Как в 1С добавить кадровые документы

Кадровые документы в 1С — это основание для расчёта зарплаты, отпускных, больничных и формирования отчётности в фонды. Если приём на работу или перевод не оформлен документом, сотрудник не попадёт в начисления, а отчёты СЗВ и 6-НДФЛ соберутся с ошибками. Поэтому кадровый учёт в программе всегда начинается с корректного ввода документов, а не с ручной правки справочников.

В типовых конфигурациях — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — кадровые документы создаются в разделе «Кадры». Набор документов стандартный: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения, отпуска, больничные, командировки, прогулы и изменения условий оплаты. Далее разберём, как добавить каждый из них, что проверить после проведения и каких ошибок стоит избегать.

Где в 1С находятся кадровые документы

В ЗУП 3.1 основной журнал кадровых документов открывается через раздел «Кадры» в левой панели навигации. Там расположены отдельные ссылки: «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения», «Отпуска», «Больничные листы», «Командировки» и другие. Также есть сводный журнал «Все кадровые документы», удобный для поиска по сотруднику или периоду.

В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» структура похожая: раздел «Зарплата и кадры» или «Кадры», внутри — те же виды документов. В старых конфигурациях (например, УПП 1.3) часть кадровых операций оформляется в интерфейсе «Кадровый учёт», а расчётные документы — отдельно.

Если нужного документа нет в меню, проверьте права пользователя: роли «Кадровик» или «Расчётчик» могут быть ограничены. Также часть документов появляется только после включения соответствующих опций в настройках учётной политики — например, командировки или работа сверхурочно включаются в «Настройка состава начислений и удержаний».

Как оформить приём на работу

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания и сотрудника. Если сотрудника ещё нет в базе, создайте его прямо из документа кнопкой «Новый сотрудник» — программа предложит ввести или выбрать физическое лицо.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Размер оклада подставится из штатного расписания, если оно ведётся в программе; при необходимости его можно скорректировать вручную, но лучше исправлять позицию штатного расписания, чтобы не было расхождений. На вкладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, условия испытательного срока.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ создаст запись в регистрах кадрового учёта и назначит плановые начисления. Проверить результат можно в карточке сотрудника: появится текущее место работы, подразделение и назначенные начисления.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, дату, подразделение, должность и сотрудника
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления
4. 4
   Укажите номер и дату трудового договора
5. 5
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника

Как оформить кадровый перевод и изменение условий

Перевод на другую должность, в другое подразделение или изменение оклада оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Кадровые переводы»). Создайте документ, выберите сотрудника и дату перевода, затем установите новые значения: подразделение, должность, график работы. Поля, которые не меняются, оставьте без правки.

Если меняется только оплата, на вкладке «Оплата труда» отметьте изменённые начисления и укажите новые размеры. Старые начисления, которые нужно отменить, снимите флажком или завершите — в зависимости от настроек конфигурации. Важно не дублировать начисления: если старый оклад не прекратить, сотруднику начислится двойная сумма.

Для массовых изменений (например, индексация окладов по подразделению) в ЗУП предусмотрен документ «Изменение плановых начислений» или «Изменение оплаты труда» — он позволяет обработать список сотрудников одним документом с коэффициентом индексации. Это быстрее и безопаснее, чем десятки отдельных переводов.

Как оформить увольнение

Увольнение создаётся в разделе «Кадры» → «Увольнения». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статья ТК РФ). Программа автоматически подтянет данные для расчёта компенсации за неиспользованный отпуск — остаток отпуска виден прямо в документе или по ссылке из него.

После проведения увольнения программа прекращает все плановые начисления сотрудника. Окончательный расчёт (зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержания) выполняется отдельно — в документе «Начисление зарплаты и взносов» или через специальный расчёт при увольнении, если он включён в настройках.

Отпуска, больничные и прочие отсутствия

Отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска»). Укажите сотрудника, период отпуска и вид — ежегодный основной, дополнительный, без сохранения оплаты. Программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных автоматически; детализацию расчёта можно посмотреть по кнопке с суммой среднего заработка.

Больничный вводится документом «Больничный лист». Если у вас настроен обмен с ФСС, данные электронного больничного загружаются по номеру ЭЛН; иначе данные вводятся вручную со страхового стажа и справок о заработке. Проверьте стаж в карточке физического лица — от него зависит процент оплаты.

Командировки, прогулы, отсутствия по болезни без больничного и работа сверхурочно оформляются одноимёнными документами из раздела «Кадры». Часть из них появляется только после включения опций в «Настройка реквизитов и параметров учёта» → «Настройка состава начислений и удержаний».

Маршрут решения

Как выбрать документ

Меняется должность или подразделениеИспользуйте «Кадровый перевод»

Меняется только размер оклада или надбавкиИспользуйте «Изменение плановых начислений»

Сотрудник отсутствует с сохранением среднего заработкаОформите «Отпуск», «Командировку» или «Больничный лист»

Сотрудник отсутствует без уважительной причиныОформите «Прогул, отсутствие» — иначе время попадёт в расчёт как отработанное

Массовый ввод и загрузка документов

Если нужно завести сразу несколько сотрудников, в ЗУП есть обработка «Начальное заполнение» и документ «Приём на работу списком» (в некоторых версиях — групповой ввод через журнал). Также массовые кадровые данные можно загрузить из Excel через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна в разделе «Администрирование» при включённых функциях технического специалиста).

При загрузке из файла сначала загружайте физических лиц, затем сотрудников, и только потом кадровые документы — иначе ссылки не сформируются. Всегда делайте тестовую загрузку на копии базы: ошибка в соответствии колонок может создать дубли физлиц, которые потом сложно объединять.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения кадрового документа проверьте три вещи. Во-первых, карточку сотрудника: текущее подразделение, должность и начисления должны соответствовать документу. Во-вторых, отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» — сотрудник должен отображаться с правильной датой. В-третьих, расчёт зарплаты за ближайший период: плановые начисления должны подтянуться в «Начисление зарплаты и взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Актуальные должность, подразделение и начисления

Тревожный признак

Старые данные или пустые поля после проведения

Начисление зарплаты

Норма

Плановые начисления подтягиваются автоматически

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в документе начисления

Отчёт «Кадровая история» или список сотрудников

Норма

Документ виден с корректной датой

Тревожный признак

Документ есть в журнале, но не влияет на отчёты — возможно, не проведён

Если документ проведён ошибочно, не удаляйте его: сначала отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Удаление оправдано только для документов, которые вообще не должны существовать и не успели повлиять на расчёты.

Частые вопросы

Почему документ создан, но сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего документ не проведён (проверьте пиктограмму в журнале) или дата приёма позже расчётного периода. Также проверьте, что в документе назначены плановые начисления и сотрудник принят в ту же организацию, по которой формируется начисление.

Можно ли изменить проведённый кадровый документ?

Да, если период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и проведите заново. Если по периоду уже сдана отчётность, сначала оцените необходимость уточнённых расчётов и сделайте резервную копию базы.

Как оформить сотрудника, который работает по совместительству?

В документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Для внутреннего совместительства создаётся отдельный сотрудник у того же физического лица — не заводите второе физлицо.

Что делать, если нужного вида документа нет в меню?

Проверьте права пользователя и настройки функциональности: часть документов включается в «Настройка состава начислений и удержаний». Также убедитесь, что вы работаете в разделе «Кадры», а не только в расчётном интерфейсе.

Как исправить дубль физического лица?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или «Объединение карточек физических лиц» в ЗУП. Перед объединением проверьте, какая карточка используется в отчётности, и сделайте копию базы.