Как в 1С добавить скан документа

Прикреплённый скан первичного документа в 1С избавляет от поиска бумажных оригиналов при проверках, сверках и закрытии периода. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, ЗУП) механизм присоединённых файлов встроен в подсистему «Работа с файлами» и доступен почти для любого объекта: документа, справочника, договора.

Добавить скан можно тремя способами: загрузить готовый файл с диска, отсканировать документ напрямую из 1С через подключённый сканер или перетащить файл мышью в форму объекта. Результат одинаковый — файл сохраняется в базе (или в томах на диске) и открывается по ссылке из карточки документа.

Ниже разобраны все три способа, настройка сканирования, ограничения по форматам и типичные проблемы, из-за которых кнопка сканирования может не работать.

Где в 1С находится функция прикрепления файлов

В большинстве типовых конфигураций кнопка присоединения файлов выглядит как значок скрепки на панели навигации формы документа или справочника. В 1С:Бухгалтерии 8.3 она находится в шапке формы рядом с командами печати, в списках документов — в меню «Ещё». В некоторых интерфейсах вместо кнопки отображается гиперссылка «Присоединённые файлы» или поле с подписью «Файлы».

Если кнопки нет, возможны две причины. Первая — у пользователя недостаточно прав: роль «Добавление и изменение файлов» должна быть назначена администратором. Вторая — в настройках программы отключено хранение присоединённых файлов. Проверьте раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → флажок «Присоединённые файлы» (название пункта может незначительно отличаться между конфигурациями).

Способ 1: добавить готовый скан с диска

Это самый простой вариант, если документ уже отсканирован и лежит в папке на компьютере или сетевом диске. Подойдёт и для фотографий документов, сделанных на телефон и переданных на рабочий компьютер.

1. 1
   Откройте документ или элемент справочника, к которому нужно прикрепить скан.
2. 2
   Нажмите кнопку скрепки «Присоединённые файлы» на панели формы.
3. 3
   В открывшемся окне нажмите «Добавить» → «Из файла» (или «Из файла на диске»).
4. 4
   Выберите файл в проводнике и подтвердите выбор.
5. 5
   Убедитесь, что файл появился в списке присоединённых и открывается двойным щелчком.

После загрузки файлу можно изменить имя — оно не обязано совпадать с именем файла на диске. Удобно давать осмысленные названия: «Акт № 45 от 12.03 оригинал» вместо «scan0001.jpg». Это заметно упрощает поиск, когда к одному документу прикреплено несколько файлов.

Допустимые форматы определяются настройками программы: обычно разрешены PDF, JPG, PNG, TIFF и офисные форматы. Если при загрузке появляется сообщение о запрещённом расширении, список допустимых типов файлов корректируется администратором в настройках подсистемы работы с файлами.

Способ 2: сканировать документ прямо из 1С

Если к компьютеру подключён сканер или МФУ, документ можно отсканировать, не выходя из программы. 1С обращается к сканеру через стандартный интерфейс TWAIN или WIA, поэтому драйвер устройства должен быть корректно установлен в операционной системе.

Порядок действий: откройте форму присоединённых файлов документа, нажмите «Добавить» → «Со сканера» (в ряде конфигураций — «Сканировать»). В появившемся окне выберите устройство, задайте параметры — разрешение, цветность, формат сохранения — и нажмите «Сканировать». Готовое изображение автоматически прикрепится к документу.

Для многостраничных документов используйте режим многостраничного сканирования, если он доступен: страницы объединятся в один файл. Если сканер оснащён автоподатчиком, весь пакет документов сканируется за один сеанс, но прикрепляться будет всё равно к одному объекту — разделять файлы по документам придётся вручную.

Способ 3: перетащить файл мышью (drag-and-drop)

В управляемых формах 1С:Предприятия 8.3 поддерживается перетаскивание файлов из проводника Windows прямо в открытую форму документа. Достаточно захватить файл мышью и отпустить его над полем «Присоединённые файлы» или над формой документа — программа предложит создать присоединённый файл.

Способ удобен при пакетной обработке: бухгалтер открывает папку с готовыми сканами и по очереди перетаскивает их в нужные документы. Ограничение — перетаскивание работает не во всех формах и не в веб-клиенте, где возможности зависят от браузера и настроек расширения для работы с файлами.

Настройка параметров сканирования и хранения

Качество и размер скана задаются в диалоге сканирования. Для первичных документов обычно достаточно разрешения 200–300 dpi: текст остаётся читаемым, а файл не раздувается до десятков мегабайт. Цветное сканирование оправдано, если на документе есть цветные печати или отметки; для обычных актов и счетов-фактур достаточно оттенков серого.

Формат сохранения влияет на дальнейшую работу. PDF удобен для многостраничных документов и пересылки контрагентам, JPG и PNG — для одиночных страниц и фотографий. TIFF даёт хорошее качество при сжатии, но не всегда удобен для просмотра вне 1С.

Сравнение форматов сканов

PDF

Многостраничные документы, пересылка контрагентам. Ограничение: сложнее быстро просмотреть миниатюру.

JPG

Одиночные страницы и фото с телефона. Ограничение: сжатие с потерями, мелкий текст может «плыть» при низком качестве.

PNG

Чёткие одностраничные изображения без потерь. Ограничение: больший размер файла по сравнению с JPG.

Если сканов много, настройте хранение файлов в томах на диске: «Администрирование» → «Работа с файлами» → «Хранить файлы в томах на диске». Файлы будут складываться в указанную папку сервера, а в базе останутся только ссылки. Это сдерживает рост базы и ускоряет выгрузку копий, но требует включения томов в план резервного копирования.

Проверка результата и типичные ошибки

После прикрепления откройте список присоединённых файлов и убедитесь, что файл открывается, изображение читаемо, а ориентация страниц правильная. Проверьте доступ под другим пользователем, если скан понадобится коллегам: отсутствие прав на файл — частая причина жалоб «скан есть, но не открывается».

Контрольные точки

Как проверить результат

Файл в списке присоединённых

Норма

Файл виден, открывается двойным щелчком, страницы читаемы

Тревожный признак

Файл не открывается или изображение пустое — загрузите заново

Доступ для коллег

Норма

Пользователь с правами на документ открывает скан без ошибок

Тревожный признак

Сообщение о нарушении прав — настройте роли доступа к файлам

Размер базы

Норма

Рост базы соответствует объёму загруженных сканов

Тревожный признак

База растёт слишком быстро — перенесите файлы в тома на диске

Если сканер не определяется в 1С

Когда пункт «Со сканера» неактивен или устройство не находится, причина почти всегда на стороне операционной системы, а не конфигурации. Проверьте, что сканер виден в Windows (Панель управления → «Устройства и принтеры») и что для него установлен полный драйвер производителя, а не только универсальный драйвер печати — для МФУ это разные компоненты.

В клиент-серверном режиме сканирование выполняется с компьютера пользователя, поэтому сканер должен быть подключён именно к рабочему месту, а не к серверу. При работе через RDP или в тонком клиенте терминального сервера потребуется проброс USB-устройства или TWAIN-редирект сторонними средствами — это задача системного администратора.

В веб-клиенте прямое сканирование обычно недоступно: браузер не имеет прямого доступа к TWAIN-устройствам. Обходной путь — отсканировать документ штатной утилитой сканера и прикрепить файл первым способом.

Частые вопросы

Можно ли прикрепить несколько сканов к одному документу?

Да, количество присоединённых файлов к одному объекту не ограничено. Все они отображаются в общем списке присоединённых файлов документа. Чтобы не запутаться, давайте файлам понятные имена с указанием типа документа и номера страницы или части.

Кто будет видеть прикреплённый скан?

Файл наследует доступность от объекта-владельца: пользователь, которому доступен документ, как правило, видит и его присоединённые файлы. Для добавления и изменения файлов требуется отдельная роль, поэтому часть пользователей сможет только просматривать сканы, но не удалять или заменять их.

Увеличит ли загрузка сканов размер базы?

Да, при хранении в базе каждый скан увеличивает её объём на размер файла. При массовом сканировании это заметно влияет на скорость создания резервных копий и обменов. Решение — перевести хранение в тома на диске, где в базе остаются только ссылки на файлы.

Почему кнопка «Сканировать» неактивна?

Чаще всего сканер не установлен в операционной системе, не установлен TWAIN-драйвер или работа ведётся в веб-клиенте, где прямое сканирование не поддерживается. Проверьте видимость устройства в Windows и используйте тонкий или толстый клиент, либо прикрепляйте готовые файлы с диска.

Можно ли найти документ по прикреплённому файлу?

Штатного полнотекстового поиска по содержимому изображений нет — 1С не распознаёт текст на сканах. Поиск работает по имени файла, поэтому осмысленные названия присоединённых файлов заметно упрощают навигацию. Для поиска по содержимому нужны внешние системы распознавания и электронного документооборота.

Как удалить ошибочно прикреплённый скан?

Откройте список присоединённых файлов документа, выделите нужный файл и удалите его стандартной командой. Удаление помечает файл, физическое освобождение места происходит после удаления помеченных объектов. Убедитесь, что удаляете именно тот файл: восстановить его без резервной копии невозможно.