Как изменить печатную форму УПД в 1С

Универсальный передаточный документ (УПД) в 1С формируется из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» и выводится по стандартному макету, утверждённому ФНС. Однако на практике часто требуется доработать форму: добавить логотип компании, вывести дополнительные реквизиты договора, изменить подписантов, добавить колонку с артикулом или штрихкодом.

Способ изменения зависит от задачи. Простые изменения — подписи, дополнительные колонки, контактные данные — выполняются штатными средствами без программирования. Сложные правки макета требуют либо подключения внешней печатной формы, либо доработки конфигурации в конфигураторе.

Важно понимать: формат УПД и состав обязательных реквизитов закреплены нормативно. Менять можно оформление и добавлять необязательные сведения, но удалять обязательные поля (номер, дату, наименование продавца и покупателя, ИНН, стоимостные показатели) нельзя — такой документ контрагент не сможет принять к учёту.

Определите, что именно нужно изменить

Прежде чем выбирать инструмент, сформулируйте задачу конкретно. От этого зависит весь дальнейший путь: одни правки выполняются за минуту в пользовательском режиме, другие требуют разработки внешней обработки.

Маршрут решения

Как выбрать способ изменения

Нужно добавить в форму дополнительный реквизит (номер договора, условия оплаты, грузополучатель)Используйте механизм дополнительных реквизитов и сведений — настройка без программирования

Нужно изменить подписанта или его должностьОтредактируйте данные ответственных лиц организации в карточке организации

Нужно изменить расположение блоков, шрифты, логотип, добавить произвольные колонкиСоздайте и подключите внешнюю печатную форму

Внешняя форма не подходит, нужна глубокая интеграция с механизмами конфигурацииДорабатывайте макет в конфигураторе, предварительно сняв объект с полной поддержки

Частая ситуация: бухгалтер просит «поправить УПД», а на деле нужно всего лишь сменить подписанта или добавить строку с номером договора. Такие задачи решаются штатными средствами, и лезть в конфигуратор не нужно.

Изменение подписантов и реквизитов организации

Должность и ФИО подписанта в УПД подтягиваются из карточки организации. Откройте раздел «Главное → Реквизиты организации» (или «Справочники → Организации» в зависимости от конфигурации) и проверьте блок ответственных лиц.

В типовых конфигурациях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация») подписи в УПД формируются из данных о руководителе и главном бухгалтере, либо из ответственных лиц, указанных в самом документе реализации. Если подписание передано доверенному лицу, укажите его в документе — в поле ответственного или через реквизит «Доверенность».

После изменения данных в карточке организации переформируйте печатную форму: откройте документ, нажмите «Печать → Универсальный передаточный документ (УПД)» и проверьте, что новые данные подтянулись. Учтите, что в уже проведённых документах подписант может быть зафиксирован — тогда измените его в самом документе.

Добавление дополнительных реквизитов без программирования

Механизм дополнительных реквизитов и сведений позволяет вывести в печатную форму произвольные данные: номер и дату договора, условия оплаты, ответственного менеджера, реквизиты грузополучателя. Это самый безопасный способ доработки — конфигурация остаётся на поддержке.

1. 1
   Откройте «Администрирование → Общие настройки» и включите флажок «Дополнительные реквизиты и сведения»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Дополнительные реквизиты» и выберите набор «Реализация (акт, накладная, УПД)»
3. 3
   Создайте новый реквизит, например «Номер договора», укажите тип значения
4. 4
   Заполните значение реквизита в документе на вкладке «Дополнительно»
5. 5
   При печати УПД откройте настройки формы и проверьте, выводится ли реквизит — в ряде конфигураций дополнительные сведения выводятся автоматически в специальный блок

Ограничение метода: расположение дополнительных реквизитов в форме фиксировано типовым макетом. Вы не сможете произвольно разместить их в любом месте документа — они выводятся в предусмотренной области, обычно в разделе дополнительных сведений.

Подключение внешней печатной формы

Внешняя печатная форма — это файл обработки с расширением .epf, который подключается к конфигурации без её изменения. Это основной способ серьёзной доработки макета УПД: можно перестроить структуру документа, добавить логотип, изменить колонки табличной части, вывести штрихкоды.

Готовую внешнюю форму можно заказать разработчику или адаптировать из типового макета самостоятельно, если у вас есть навыки работы в конфигураторе. Подключение выполняется в пользовательском режиме.

1. 1
   Откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»
2. 2
   Включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки»
3. 3
   Перейдите по ссылке «Дополнительные отчеты и обработки» и нажмите «Создать» или «Добавить из файла»
4. 4
   Выберите файл внешней обработки (.epf) и подтвердите загрузку
5. 5
   В карточке обработки проверьте назначение: должна быть указана команда печати для документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»
6. 6
   Откройте документ реализации, нажмите «Печать» — новая форма появится в списке команд

Если внешняя форма не появилась в списке печати, проверьте: корректно ли заполнены сведения о назначении в модуле обработки, не блокирует ли её антивирус при загрузке, достаточно ли прав у пользователя. Также убедитесь, что обработка регистрирует команду именно для УПД, а не только для счёта-фактуры или ТОРГ-12.

Редактирование макета в конфигураторе

Этот способ — крайняя мера, когда внешняя форма по каким-то причинам не подходит. Изменение типового макета требует снятия объекта с полной поддержки, что усложняет последующие обновления конфигурации: при каждом обновлении доработанный макет может конфликтовать с типовым.

Макет УПД в типовых конфигурациях обычно находится в общих макетах (например, «МакетУПД» или в составе обработки печати УПД) либо в макетах менеджера печати документа реализации. Точное расположение зависит от конфигурации и её версии — ищите через глобальный поиск по слову «УПД» в процедурах формирования печатной формы.

Типовая последовательность: откройте конфигуратор, найдите процедуру печати УПД (обычно в общем модуле печати или модуле менеджера документа), определите, какой макет она использует, скопируйте макет и внесите правки. Изменения вносятся в табличный документ: области, параметры, шаблоны ячеек.

Проверка результата и передача документа контрагенту

После любой доработки сформируйте УПД из реального документа и проверьте его внимательно. Особое внимание — на итоговые суммы, нумерацию строк и корректность вывода новых полей при разном количестве позиций: проверьте документ с одной строкой и с несколькими страницами.

Контрольные точки

Как проверить доработанную форму

Обязательные реквизиты

Норма

Номер, дата, наименования и ИНН сторон, суммы, ставки и суммы НДС на месте и заполнены

Тревожный признак

Какое-либо обязательное поле отсутствует или пустое

Многостраничный вывод

Норма

При большом числе строк шапка таблицы повторяется, итоги на последней странице корректны

Тревожный признак

Таблица обрывается, итоги «уезжают» или дублируются

Совместимость с ЭДО

Норма

Документ отправляется оператором ЭДО без ошибок формата

Тревожный признак

Оператор возвращает ошибку структуры XML

Новые поля

Норма

Добавленные реквизиты выводятся при заполненном и при пустом значении без сдвига вёрстки

Тревожный признак

При пустом значении форма «разъезжается» или выводится служебный текст

Если вы обмениваетесь УПД по ЭДО, помните: печатная форма и электронный документ — разные сущности. Доработка печатной формы не влияет на XML-файл, который уходит оператору. Электронный документ формируется строго по утверждённому формату, и его изменение — отдельная и гораздо более рискованная задача.

Частые вопросы

Можно ли добавить логотип компании в УПД?

Да, но только через внешнюю печатную форму или правку макета в конфигураторе. Логотип вставляется как картинка в область макета. Штатными настройками без программирования это не делается. Учтите, что логотип — необязательный элемент, его наличие не влияет на действительность документа.

Изменится ли УПД, который отправляется по ЭДО, после правки печатной формы?

Нет. Печатная форма и XML-файл для ЭДО формируются независимо. Электронный документ всегда строится по утверждённому ФНС формату, и доработки макета печати на него не влияют.

Почему внешняя печатная форма не появляется в списке команд печати?

Чаще всего причины: не включён механизм «Дополнительные отчеты и обработки» в настройках администрирования, в обработке неверно указано назначение (тип документа), обработку заблокировал антивирус или у пользователя недостаточно прав. Проверьте карточку обработки в списке дополнительных отчётов и обработок.

Что будет с доработанной формой при обновлении конфигурации?

Внешняя печатная форма при обновлении сохраняется, но может перестать корректно работать, если в новой версии изменились процедуры формирования данных. Макет, изменённый в конфигураторе, при обновлении вызовет конфликт и потребует ручного сопоставления. После каждого обновления тестируйте печать УПД.

Можно ли убрать из УПД строки, которые не нужны нашей компании?

Убирать можно только необязательные элементы оформления. Обязательные реквизиты — номер и дату документа, наименования и ИНН продавца и покупателя, наименование товаров, количество, цену, сумму, ставку и сумму НДС — удалять нельзя: документ потеряет юридическую силу, и контрагент не сможет принять его к учёту и вычету НДС.

Нужны ли права администратора для изменения печатной формы?

Для настройки дополнительных реквизитов и подключения внешних обработок нужны права на администрирование соответствующих механизмов. Для правки макета в конфигураторе — доступ к конфигуратору и право изменения конфигурации. Обычный пользователь без специальных прав может только выбирать готовые формы при печати.