Как в 1С напечатать конверт с адресом

Печать конверта с адресом контрагента — типовая задача в 1С, но «из коробки» в большинстве конфигураций готовой кнопки «Напечатать конверт» нет. Это не значит, что задача нерешаема: адрес уже хранится в карточке контрагента, а распечатать его на конверте можно несколькими способами — через внешнюю печатную форму, через макет в конфигураторе или через копирование адреса в Word со специальным шаблоном.

Выбор способа зависит от того, какая у вас конфигурация (Управление торговлей, Бухгалтерия, Управление нашей фирмой), есть ли доступ к конфигуратору и насколько часто нужно печатать конверты. Разовая отправка письма и ежедневная рассылка сотен конвертов — разные сценарии, и для них оптимальны разные решения.

Ниже разобраны рабочие варианты: от самого быстрого, не требующего доработок, до полноценной печатной формы, встроенной в карточку контрагента. Отдельно описаны настройки принтера, потому что именно на этапе печати чаще всего «ломается» результат: конверт нестандартного размера требует ручной подачи и корректных полей.

Почему в типовой 1С нет кнопки «Печать конверта»

В конфигурациях вроде «1С:Бухгалтерия», «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой» печатные формы привязаны к документам: счета, накладные, акты, доверенности. Конверт — не учётный документ, поэтому в стандартный комплект печатных форм он не входит. Адрес при этом в базе есть: он хранится в контактной информации справочника «Контрагенты» (или «Партнёры» в УТ и ERP).

Это означает, что задача сводится к двум шагам: извлечь адрес из карточки контрагента и вывести его на лист формата конверта. Первый шаг во всех способах одинаковый, различается только механизм вывода — внешняя обработка, макет табличного документа или внешний редактор.

Перед началом работы проверьте, что адрес у контрагента заполнен корректно: откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Адреса» (или раздел контактной информации) и убедитесь, что поля «Индекс», «Регион», «Город», «Улица, дом» заполнены. Печатная форма возьмёт данные именно оттуда, и пропущенный индекс или «Юридический адрес: не задан» попадут на конверт как есть.

Способ 1. Внешняя печатная форма конверта

Самый практичный вариант для регулярной печати — подключить внешнюю печатную форму (файл .epf), которая добавит кнопку «Конверт» в меню «Печать» карточки контрагента или документа. Такие формы распространяются на профильных ресурсах и в типовых подсистемах; при наличии навыков её можно написать самостоятельно за час.

Для подключения нужно, чтобы в конфигурации была включена подсистема дополнительных отчётов и обработок. В «Бухгалтерии» и «Управлении торговлей» путь такой: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → включить флажок «Дополнительные отчёты и обработки» → открыть список и добавить файл внешней формы. После добавления в настройках обработки указывается, к каким объектам она привязана — выберите справочник «Контрагенты».

После подключения откройте карточку контрагента, нажмите «Печать» и выберите появившуюся форму конверта. На экран выведется табличный документ с адресом отправителя и получателя, размеченный под конверт. Останется отправить его на принтер с правильными настройками бумаги — об этом отдельный раздел ниже.

1. 1
   Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → включить «Дополнительные отчёты и обработки»
2. 2
   Открыть список дополнительных обработок и добавить файл .epf с формой конверта
3. 3
   В карточке обработки указать принадлежность: справочник «Контрагенты»
4. 4
   Открыть карточку контрагента → Печать → выбрать форму конверта
5. 5
   Проверить предпросмотр: адрес получателя, адрес отправителя, индекс

Если в файловой базе работает несколько пользователей, форму подключает администратор один раз — кнопка появится у всех. В клиент-серверном варианте учитывайте, что обработка хранится в базе, а не на компьютере пользователя, поэтому повторная установка на каждом рабочем месте не нужна.

Способ 2. Собственный макет в конфигураторе

Если у вас есть доступ к конфигуратору и база не на полной поддержке (или вы готовы снять объект с поддержки), макет конверта можно создать прямо в конфигурации. Это даёт полный контроль над вёрсткой: шрифт, положение блоков, поле для индекса в виде отдельных ячеек.

Общая логика такая: в общих макетах создаётся табличный документ размером примерно 220×110 мм (формат C5 или DL), на нём размещаются именованные области «Отправитель» и «Получатель». Затем в модуле менеджера справочника «Контрагенты» или в команде печати добавляется процедура, которая заполняет области данными из контактной информации и выводит результат.

Для извлечения адреса используется стандартный механизм контактной информации: данные хранятся в табличной части «КонтактнаяИнформация» в виде значений полей, а представление адреса формируется функциями подсистемы управления контактной информацией. В типовых конфигурациях достаточно обратиться к представлению нужного вида адреса — вручную склеивать строку из полей не требуется.

Более современная альтернатива прямой доработке — расширение конфигурации. Расширение позволяет добавить команду печати и макет, не снимая объекты с поддержки, и переживает обновления без ручного сопоставления. Для баз, которые регулярно обновляются, это предпочтительный вариант.

Способ 3. Быстрая печать через Word без доработок

Если конверт нужен разово и нет ни прав, ни желания подключать обработки, адрес можно перенести в Word вручную. Откройте карточку контрагента, скопируйте представление адреса, вставьте в документ Word, настроенный под размер конверта, и распечатайте.

В Word размер страницы задаётся через «Макет» → «Размер» → «Другие размеры бумаги»: для конверта DL это 110×220 мм, для C5 — 162×229 мм. Ориентация — альбомная, поля — узкие, но не меньше минимально допустимых для вашего принтера (обычно около 5 мм, уточняется в документации к устройству). Текст получателя принято размещать в правой нижней части, отправителя — в левом верхнем углу.

Способ подходит для единичных писем, но при массовой рассылке ручное копирование превращается в источник ошибок: перепутанные адреса, потерянные индексы. Для десятков конвертов в месяц и больше стоит один раз настроить внешнюю форму.

Сравнение способов печати конверта

Внешняя печатная форма

Подходит для регулярной печати; требует включённой подсистемы дополнительных обработок, не затрагивает конфигурацию

Макет в конфигураторе или расширение

Полный контроль над вёрсткой; нужны навыки разработки, при доработке типовой конфигурации — риски при обновлении

Копирование в Word

Быстро и без настройки; подходит только для разовых писем, при массовой печати высок риск ошибок

Настройка принтера под конверт

Даже идеально свёрстанная форма не распечатается корректно, если принтер не знает, что в него загружен конверт. Конверты печатаются через лоток ручной (приоритетной) подачи — он есть почти у всех лазерных и струйных принтеров. Конверт вставляется короткой или длинной стороной вперёд в зависимости от модели; ориентацию подсказывает пиктограмма на лотке.

В диалоге печати 1С (или Word) откройте свойства принтера и укажите: тип бумаги — «Конверт», размер — фактический размер вашего конверта (DL, C5, C4), источник — лоток ручной подачи. Если в списке размеров нужного нет, создайте пользовательский размер с точными габаритами в миллиметрах. Несовпадение размера в драйвере и реального конверта — главная причина смещения текста и обрезанного индекса.

Перед печатью тиража сделайте контрольный оттиск на обычном листе, предварительно вырезав или начертив габарит конверта, либо распечатайте один конверт и проверьте: адрес не уходит за край, индекс читается, текст не смазан. На лазерных принтерах плотные конверты иногда требуют режима «плотная бумага», чтобы тонер закрепился нормально.

Контрольные точки

Как проверить результат печати

Положение адреса получателя

Норма

Текст в правой нижней части, не доходит до краёв минимум на 10–15 мм

Тревожный признак

Строки обрезаны или ушли на клапан конверта

Индекс

Норма

Все 6 цифр читаются, попадают в разметку

Тревожный признак

Цифры обрезаны или съехали

Качество закрепления

Норма

Текст не смазывается при лёгком трении

Тревожный признак

Тонер осыпается — увеличьте плотность бумаги в настройках

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустой или неполный адрес на конверте. Причина почти всегда в данных: у контрагента заполнен юридический адрес, а форма берёт почтовый, или адрес введён произвольной строкой без разбивки по полям, и механизм контактной информации не может сформировать представление. Лечится заполнением адреса через стандартную форму ввода адреса (с классификатором), а не ручным текстом.

Вторая группа ошибок — полиграфические: текст смещён, индекс обрезан, конверт зажёван. Смещение возникает из-за несовпадения размера бумаги в драйвере и реального конверта; зажёвывание — из-за попытки прогнать плотный конверт через основной лоток или из-за загнутого клапана. Клапан перед печатью распрямите, конверты с окном и металлическими скобами в лазерный принтер не загружайте — есть риск повредить печку.

Третья ошибка — массовая печать без контрольного экземпляра. Если тираж большой, распечатайте сначала 2–3 конверта на разных контрагентах и сверьте адреса с карточками. Ошибка в макете или в данных, обнаруженная после сотни отпечатков, стоит времени и расходников.

Если конверты печатаются регулярно по одному списку контрагентов (например, ежемесячная рассылка), удобно сделать отбор контрагентов по группе и выводить конверты пакетом: одна внешняя форма может сформировать сразу несколько листов-конвертов подряд. Это сокращает ручную работу до загрузки пачки конвертов в лоток.

FAQ

Можно ли напечатать конверт прямо из документа, например из счёта?

Да, если внешняя печатная форма привязана к документу. В настройках дополнительной обработки укажите нужный вид документа — тогда кнопка конверта появится в его меню «Печать», а адрес форма возьмёт из контрагента, указанного в документе.

Какой размер конверта выбрать для деловой переписки?

Чаще всего используют форматы DL (110×220 мм, под лист A4, сложенный втрое) и C5 (162×229 мм, под лист A4, сложенный вдвое). Выбирайте тот, который у вас фактически закуплен, и именно его указывайте в настройках принтера.

Почему на конверте печатается старый адрес контрагента?

Печатная форма берёт данные из карточки контрагента на момент печати. Если адрес недавно меняли, проверьте, что изменение сохранено в нужном виде адреса (юридический, фактический, почтовый) — форма может читать другой вид, чем тот, который вы отредактировали.

Можно ли печатать индекс в специальных ячейках-квадратиках?

Да, в собственном макете или внешней форме область индекса размечают на шесть отдельных ячеек и выводят цифры по одной. В типовом механизме такой разметки нет, поэтому потребуется доработка макета — вручную в Word это делается таблицей с границами.

Конверт зажёвывает в лазерном принтере. Что делать?

Используйте лоток ручной подачи, загружайте по одному конверту, распрямите клапан и выберите в драйвере тип бумаги «Конверт» — принтер снизит скорость и температуру. Плотные или самоклеящиеся конверты некоторые модели принтеров не поддерживают — сверьтесь с документацией устройства.

Нужна ли доработка конфигурации для печати конвертов в 1С:Фреш?

В облачном сервисе конфигуратор недоступен, поэтому рабочий путь — внешняя печатная форма, если тариф и конфигурация разрешают подключение дополнительных обработок, либо выгрузка адреса и печать через Word. Проверьте в настройках, включена ли подсистема дополнительных отчётов и обработок.