Документы и Печать · 9 мин
Как добавить ГТД в УПД в 1С
Как в 1С добавить номер ГТД в УПД: заполнение справочника, указание ГТД в строке товара, печать и передача в ЭДО. Разбор ошибок и проверка результата.
ГТД (грузовая таможенная декларация) указывается в УПД, когда организация продаёт импортные товары. Номер декларации подтверждает происхождение товара и обязателен для корректного отражения импортных позиций в универсальном передаточном документе: без него покупатель не сможет принять документ без замечаний, а при построении прослеживаемости отсутствие ГТД приведёт к ошибкам.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) механика схожа: сначала номер ГТД заводится в справочник, затем привязывается к номенклатуре или партии поступления, после чего автоматически подставляется в строку документа реализации и в УПД. Если данные заполнены заранее, ручной работы при выписке документа почти нет.
Ниже разобран порядок действий на примере типовых решений 1С: от создания элемента справочника «Номера ГТД» до проверки печатной формы и отправки УПД по ЭДО. Особое внимание уделено прослеживаемым товарам, где к ГТД предъявляются дополнительные требования в виде РНПТ.
Когда ГТД обязателен в УПД и как это связано с прослеживаемостью
ГТД указывается в строке УПД для товаров иностранного происхождения. В бумажной и электронной форме документа для этого предусмотрены отдельные графы: номер таможенной декларации и код страны происхождения. Если товар произведён в России, эти поля остаются пустыми — заполнять их «для порядка» не нужно.
С введением системы прослеживаемости товаров для ряда импортных позиций вместо «обычного» номера ГТД используется РНПТ — регистрационный номер партии товара. Если товар входит в перечень прослеживаемых, в УПД обязательно указывается именно РНПТ, а также количество в единицах прослеживаемости. Отсутствие или ошибка в РНПТ приводит к штрафным рискам и расхождениям в отчётах по прослеживаемости.
Шаг 1. Заведение номера ГТД в справочнике
Прежде чем номер появится в документах, его нужно добавить в справочник. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номера ГТД». В УТ и ERP справочник также называется «Номера ГТД» и доступен из раздела нормативно-справочной информации.
Создайте новый элемент и введите номер декларации в том виде, в каком он указан в таможенных документах. Формат зависит от типа декларации: классический номер ДТ состоит из групп, разделённых слэшами (код таможни / дата / порядковый номер). Для прослеживаемых товаров укажите РНПТ и при необходимости отметьте признак прослеживаемости.
Проверьте правильность ввода: лишний пробел, пропущенный слэш или неверная цифра сделают номер недействительным, и покупатель при проверке получит расхождение. Сверяйте номер с бумажной декларацией или данными брокера посимвольно.
- 1Откройте «Справочники» → «Номера ГТД» (в БП) или НСИ → «Номера ГТД» (в УТ/ERP).
- 2Создайте элемент и введите номер декларации строго по таможенному документу.
- 3Для прослеживаемого товара укажите РНПТ и признак прослеживаемости.
- 4Сохраните элемент и при необходимости привяжите его к номенклатуре или стране происхождения.
Шаг 2. Привязка ГТД к товару и поступлению
Есть два рабочих подхода. Первый — указать ГТД в карточке номенклатуры: тогда при подборе товара в документ реализации номер подставится автоматически. Это удобно, когда у позиции стабильный номер декларации. Недостаток — при смене партии и номера ГТД карточку придётся корректировать, иначе в УПД уйдёт устаревший номер.
Второй, более надёжный способ — указать ГТД в документе поступления товаров. Тогда 1С хранит номер в разрезе партии, и при списании конкретной партии в реализацию подтягивается именно её декларация. В УТ и ERP этот механизм работает через учёт ГТД в разрезе партий и складов, включить его можно в настройках учёта импортных товаров.
Если по одной номенклатуре числится несколько партий с разными ГТД, в реализации придётся явно выбрать нужный номер в колонке «ГТД» табличной части либо разбить строку по партиям — программа подскажет остатки по каждому номеру.
Где хранить ГТД
Подходит при одном постоянном номере ГТД на позицию; риск устаревания номера при смене партии.
Точный учёт по партиям, автоматический подбор при списании; требует дисциплины при оприходовании.
Гибко при разовых отгрузках, но повышает риск опечаток и пропуска номера.
Шаг 3. Указание ГТД в документе реализации и формирование УПД
Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в УТ/ERP. Заполните табличную часть товарами. Если ГТД привязан к номенклатуре или партии, колонка «ГТД» заполнится автоматически; если колонка не видна, включите её через «Ещё» → «Изменить форму» или проверьте, что для товара указана страна происхождения, отличная от России.
Для ручного указания кликните в ячейку «ГТД» нужной строки и выберите номер из справочника. Для прослеживаемых товаров вместо колонки «ГТД» используется поле «РНПТ», а также заполняются количество и единица измерения прослеживаемости — без них УПД по прослеживаемому товару будет сформирован с ошибкой.
После заполнения установите вид документа «УПД» (в БП — при создании реализации выберите вариант УПД, в УТ/ERP — оформите УПД на основании реализации). Проведите документ и откройте печатную форму: номер ГТД должен отображаться в графе таможенной декларации по каждой импортной строке.
Шаг 4. Отправка УПД с ГТД по ЭДО
При обмене электронными документами номер ГТД передаётся в XML-файле УПД в составе сведений о товаре. Перед отправкой откройте электронный документ из реализации и убедитесь, что в нём присутствуют данные о номере декларации или РНПТ — в форме электронного документа эти сведения видны в табличной части.
Для прослеживаемых товаров оператор ЭДО и ФНС проверяют формат РНПТ. Если номер не проходит форматный контроль, документ будет отклонён ещё на этапе отправки. Поэтому вводите РНПТ без сокращений и лишних символов, строго как в данных таможни.
Если УПД уже отправлен, а ошибка в ГТД обнаружилась позже, потребуется оформить исправительный УПД: в 1С это делается через механизм исправления документа с указанием номера и даты исправления. Просто «переслать тот же файл» нельзя — исправление должно быть оформлено как отдельный документ.
Проверка результата и типичные ошибки
После выписки УПД выполните контрольную проверку: откройте печатную форму, найдите импортные строки и убедитесь, что номер ГТД и код страны происхождения заполнены и совпадают с декларацией. Для ЭДО дополнительно проверьте содержимое электронного документа до подписания.
Если номенклатуры много, удобно сверить данные отчётом по остаткам в разрезе ГТД (в УТ/ERP) или оборотно-сальдовой ведомостью с детализацией по партиям (в БП): так видно, по каким позициям номера не указаны или указаны с ошибками.
Как проверить результат
В графе ГТД по импортным строкам указан номер, совпадающий с декларацией
Графа пуста, номер обрезан или отличается от документа таможни
В XML присутствуют сведения о ГТД/РНПТ по каждой импортной позиции
Оператор ЭДО отклоняет файл из-за формата РНПТ
По каждой партии импортного товара указан ГТД
Есть остатки без номера ГТД — при продаже колонка останется пустой
Частые вопросы
Почему колонка «ГТД» не отображается в табличной части реализации?
Чаще всего колонка скрыта настройками формы: откройте «Ещё» → «Изменить форму» и включите её видимость. Также проверьте, что в карточке товара указана страна происхождения — без неё программа может считать позицию отечественной и не предлагать поле ГТД.
Можно ли указать несколько ГТД для одной строки товара?
Нет, в одной строке указывается один номер. Если отгружаются единицы из разных партий с разными декларациями, строку нужно разбить на несколько — по количеству номеров ГТД. В УТ и ERP программа может сделать это автоматически при подборе партий.
Чем РНПТ отличается от обычного номера ГТД в УПД?
РНПТ применяется только для товаров из перечня прослеживаемых и заменяет обычный номер декларации в УПД. Кроме номера, для таких позиций обязательно указываются количество и единица измерения прослеживаемости. Для непрослеживаемых импортных товаров используется обычный номер ГТД.
Что делать, если УПД с ошибочным ГТД уже отправлен покупателю?
Оформите исправительный УПД: в 1С создаётся исправление исходного документа с номером и датой исправления, в котором указывается верный номер ГТД. Исправительный документ отправляется покупателю по ЭДО так же, как исходный. Редактировать и повторно отправлять исходный файл нельзя.
Нужно ли указывать ГТД для товаров из стран ЕАЭС?
Для товаров, ввезённых из стран ЕАЭС, грузовая таможенная декларация, как правило, не оформляется, поэтому классический номер ГТД отсутствует. Однако если товар прослеживаемый, для него оформляется РНПТ на основании заявления о ввозе — именно этот номер и указывается в УПД.
Что важно запомнить
Номер ГТД сначала заводится в справочнике, затем привязывается к номенклатуре или партии поступления и подставляется в строку реализации — после этого он автоматически попадает в УПД и XML для ЭДО. Для прослеживаемых товаров указывайте РНПТ, а ошибки в уже отправленном УПД исправляйте только исправительным документом.