Как в 1С из накладной сделать акт

В большинстве конфигураций 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP) акт оказания услуг или выполненных работ создаётся не с нуля, а на основании уже оформленной накладной. Такой подход исключает двойной ввод данных: контрагент, договор, номенклатура, количество и суммы переносятся в акт автоматически, а риск расхождений между документами сводится к минимуму.

Механизм называется «ввод на основании». Он работает во всех типовых конфигурациях, но состав документов, которые можно создать из накладной, зависит от конкретной конфигурации и её версии. Ниже разобран порядок действий для самых распространённых сценариев, а также типичные проблемы и способы их решения.

Когда акт создаётся из накладной, а когда отдельно

Накладная фиксирует передачу товара, акт — выполнение работ или оказание услуг. Если по одной сделке отгружается и товар, и услуги (например, поставка оборудования с монтажом), акт оформляется отдельным документом, но удобнее создать его на основании накладной, чтобы не вводить шапку заново.

В «1С:Бухгалтерии» документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» универсален: в нём можно сразу выбрать вид операции «Услуги» и распечатать акт без создания отдельного документа. В «Управлении торговлей» для услуг используется «Акт выполненных работ» — именно его и предлагает механизм ввода на основании.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно оформить услуги по той же сделке, что и отгрузкаСоздайте акт на основании накладной через кнопку «Создать на основании»

По сделке только услуги без товараВ Бухгалтерии создайте «Реализацию» с видом операции «Услуги», в УТ — отдельный «Акт выполненных работ»

Нужен один документ вместо накладной и актаИспользуйте УПД (универсальный передаточный документ)

Создание акта кнопкой «Создать на основании»

Основной способ одинаков во всех типовых конфигурациях. Откройте журнал документов продажи, найдите нужную накладную и откройте её либо выделите строку в списке. На панели команд формы нажмите «Создать на основании» (в некоторых версиях — стрелка рядом с кнопкой раскрывает список доступных документов).

В выпадающем списке выберите «Акт выполненных работ», «Реализация услуг» или «Акт об оказании услуг» — название зависит от конфигурации. Программа откроет новый документ с уже заполненными полями: организация, контрагент, договор, валюта и табличная часть с позициями из накладной.

1. 1
   Откройте накладную в журнале документов продажи
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите документ акта
3. 3
   Проверьте организацию, контрагента и договор в шапке
4. 4
   Оставьте в табличной части только услуги, удалите лишние товарные позиции
5. 5
   Проверьте счета учёта и ставку НДС
6. 6
   Нажмите «Провести», затем откройте печатную форму и проверьте её

Проверка и корректировка перенесённых данных

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: программа переносит всё «как есть», включая товарные позиции, которых в акте быть не должно. Удалите из табличной части товары и оставьте только услуги, либо добавьте услуги вручную через кнопку «Добавить».

Обратите внимание на дату акта — по умолчанию подставляется текущая, а не дата накладной. Если акт должен быть датирован днём оказания услуг, исправьте дату до проведения. Также проверьте договор: если с контрагентом заключено несколько договоров, программа может подставить не тот.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табличная часть акта

Норма

Только услуги/работы, суммы совпадают с договорённостями

Тревожный признак

Перенесены товарные позиции из накладной

Дата и номер документа

Норма

Дата соответствует фактическому оказанию услуг

Тревожный признак

Стоит текущая дата при оказании услуг в прошлом периоде

Счета учёта и НДС

Норма

Счёт доходов и ставка НДС соответствуют виду услуги

Тревожный признак

Подставлены счета от товарной реализации

Печать акта и связанных форм

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступные формы зависят от конфигурации: типовой «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ», а также УПД, если документ оформляется как универсальный передаточный. Если нужной печатной формы нет, её добавляют через механизм внешних печатных форм или макет настраивает специалист по 1С.

Перед отправкой контрагенту откройте предварительный просмотр и сверьте реквизиты сторон, номер договора, наименование услуг и итоговую сумму с НДС. Ошибку в печатной форме проще исправить до подписания, чем оформлять корректировочные документы после.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — в списке «Создать на основании» нет нужного документа. Причины: у пользователя нет прав на создание акта, в конфигурации не настроена связь ввода на основании для этой пары документов, либо накладная не проведена. Проверьте права и проведите исходный документ.

Вторая ошибка — дублирование реализации. Если на основании накладной создать акт и перенести в него те же позиции, что уже отгружены накладной, выручка и НДС задвоятся. Акт должен содержать только услуги, не отражённые в накладной.

Альтернативные варианты

Если связка «накладная → акт» не подходит, есть другие пути. В «1С:Бухгалтерии» проще всего оформить документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» — акт печатается прямо из него. Для регулярных однотипных услуг удобно копирование: кнопка «Скопировать» в журнале документов создаёт новый акт на основе любого предыдущего.

Ещё вариант — УПД: один документ заменяет накладную/акт и счёт-фактуру. Он удобен, когда контрагент работает с электронным документооборотом и принимает универсальные формы.

Сравнение вариантов

Ввод на основании накладной

Подходит, когда услуги связаны с отгрузкой; переносит все реквизиты, но требует чистки табличной части

Отдельный документ «Реализация услуг»

Подходит для «чистых» услуг без товара; не создаёт лишних связей между документами

УПД

Один документ вместо акта и счёта-фактуры; удобен при ЭДО, но не все контрагенты его принимают

FAQ

Почему в списке «Создать на основании» нет акта?

Чаще всего не хватает прав на создание документа или накладная не проведена. Проверьте права пользователя в настройках профиля и проведите исходный документ. Если конфигурация доработана, связь ввода на основании могла быть не настроена — это решает специалист по 1С.

Можно ли сделать один акт из нескольких накладных?

В типовых конфигурациях — да: создайте акт на основании первой накладной, затем в табличной части используйте подбор или добавьте позиции из других документов вручную. В некоторых конфигурациях доступен множественный выбор документов-оснований в журнале.

Как исправить акт, если он уже подписан контрагентом?

Документ в базе корректируют через документ «Корректировка реализации», а контрагенту выставляют исправленный акт или корректировочный документ. Просто перепровести старый акт задним числом нельзя, если период закрыт.

Чем акт отличается от УПД в 1С?

Акт подтверждает только факт оказания услуг. УПД объединяет передаточный документ и счёт-фактуру, имеет статус для целей НДС и передаётся по ЭДО в стандартном формате. При работе через операторов ЭДО УПД обычно удобнее.

Можно ли настроить автоматическое создание акта при проведении накладной?

Типовых средств «из коробки» для этого нет — автосоздание реализуется доработкой (подписка на событие при записи документа) или регламентным заданием. Такую задачу выполняет специалист по 1С после согласования логики заполнения.