Документы и Печать · 12 мин
Как изменить формат документа в 1С
Как изменить формат документа в 1С: редактирование макета печатной формы, настройка шаблонов Word, внешние печатные формы и типичные ошибки при изменении.
Под изменением формата документа в 1С обычно понимают три разные задачи: поменять печатную форму (как документ выглядит на бумаге), настроить выгрузку в файл (PDF, Excel, Word, XML) или изменить структуру самого документа — добавить реквизиты и поля. Каждая задача решается своим инструментом, и путать их не стоит: редактирование макета не меняет данные документа, а изменение реквизитов не влияет на уже напечатанные формы.
Самый частый сценарий — поправить печатную форму: добавить логотип, изменить подписи, переставить колонки. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ) это делается без программирования — через редактирование макета прямо из формы печати. Более глубокие изменения требуют конфигуратора или подключения внешней печатной формы.
Перед любыми правками определите, какая у вас конфигурация: типовая или доработанная, на поддержке или снятая с неё. От этого зависит, какие инструменты доступны и насколько безопасны изменения при будущих обновлениях.
Определите, какой именно формат нужно изменить
Прежде чем что-то править, сформулируйте задачу точно. Вариантов четыре: изменить внешний вид печатной формы, изменить набор выводимых данных (например, добавить артикул в счёт), изменить формат файла выгрузки или изменить состав реквизитов самого документа. Первые три задачи решаются средствами печатных форм, четвёртая — только через конфигуратор и затрагивает структуру базы.
Проверить, какая задача перед вами, просто: откройте документ и нажмите кнопку «Печать». Если нужные данные в документе есть, но на печать не выводятся — это правка макета. Если данных нет в самом документе — потребуется изменение конфигурации или использование дополнительных реквизитов.
Как выбрать действие
Изменение печатной формы через макет
В типовых конфигурациях на управляемых формах макеты печатных форм доступны для редактирования пользователю с правами администратора. Путь: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм». Откроется список всех макетов, сгруппированных по документам. Найдите нужный (например, «Счет на оплату» или «ТОРГ-12») и нажмите «Изменить».
Макет открывается как табличный документ, похожий на лист Excel. Здесь можно менять текст, шрифты, границы ячеек, объединять ячейки, вставлять картинки (логотип, печать). Ячейки с параметрами обозначены квадратными скобками, например [НаименованиеОрганизации] — в них подставляются данные из документа. Удалять такие параметры или переименовывать их нельзя: подстановка данных сломается.
- 1Откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм»
- 2Найдите нужный макет по названию документа и нажмите «Изменить»
- 3Внесите правки в табличный документ: текст, шрифты, логотип, ширину колонок
- 4Сохраните макет и откройте любой документ этого вида
- 5Нажмите «Печать» и проверьте, что форма выглядит как задумано
- 6Если результат не устроил — вернитесь к макету или нажмите «Использовать стандартный макет» для отката
После сохранения макета 1С будет использовать изменённую версию вместо встроенной. Это безопасный способ: типовой макет не удаляется, и в любой момент можно вернуться к нему кнопкой «Использовать стандартный макет». При обновлении конфигурации пользовательские макеты обычно сохраняются.
Редактирование формы из предварительного просмотра
Быстрый способ для разовой правки: откройте документ, нажмите «Печать», выберите форму. В окне предварительного просмотра включите режим редактирования — в разных конфигурациях это кнопка «Изменить» или снятие флага «Только просмотр» в меню «Ещё» либо через главное меню «Таблица → Вид → Редактирование».
После этого можно править текст и оформление прямо в сформированной форме. Важно понимать ограничение: такие правки применяются только к текущему экземпляру печатной формы. Если закрыть окно и снова нажать «Печать», документ сформируется заново по стандартному макету, и правки пропадут. Для постоянных изменений используйте редактирование макета, описанное выше.
Изменение формата сохранения и выгрузки
Если под форматом понимается тип файла, в котором документ отправляется контрагенту, настройка делается в окне печати. Сформируйте печатную форму, затем нажмите «Сохранить» (значок дискеты) или «Файл → Сохранить как». Доступные форматы: PDF, Excel (XLSX), табличный документ 1С (MXL), HTML, текст. Для отправки контрагентам чаще всего выбирают PDF — он сохраняет вёрстку и не редактируется получателем.
В некоторых конфигурациях доступна настройка формата сохранения по умолчанию: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» либо в настройках конкретной печатной формы. Там же можно включить автоматическую подпись и штамп в макете, если это предусмотрено конфигурацией.
Для обмена данными между программами (например, выгрузка счетов в другую учётную систему) используются форматы XML и CommerceML — это уже не печатные формы, а обмен данными, который настраивается через планы обмена или обработки выгрузки. Здесь самостоятельные правки без опыта разработки небезопасны.
Внешние печатные формы и шаблоны Word
Когда возможностей встроенного редактора макетов не хватает — нужна сложная логика, условное форматирование, разные формы для разных клиентов — используют внешние печатные формы. Это файлы с расширением .epf, которые подключаются через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Предварительно включите сам механизм флажком «Дополнительные отчеты и обработки».
Готовые внешние формы публикуются на профильных ресурсах, но перед подключением файл должен проверить специалист: обработка выполняет код в вашей базе и теоретически может содержать вредоносные действия. Подключайте внешние формы только из доверенных источников.
Альтернатива без программирования — печать по шаблонам Word. В ряде конфигураций (например, в договорах) доступны «Шаблоны договоров» или «Печать по шаблону Word»: создаётся документ Word с закладками-параметрами, и 1С подставляет в него данные. Такой шаблон легко править любому пользователю в привычном редакторе.
Способы изменения формата
Подходит для правок оформления и текста. Не требует программирования, сохраняется при обновлениях. Ограничение: нельзя менять логику вывода данных
Позволяет любую логику и оформление. Требует разработчика и проверки безопасности файла
Удобен для договоров и писем, правится без навыков 1С. Не подходит для табличных форм со сложными итогами
Нужна при изменении состава данных и структуры документа. Усложняет обновление, выполняется только разработчиком
Изменение состава данных: дополнительные реквизиты
Если в документе не хватает поля (например, «Проект», «Способ доставки», «Внутренний комментарий»), не спешите звать программиста. В типовых конфигурациях есть механизм дополнительных реквизитов: «Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения». Включите механизм, откройте набор реквизитов нужного документа и добавьте поле нужного типа — строку, число, дату, ссылку на справочник.
Новое поле появится в форме документа (обычно на закладке «Дополнительно» или через кнопку «Ещё → Изменить форму» можно вытащить его на видное место). Значения дополнительных реквизитов можно вывести и в печатную форму — для этого в макете используется соответствующий параметр, либо форму дорабатывает разработчик.
Проверка результата и откат изменений
После правки макета обязательно проверьте форму на нескольких реальных документах: с короткими и длинными наименованиями, с одной строкой и с несколькими страницами табличной части. Типичная проблема — текст вылезает за границы ячейки или таблица разрывается не там, где нужно. Для контроля разрывов страниц в макете настраивают свойства «АвтоВысотаСтроки» и повторение шапки на каждой странице.
Если что-то пошло не так, откат прост: в списке «Макеты печатных форм» выберите изменённый макет и нажмите «Использовать стандартный макет». Пользовательская версия удалится, и печать вернётся к типовому виду.
Как проверить результат
Форма открывается, данные подставляются в параметры, вёрстка не «плывёт»
Пустые поля вместо данных, ошибка «Параметр не найден», текст обрезан
Строки переносятся, шапка повторяется на новых страницах
Текст налезает на границы, таблица обрывается без итогов
Файл открывается, вёрстка совпадает с предпросмотром
Съехали шрифты или пропали картинки — проверьте встроенность шрифтов
Часто задаваемые вопросы
Пропадут ли мои изменения макета при обновлении конфигурации?
Макеты, изменённые через «Макеты печатных форм», хранятся в базе отдельно от типовых и при штатном обновлении обычно сохраняются. Исключение — если в новом релизе разработчик изменил состав параметров формы: тогда пользовательский макет может потребовать корректировки. Перед обновлением полезно сохранить копию изменённого макета в файл.
Можно ли изменить формат документа без прав администратора?
Полноценное редактирование макетов требует прав на администрирование печатных форм. Обычный пользователь может только править форму в окне предварительного просмотра (без сохранения для будущих печатей) и выбирать формат сохранения файла. Если прав нет, сформулируйте требования и передайте их администратору базы.
Как добавить логотип и печать организации в документ?
Откройте макет печатной формы на редактирование, вставьте картинку через меню «Таблица → Картинки» или копированием из файла, разместите её в нужной области и задайте размер. В некоторых конфигурациях есть типовая настройка: логотип и факсимиле подтягиваются из карточки организации — проверьте раздел настроек печати в «Администрировании».
Чем отличается макет от внешней печатной формы?
Макет — это только шаблон внешнего вида: какие области, тексты и параметры выводятся. Логика заполнения остаётся в конфигурации. Внешняя печатная форма — это отдельный файл-обработка, который содержит и макет, и программный код формирования, поэтому позволяет реализовать любую логику, но требует разработки и проверки безопасности.
Как сделать разные печатные формы для разных клиентов?
Встроенный редактор макетов хранит одну версию формы на документ. Для нескольких вариантов используют внешние печатные формы — подключается несколько обработок, и пользователь выбирает нужную в меню «Печать». Либо в одну внешнюю форму закладывают условие: по типу договора или организации выбирается нужный макет.
Можно ли изменить формат нумерации документов?
Да, но это отдельная задача. Префикс и правила нумерации настраиваются через механизмы префиксации (например, «Префиксация объектов» в настройках синхронизации) или дорабатываются разработчиком. Вручную менять номер проведённого документа не рекомендуется — возможны конфликты уникальности и расхождения в учёте.
Что важно запомнить
Изменение формата документа в 1С начинается с определения задачи: оформление правится через «Макеты печатных форм», формат файла — через сохранение из предпросмотра, недостающие поля — через дополнительные реквизиты, сложная логика — через внешние печатные формы. Правки в предпросмотре не сохраняются, параметры в квадратных скобках трогать нельзя, а перед глубокими доработками всегда делайте резервную копию.