Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С напечатать акт выполненных работ
Пошаговая инструкция, как в 1С напечатать акт выполненных работ: из документа реализации, списка документов и с подстройкой печатной формы под требования.
Акт выполненных работ в 1С формируется на основании документа реализации услуг: в типовых конфигурациях для этого есть готовая печатная форма, которую можно вывести на экран, отправить на принтер или сохранить в файл. Чаще всего печать выполняется кнопкой «Печать» внутри документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Оказание услуг» — в зависимости от конфигурации и её версии.
Проблемы обычно возникают не с самой печатью, а с подготовкой: в акт не попадают нужные услуги, форма не соответствует требованиям контрагента, либо документ вовсе не проведён и печатная форма недоступна. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей», способы вывода акта из списка документов, настройка формы и типичные ошибки.
Подготовка документа перед печатью акта
Печатная форма акта строится на данных документа, поэтому сначала убедитесь, что документ создан корректно. В «1С:Бухгалтерия 8» это раздел «Продажи» — «Реализация (акты, накладные, УПД)», вид операции «Услуги (акт)». В «1С:Управление торговлей» — документ «Реализация товаров и услуг» или «Акт выполненных работ» в зависимости от версии.
Проверьте ключевые реквизиты: организация, контрагент и договор должны быть заполнены, табличная часть «Услуги» — содержать номенклатуру с типом «Услуга», количеством, ценой и ставкой НДС. Если в договоре указаны особые условия (например, расчёты в валюте), акт сформируется с учётом этих настроек.
Документ должен быть проведён. Непроведённый или помеченный на удаление документ в ряде конфигураций не даст сформировать печатную форму либо выведет её с предупреждением. Также проверьте дату документа: именно она попадёт в акт как дата оказания услуг.
Что проверить перед печатью
Документ проведён, рядом нет красной пометки
Документ не проведён или помечен на удаление
Заполнены услуги с количеством, ценой и суммой
Пустые строки или нулевые суммы
Организация, контрагент и договор выбраны
Поле договора пустое — в акте не будет основания
Печать акта из открытого документа
Самый частый сценарий — печать прямо из формы документа. Откройте нужную реализацию и найдите в командной панели кнопку «Печать». В выпадающем списке выберите пункт «Акт об оказании услуг» (название может отличаться: «Акт выполненных работ», «Акт об оказании производственных услуг»). После выбора на экране откроется предварительный просмотр табличного документа.
В окне предварительного просмотра доступны стандартные действия: отправка на принтер через кнопку с изображением принтера, настройка параметров страницы (альбомная или книжная ориентация, поля, масштаб), сохранение в PDF или Excel через «Файл — Сохранить копию». Если акт нужно отправить контрагенту, удобнее сохранить его в PDF — формат сохранит вёрстку на любом устройстве.
- 1Откройте проведённый документ реализации услуг
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели
- 3Выберите «Акт об оказании услуг» или «Акт выполненных работ»
- 4Проверьте форму в предварительном просмотре
- 5Отправьте на принтер или сохраните в PDF
Если печать выполняется регулярно, обратите внимание на кнопку с принтером без выпадающего списка — она отправляет на печать форму, использованную в прошлый раз, минуя выбор. Это ускоряет работу, но может привести к печати не того документа, если ранее выбиралась накладная.
Печать акта из списка документов
Когда актов много, открывать каждый документ необязательно. В журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» выделите один или несколько документов (с зажатой клавишей Ctrl) и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует акты по всем выделенным документам и выведет их единым пакетом в предварительный просмотр.
Этот способ удобен при закрытии месяца, когда нужно распечатать комплект документов по нескольким контрагентам. Учтите ограничение: массовая печать использует один и тот же вариант формы для всех выделенных документов, поэтому документы с разными требованиями к оформлению лучше печатать отдельно.
Если нужной печатной формы нет в списке
Состав кнопки «Печать» зависит от вида операции документа и настроек конфигурации. Если акта в списке нет, сначала проверьте вид операции: для документа с видом «Товары (накладная)» форма акта недоступна — смените операцию на «Услуги (акт)» или создайте отдельный документ.
Второй вариант — внешние и дополнительные печатные формы. Откройте «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» и убедитесь, что включён флаг «Дополнительные отчеты и обработки». Если бухгалтерия использует подключённую внешнюю форму акта (например, с особыми графами по требованию крупного заказчика), она появится в меню «Печать» после подключения через «Дополнительные отчеты и обработки».
Третий путь — универсальный механизм «Ещё — Изменить форму» не подходит для печатных форм, но в некоторых конфигурациях доступен пункт «Печать — Все печатные формы документа», который показывает полный перечень доступных вариантов, включая редко используемые.
Как выбрать действие
Настройка содержимого акта
Стандартная форма акта выводит номер и дату документа, наименования сторон, договор-основание, таблицу услуг и итоговую сумму прописью. Часть параметров меняется без доработки: например, в «1С:Бухгалтерии» в настройках печатной формы (кнопка с шестерёнкой в окне предпросмотра или в карточке договора) можно управлять выводом номера по порядку или по номеру документа.
Данные о руководителе и главном бухгалтере подтягиваются из карточки организации (раздел «Главное — Реквизиты организации», вкладка с подписантами). Если в акте пустые подписи или устаревшие ФИО — исправлять нужно именно там, а не в печатной форме. Аналогично ответственные лица контрагента берутся из его карточки.
Если требуется изменить сам макет — добавить графу, изменить формулировку заголовка — это делается через конфигуратор (макет печатной формы документа) или через подключение внешней печатной формы. Самостоятельное изменение макета в типовой конфигурации затруднит последующие обновления, поэтому предпочтительный путь — внешняя обработка.
Отправка акта через ЭДО вместо бумаги
Если с контрагентом настроен электронный документооборот, печатать акт на бумаге часто не требуется: документ отправляется кнопкой «ЭДО — Отправить» прямо из формы реализации. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью, имеет юридическую силу и принимается налоговыми органами.
Проверить статус отправки можно в том же документе: в панели ЭДО отображается, доставлен ли акт и подписан ли он встречной подписью контрагента. Бумажную копию при этом можно распечатать для внутреннего архива тем же способом через кнопку «Печать» — она будет носить справочный характер.
Типичные ошибки и их устранение
Наиболее частая проблема — пустая или неполная таблица услуг в акте. Причина почти всегда в данных документа: незаполненное количество, нулевая цена или номенклатура с типом «Товар» вместо «Услуга» (в некоторых формах товары в акт не выводятся). Исправьте табличную часть, перепроведите документ и сформируйте форму заново.
Вторая группа ошибок связана с самой печатью: акт обрезается по краям или разбивается на лишние страницы. Это решается в настройках страницы предварительного просмотра — уменьшите масштаб, включите автоподбор ширины или смените ориентацию на альбомную. Также проверьте, что в системе выбран правильный принтер и размер бумаги A4.
FAQ
Можно ли напечатать акт без договора в документе?
Технически форма сформируется, но строка основания останется пустой, что часто вызывает вопросы у контрагента и проверяющих. Заполните договор в документе до печати — акт подтянет его номер и дату автоматически.
Как сохранить акт в PDF для отправки по почте?
В окне предварительного просмотра выберите «Файл — Сохранить копию» и укажите формат PDF. Альтернатива — виртуальный PDF-принтер операционной системы: отправьте акт на «печать» на него, и файл сохранится в выбранную папку.
Почему в акте не выводится сумма прописью?
Сумма прописью формируется из итога табличной части. Если итог нулевой или валюта документа отличается от валюты регламентированного учёта, строка может быть пустой или в иной валюте. Проверьте суммы и валюту документа.
Как напечатать акт задним числом?
Акт печатается с датой документа, поэтому достаточно установить нужную дату в шапке реализации. Учтите, что изменение даты проведённого документа закрытого периода может потребовать открытия периода и влияет на учётные регистры — согласуйте это с бухгалтерией.
Можно ли добавить в акт дополнительные графы без программиста?
В типовой форме состав граф фиксирован. Часть настроек (вывод номера, подписантов) доступна пользователю, но добавление новых колонок требует внешней печатной формы. Если доработка нужна разово, можно сформировать акт, сохранить его в Excel и дополнить вручную.
Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не проведён или у пользователя недостаточно прав на печать документов этого вида. Проведите документ; если кнопка по-прежнему недоступна — обратитесь к администратору 1С для проверки ролей и прав доступа.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ печатается из проведённого документа реализации услуг кнопкой «Печать», а для нескольких документов — из списка. Содержимое формы зависит от данных документа и карточек организации и контрагента, а изменение макета безопаснее делать через внешнюю печатную форму. При настроенном ЭДО бумажная печать часто вовсе не нужна.