Как в 1С:Документооборот отправить документ на согласование

Согласование в 1С:Документооборот — это процесс, при котором документ проходит проверку у одного или нескольких сотрудников перед утверждением, подписанием или регистрацией. Система автоматически рассылает задачи согласующим, фиксирует результаты и хранит историю, поэтому бумажные обходы и пересылка файлов по почте становятся ненужными.

Отправить документ на согласование можно двумя способами: вручную из карточки документа или автоматически по заранее настроенному шаблону процесса. Выбор зависит от того, типовая это ситуация (например, договор всегда согласуют юрист и финансист) или разовая, где состав согласующих подбирается вручную.

Ниже разобраны оба варианта, настройка маршрута, контроль статусов, действия при возврате документа на доработку и типичные ошибки, из-за которых процесс не стартует или зависает.

Что проверить перед отправкой на согласование

Прежде чем запускать процесс, убедитесь, что документ готов: процесс согласования блокирует или ограничивает редактирование, и исправлять файл «на лету» будет неудобно. Проверьте, что в карточку приложен актуальный файл, заполнены обязательные поля (вид документа, организация, контрагент, сумма — если они требуются по настройкам вида документа).

Также убедитесь, что у вас есть права на запуск процессов по этому документу. В большинстве конфигураций запускать согласование может автор документа, ответственный за него сотрудник или пользователь с ролью делопроизводителя. Если кнопка запуска неактивна — причина почти всегда в правах или в состоянии документа.

Как отправить документ на согласование вручную

Ручной запуск подходит для разовых ситуаций, когда состав согласующих отличается от типового маршрута. Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Согласование» (в некоторых версиях — панель «Процессы и задачи»). Нажмите команду запуска согласования: она может называться «Согласовать», «Запустить процесс» или «На согласование» в зависимости от редакции и настроек интерфейса.

В открывшейся форме укажите согласующих. Система позволяет добавить нескольких участников и выбрать порядок: последовательный (каждый получает задачу после предыдущего) или параллельный (задачи приходят всем одновременно). Для параллельного режима дополнительно настраивается, требуется ли положительный результат от всех или достаточно большинства.

При необходимости укажите срок исполнения и комментарий для согласующих — например, на что обратить внимание при проверке. После заполнения нажмите «Запустить» (или «ОК» / «Старт»). Система создаст задачи, и участники увидят их в списке «Мои задачи» или получат уведомления по почте, если рассылка настроена.

1. 1
   Откройте карточку документа и убедитесь, что файл приложен
2. 2
   Перейдите на закладку «Согласование» или «Процессы»
3. 3
   Нажмите «Согласовать» / «Запустить процесс»
4. 4
   Добавьте согласующих и выберите порядок: последовательно или параллельно
5. 5
   Укажите срок и комментарий, подтвердите запуск
6. 6
   Проверьте, что процесс появился в списке со статусом «На согласовании»

Запуск согласования по шаблону процесса

Если документы одного вида всегда проходят один и тот же маршрут, удобнее использовать шаблон процесса согласования. Шаблон заранее содержит список согласующих (конкретных сотрудников или роли, например «руководитель автора»), порядок прохождения, сроки и настройки результата. Шаблоны создаются в разделе настроек процессов — обычно это делает администратор или методолог.

Чтобы запустить согласование по шаблону, в карточке документа выберите команду запуска процесса и укажите нужный шаблон из списка. Система подставит участников автоматически: роли будут заменены конкретными сотрудниками по данным документа. При желании состав можно скорректировать перед стартом, если это разрешено настройками шаблона.

Ещё один вариант — автоматический запуск. Если шаблон привязан к виду документа, процесс может стартовать сам при записи документа или при переходе в определённое состояние. Это исключает ситуацию, когда автор забыл отправить договор на проверку. Настройка автозапуска выполняется в карточке вида документа или в настройках обработки.

Ручной запуск или шаблон

Ручной запуск

Подходит для разовых и нестандартных маршрутов; требует каждый раз выбирать участников

Шаблон с ручным стартом

Типовой маршрут запускается в два клика; участники подставляются автоматически

Автозапуск по виду документа

Исключает человеческий фактор; требует предварительной настройки администратором

Как отследить статус и результат согласования

Текущее состояние видно прямо в карточке документа на закладке «Согласование»: там отображается список согласующих, кто уже дал результат, кто ещё не приступал, и какой вердикт вынесен. Документ в целом получает состояние «На согласовании», а после завершения процесса — «Согласован» или «Не согласован».

Детали по каждой задаче доступны в карточке процесса: даты выдачи и выполнения, комментарии согласующих, приложенные ими файлы. Если согласующий отклонил документ, его комментарий — обязательный источник информации о причинах.

Для массового контроля используйте список «Процессы» или специализированные отчёты по согласованию: они показывают зависшие задачи, просроченные сроки и загрузку согласующих. Руководитель может перенаправить задачу другому исполнителю, если сотрудник отсутствует.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние документа

Норма

«Согласован» или «На согласовании» с активными задачами

Тревожный признак

Состояние не изменилось после запуска — процесс не стартовал

Задачи у согласующих

Норма

Задача видна в списке «Мои задачи» у участника

Тревожный признак

Задачи нет — проверьте права участника и корректность роли

Результаты согласования

Норма

По каждому участнику зафиксирован результат и дата

Тревожный признак

Процесс завершён, но результатов нет — возможен сбой, обратитесь к администратору

Что делать, если документ вернули на доработку

Результат «Не согласован» или возврат на доработку означает, что документ нужно исправить и отправить повторно. Откройте комментарий согласующего в карточке процесса, внесите правки в файл и замените его в карточке документа. Если включено версионирование, загрузите новую версию файла — история изменений сохранится.

Повторный запуск выполняется так же, как первый: вручную или по шаблону. Предыдущие циклы согласования остаются в истории документа, поэтому проверяющий увидит, что изменилось между итерациями. Не удаляйте старые процессы вручную — они являются частью аудиторского следа документа.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — кнопка запуска недоступна. Причины: у пользователя нет прав на процессы по данному виду документа, документ уже находится в другом активном процессе, или документ заблокирован другим пользователем. Проверьте эти три пункта до обращения к администратору.

Вторая типичная ситуация — задача не пришла согласующему. Обычно дело в том, что в шаблоне указана роль, а для документа эта роль не определена (например, не заполнен руководитель подразделения автора). Реже причина в отключённых уведомлениях: задача существует, но письмо не отправлено, потому что рассылка не настроена.

Учтите ограничение: пока идёт согласование, редактирование файла может быть запрещено настройками вида документа. Это сделано намеренно, чтобы согласующие проверяли одну и ту же версию. Если нужно срочно заменить файл, корректный путь — прервать процесс, внести изменения и запустить согласование заново.

Если документы регулярно застревают у одних и тех же согласующих, настройте эскалацию: в шаблоне процесса можно указать, что при просрочке задача автоматически перенаправляется заместителю или руководителю. Это заметно сокращает средний срок согласования без ручного контроля.

Частые вопросы

Можно ли отправить на согласование несколько документов сразу?

Да. В списке документов выделите нужные строки и используйте групповую команду запуска процесса, если она доступна в вашей редакции. Каждый документ получит отдельный процесс согласования по выбранному шаблону. Если групповой команды нет, документы запускаются по одному либо настраивается автозапуск по виду документа.

Чем согласование отличается от утверждения и подписания?

Согласование — это проверка содержания документа заинтересованными сотрудниками с результатом «согласовано / не согласовано». Утверждение — решение руководителя о введении документа в действие. Подписание — наложение подписи, часто электронной. В типовых маршрутах они идут последовательно: сначала согласование, затем утверждение, затем подписание.

Можно ли изменить состав согласующих после запуска процесса?

Напрямую в запущенном процессе состав меняется ограниченно: можно перенаправить конкретную задачу другому исполнителю, если у вас есть соответствующие права. Добавить новый этап в активный процесс обычно нельзя — корректный способ: прервать процесс и запустить заново с обновлённым списком участников.

Почему согласующий не видит задачу в списке «Мои задачи»?

Проверьте три причины: задача адресована роли, а не конкретному пользователю, и сотрудник не входит в состав исполнителей этой роли; у сотрудника нет прав доступа к документу; процесс находится на предыдущем этапе последовательного маршрута, и задача ему ещё не создана. Также убедитесь, что в отборе списка задач не установлен фильтр, скрывающий новые задачи.

Что происходит с документом после завершения согласования?

Документ получает итоговое состояние «Согласован» или «Не согласован», а результаты по каждому участнику сохраняются в карточке. Дальнейшие действия зависят от маршрута: документ может автоматически перейти на утверждение или подписание, либо вернуться автору для следующего шага вручную. История согласования остаётся доступной для просмотра и выводится в печатный лист согласования.

Можно ли согласовывать документы из мобильного приложения или почты?

Да, если в вашей организации настроены соответствующие механизмы. Мобильный клиент 1С:Документооборот позволяет выполнять задачи согласования с телефона. Обработка задач по почте возможна через настроенную интеграцию: письмо содержит ссылку или кнопки результата. Доступность этих функций зависит от редакции и настроек сервера — уточните у администратора системы.