• 1С:Розница — документ «Реализация товаров» при оптовой отгрузке.

Важно, чтобы документ был проведен. В большинстве конфигураций печатная форма доступна и для непроведенного документа, но тогда в накладную попадут данные, которые еще могут измениться, а нумерация и остатки не будут зафиксированы. Правильная последовательность: заполнить документ, проверить его, провести и только потом печатать.

Печать накладной из документа реализации

Основной сценарий — печать непосредственно из открытого документа. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. Найдите нужный документ в списке и откройте его двойным щелчком.
3. Убедитесь, что документ проведен (кнопка «Провести» недоступна, а в заголовке нет пометки о непроведенности).
4. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа.
5. В выпадающем списке выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)».
6. В открывшемся предварительном просмотре нажмите значок принтера или сочетание клавиш Ctrl+P.

В 1С:Управление торговлей 11 последовательность аналогична: откройте документ «Реализация товаров и услуг», нажмите «Печать» и выберите нужную форму. Если в списке несколько вариантов накладной (с ценами, без цен, с колонкой НДС), выберите ту, которая соответствует договоренности с покупателем.

1. 1
   Откройте проведенный документ реализации
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели
3. 3
   Выберите форму «Товарная накладная (ТОРГ-12)»
4. 4
   Проверьте данные в предварительном просмотре
5. 5
   Отправьте на принтер или сохраните в PDF

Печать из списка документов без открытия

Если нужно распечатать несколько накладных подряд, открывать каждый документ необязательно. В журнале документов выделите одну или несколько строк (через Ctrl или Shift), нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму. Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов — каждая накладная начнется с новой страницы.

Этот способ удобен в конце рабочего дня, когда менеджер печатает пакет документов по всем отгрузкам сразу. Учтите ограничение: при массовой печати недоступен предварительный просмотр каждой формы по отдельности — они объединяются в один табличный документ. Если нужно проверить конкретную накладную, откройте документ и распечатайте ее отдельно.

Что проверить в документе перед печатью

Качество печатной формы полностью зависит от полноты исходных данных. Перед печатью убедитесь, что заполнены:

• Организация — от ее имени выставляется накладная; в карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес;
• Контрагент и договор — покупатель; проверьте адрес доставки (грузополучателя), если он отличается от юридического адреса;
• Табличная часть «Товары» — номенклатура, количество, цены, ставки НДС;
• Номер и дата документа — именно они попадут в шапку накладной.

Если в напечатанной накладной пустые поля (например, нет адреса грузополучателя или подписанта), проблема почти всегда в незаполненных справочниках, а не в самой форме. Адреса контрагентов хранятся в карточке контрагента на закладке «Адреса», ответственные лица организации — в карточке организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка накладной

Норма

Заполнены наименование, ИНН/КПП и адреса поставщика и покупателя

Тревожный признак

Пустые поля адреса или реквизитов — проверьте карточки организации и контрагента

Табличная часть

Норма

Все позиции с количеством, ценой, суммой и ставкой НДС

Тревожный признак

Пропущенные строки или нулевые цены — проверьте документ реализации

Подписи

Норма

Указаны ФИО ответственных лиц

Тревожный признак

Пустые строки подписантов — заполните ответственных лиц организации

Сохранение накладной в PDF и отправка по почте

Часто накладную нужно не распечатать, а отправить контрагенту электронно. В окне предварительного просмотра нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Файл можно вложить в письмо или загрузить в систему ЭДО.

Во многих конфигурациях есть встроенная отправка: кнопка «Отправить» рядом с кнопкой «Печать» позволяет сразу сформировать письмо с вложенной накладной, если в 1С настроена учетная запись электронной почты. Для юридически значимого обмена используйте подключение к оператору ЭДО — тогда вместо печати бумажной накладной документ подписывается электронной подписью и передается контрагенту напрямую.

Если накладную нужно регулярно отправлять одним и тем же контрагентам, настройте обмен электронными документами (ЭДО). Это исключает печать, сканирование и ручную отправку, а статус доставки документа виден прямо в 1С.

Изменение печатной формы: что можно и чего нельзя

Стандартная форма ТОРГ-12 в типовой конфигурации редактируется ограниченно. В предварительном просмотре можно вручную поправить отдельные ячейки табличного документа, но такие правки не сохраняются — при повторной печати форма снова будет сформирована по данным документа. Ручное исправление печатной формы вместо исправления документа — распространенная ошибка: данные в учете и на бумаге разойдутся.

Если требуется постоянно измененная форма (дополнительные колонки, логотип, иной порядок полей), правильные варианты такие:

• подключение внешней печатной формы через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»);
• доработка макета конфигуратором — требует снятия конфигурации с полной поддержки и навыков разработки;
• использование готовой внешней формы, разработанной под вашу конфигурацию.

Типичные проблемы при печати и их решение

Чаще всего пользователи сталкиваются со следующими ситуациями. Если кнопка «Печать» неактивна или в списке нет ТОРГ-12, проверьте вид операции документа: форма накладной доступна только для реализации товаров, а не для актов услуг. Если в накладной не выводятся подписи, заполните ответственных лиц в карточке организации (раздел «Главное» → «Организации» → закладка с подписантами или «Ответственные лица»).

Если таблица товаров обрезается или переносится некорректно, проверьте настройки масштаба печати и полей страницы в предварительном просмотре, а также длину наименований номенклатуры. При печати на нескольких страницах убедитесь, что включен вывод итогов по страницам и общего итога — в типовой ТОРГ-12 это предусмотрено автоматически.

FAQ: частые вопросы о печати накладных в 1С

Можно ли напечатать накладную без цен и сумм?

Да, в ряде конфигураций доступны варианты формы без цен (например, для передачи товара экспедитору). Если такой формы нет в списке печати, ее можно подключить как внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчеты и обработки».

Как напечатать накладную задним числом?

Измените дату документа реализации на нужную, перепроведите его и распечатайте форму. Учтите, что изменение даты проведенного документа влияет на остатки и последовательность документов — при закрытом периоде потребуется согласование с бухгалтером.

Почему в накладной нет номера или он отличается от ожидаемого?

Номер присваивается документу при записи согласно нумератору конфигурации. Если номер сбит (например, после ручного ввода), проверьте нумерацию в начале периода или используйте механизм обновления нумерации. В печатную форму выводится номер именно документа-основания.

Как поставить логотип компании на накладную?

В типовой ТОРГ-12 логотип не предусмотрен. Добавить его можно через внешнюю печатную форму с измененным макетом либо доработкой конфигурации. Это не влияет на юридическую значимость документа.

Можно ли подписать накладную электронной подписью вместо печати?

Да, если в 1С настроен обмен электронными документами с оператором ЭДО и у организации есть квалифицированная электронная подпись. Документ отправляется контрагенту в электронном виде и имеет юридическую силу без бумажного экземпляра.

Что делать, если принтер печатает накладную с обрезанными полями?

Откройте предварительный просмотр, проверьте ориентацию страницы (для ТОРГ-12 обычно альбомная), поля и масштаб. Также проверьте настройки самого принтера — иногда драйвер добавляет собственные поля или масштабирование «по размеру страницы».