Как в 1С найти платежное поручение по контрагенту

Найти платежное поручение по контрагенту в 1С можно несколькими способами: через журнал банковских документов с отбором, через карточку контрагента, через отчеты по банку и через полнотекстовый поиск. Выбор зависит от того, что известно заранее — только название организации, период платежа, сумма или назначение платежа.

Инструкция применима к конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 3.0), «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса, но логика поиска везде одинаковая: платежное поручение — это документ, у которого контрагент хранится в реквизите «Получатель» (или «Контрагент»), и по нему можно строить отбор.

Ниже разобраны все рабочие способы поиска, настройка отборов, типичные ошибки и способы проверить, что найден именно нужный документ, а не похожий платеж другому контрагенту с похожим названием.

Где в 1С хранятся платежные поручения

Платежные поручения в типовых конфигурациях находятся в разделе «Банк и касса» (в «1С:Бухгалтерии 3.0») или «Казначейство» (в ERP и КА). Основной журнал — «Платежные поручения», рядом обычно расположены «Банковские выписки» и «Платежные требования».

Важно понимать разницу: платежное поручение — это документ, который вы отправляете в банк, а факт списания денег фиксируется отдельным документом «Списание с расчетного счета» на основании выписки. Если платежка создана, но выписка не загружена, документ существует, но движения по счетам может не быть. Это влияет на поиск через отчеты.

Если платежное поручение создано на основании другого документа (счета на оплату, заявки на расходование средств), оно связано с ним, и найти платежку можно также из документа-основания через кнопку перехода к связанным объектам.

Поиск через журнал платежных поручений с отбором

Самый прямой способ — отбор в журнале документов. Откройте «Банк и касса — Банк — Платежные поручения». В верхней части списка обычно есть быстрые отборы: по организации, банковскому счету и периоду. Установите период, чтобы сузить выборку.

Для отбора по контрагенту нажмите «Еще — Настроить список». В открывшемся окне добавьте элемент отбора: поле «Контрагент» (в некоторых конфигурациях — «Получатель»), вид сравнения «Равно», значение — нужный контрагент из справочника. После нажатия «Завершить редактирование» в журнале останутся только платежки этому контрагенту.

1. 1
   Откройте Банк и касса — Платежные поручения
2. 2
   Установите период и организацию в шапке журнала
3. 3
   Нажмите Еще — Настроить список
4. 4
   Добавьте отбор: Контрагент равно нужному значению
5. 5
   Проверьте список и откройте нужный документ двойным щелчком

Если контрагента нет под рукой в справочнике или название точно неизвестно, используйте вид сравнения «Содержит» и введите фрагмент наименования, например «Ромашка». Это найдет и «ООО Ромашка», и «Ромашка-Трейд». Учтите, что отбор по подстроке работает медленнее на больших базах.

После работы отбор стоит снять или сохранить как вариант списка, иначе при следующем открытии журнала вы увидите неполный список и можете решить, что документы «пропали».

Поиск из карточки контрагента

Второй удобный путь — от контрагента к его документам. Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужную организацию и откройте карточку. В зависимости от конфигурации в карточке есть панель навигации или кнопки перехода: «Документы», «Платежные поручения», «Расчеты с контрагентом».

В «1С:Бухгалтерии 3.0» в карточке контрагента доступна команда перехода к связанным документам, а также отчет «Документы по контрагенту». В ERP и Комплексной автоматизации удобен отчет «Ведомость расчетов с партнерами» или обработка связанных объектов.

Этот способ хорош, когда нужно увидеть всю историю взаимодействия: договоры, счета, реализации и оплаты в одном месте. Минус — список документов может быть большим, и платежку придется искать по дате или сумме уже внутри него.

Поиск через отчеты и выписку

Если нужно подтвердить не только наличие платежного поручения, но и факт оплаты, используйте отчеты. В «1С:Бухгалтерии» подойдут:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 с отбором по контрагенту — покажет обороты по платежам;
• Анализ счета 51 — движения по расчетному счету с расшифровкой до документов;
• Карточка счета 60 или 62 по контрагенту — оплаты поставщику или от покупателя с привязкой к документам расчетов.

В любом из этих отчетов двойной щелчок по сумме или документу открывает карточку документа — так вы выйдете на конкретное «Списание с расчетного счета», а из него — на платежное поручение, если оно было основанием.

Учтите ограничение: отчеты строятся по проведенным документам, отражающим движение денег. Платежное поручение, которое только подготовлено, но не оплачено, в оборотах по 51 счету не появится. Для поиска неоплаченных поручений используйте журнал документов с отбором по состоянию оплаты.

Полнотекстовый и универсальный поиск

Когда известны только косвенные данные — номер поручения, сумма, фрагмент назначения платежа — помогает полнотекстовый поиск. В «1С:Бухгалтерии» строка поиска находится в правом верхнем углу главного окна (значок лупы). Введите номер документа или текст из назначения платежа — система покажет найденные объекты, среди которых будут и платежные поручения.

Полнотекстовый поиск работает, только если он включен в настройках программы (раздел «Администрирование — Общие настройки — Полнотекстовый поиск») и индекс обновляется. Если поиск не находит заведомо существующий документ, попросите администратора обновить индекс.

Дополнительно в журнале платежных поручений работает поиск по строке (Ctrl+F): программа ищет по текущей колонке списка. Чтобы искать по назначению платежа, сначала выведите эту колонку в список через «Еще — Изменить форму» или используйте настройку списка.

Сравнение способов поиска

Отбор в журнале

Быстрый и точный, если известен контрагент. Не показывает непроведенные движения по счетам, но видит неоплаченные поручения.

Карточка контрагента

Удобен для просмотра всей истории по контрагенту. Медленнее, если документов много.

Отчеты по счетам

Подтверждают факт оплаты. Не показывают платежки без загруженной выписки.

Полнотекстовый поиск

Находит по номеру и тексту назначения. Требует включенного индекса и может выдавать лишние результаты.

Как убедиться, что найдено нужное поручение

После отбора по контрагенту проверьте реквизиты документа перед тем, как ссылаться на него или отправлять контрагенту подтверждение. Совпасть должны: наименование и ИНН получателя, расчетный счет получателя и банк, сумма, назначение платежа, дата и номер поручения.

Обратите внимание на статус документа: проведен он или нет, оплачен ли по выписке. В журнале неоплаченные поручения обычно визуально отличаются (нет отметки об оплате). Если документ помечен на удаление, он отображается перечеркнутым — такое поручение не является действующим.

Частая ситуация — у контрагента несколько договоров или несколько записей в справочнике (дубли). Отбор по одному дублю не покажет платежки, оформленные на другой. Если документов подозрительно мало, проверьте справочник контрагентов на дубли по ИНН.

Контрольные точки

Как проверить результат

Контрагент и ИНН в документе

Норма

Совпадают с нужным получателем

Тревожный признак

Похожее название, но другой ИНН — это другой контрагент

Статус документа

Норма

Проведен, есть отметка об оплате по выписке

Тревожный признак

Не проведен или помечен на удаление

Сумма и назначение платежа

Норма

Совпадают с ожидаемым платежом

Тревожный признак

Сумма другая — возможно, это частичная оплата или другой счет

Количество найденных документов

Норма

Соответствует ожидаемому числу платежей

Тревожный признак

Документов меньше — проверьте дубли контрагента и период отбора

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — забытый отбор. Если ранее вы настраивали список и не сбросили отбор, часть документов скрыта. Признак: в заголовке списка или рядом с кнопкой «Еще» видны признаки активного отбора, а документов меньше обычного. Снимите отбор через «Настроить список».

Вторая ошибка — неправильный период. Журналы документов по умолчанию могут показывать ограниченный интервал. Расширьте период или установите его явно перед поиском.

Третья — поиск не в той организации. Если в базе ведется несколько юрлиц, платежка могла быть создана от другой организации. Проверьте отбор по полю «Организация».

Ограничение по правам: если у пользователя нет доступа к банковским документам, журнал будет пустым или недоступным. Это настраивается администратором через роли и профили групп доступа.

Частые вопросы

Можно ли найти платежное поручение только по сумме?

Да. В журнале платежных поручений добавьте в настройке списка отбор по полю «Сумма документа» с видом сравнения «Равно». Если точная сумма неизвестна, используйте «Больше или равно» и «Меньше или равно» для диапазона. Надежнее комбинировать сумму с периодом или контрагентом.

Почему платежка есть в журнале, но ее нет в оборотке по 51 счету?

Платежное поручение само по себе не формирует движения по счету 51 — их создает документ «Списание с расчетного счета» при загрузке банковской выписки. Если выписка не загружена или списание не проведено, в оборотах платежа не будет.

Как найти все платежки контрагенту за год одним списком?

Откройте журнал платежных поручений, установите период на весь год и добавьте отбор по контрагенту через «Еще — Настроить список». Альтернатива — отчет «Анализ счета 51» с отбором по контрагенту, но он покажет только оплаченные документы.

Что делать, если контрагент задвоен и платежки разбросаны по двум карточкам?

Найдите обе карточки по ИНН в справочнике контрагентов и соберите документы по каждой. Затем выполните объединение дублей штатной обработкой поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование — Обслуживание») — ссылки в документах будут заменены на основную карточку. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Как найти платежное поручение по номеру, если известен только он?

Используйте полнотекстовый поиск (лупа в правом верхнем углу) — введите номер. Либо в журнале платежных поручений отсортируйте список по колонке «Номер» и найдите значение вручную, либо используйте поиск по строке (Ctrl+F) по этой колонке.

Видит ли поиск платежки, созданные в клиент-банке и загруженные в 1С?

Да, если при обмене с клиент-банком платежные поручения загружались в базу как документы. Если же загружались только выписки, исходящих платежных поручений в базе может не быть — тогда ищите документ «Списание с расчетного счета», который содержит те же реквизиты получателя.