Как в 1С Бухгалтерии сделать акт выполненных работ

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — один из самых массовых первичных документов в учёте. В 1С Бухгалтерии 8.3 он оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», который одновременно формирует печатную форму акта, бухгалтерские проводки по выручке и запись в книге продаж для НДС. Ошибки при его создании приводят к искажению выручки, расхождениям с контрагентами и вопросам при выверке взаиморасчётов.

Ниже разобран полный цикл работы с актом: от подготовки справочников до печати, подписания и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» в типовом интерфейсе «Такси»; в более ранних редакциях названия кнопок могут отличаться, но логика документа та же.

Что подготовить перед созданием акта

Документ реализации подтягивает данные из справочников, поэтому до создания акта проверьте три вещи. Во-первых, в справочнике «Контрагенты» должна быть карточка заказчика с заполненным ИНН, КПП и наименованием — отсюда данные попадут в шапку печатной формы. Во-вторых, у контрагента нужен договор с видом «С покупателем»: именно договор определяет валюту, порядок расчётов и счета учёта по умолчанию.

В-третьих, проверьте позицию в справочнике «Номенклатура». Для услуг создаётся элемент с типом номенклатуры «Услуга», указывается единица измерения (шт., усл. ед., час) и ставка НДС. Если номенклатурная группа и счета учёта настроены в карточке, документ подставит их автоматически, и вам не придётся править проводки вручную.

Как создать документ реализации услуг

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Услуги (акт)». Создастся новый документ, в котором нужно последовательно заполнить поля.

В шапке укажите контрагента и договор — после выбора договора программа автоматически подставит организацию, складские и расчётные настройки. Номер документа присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию равна текущей; если акт оформляется задним числом в закрытом периоде, программа выдаст предупреждение — не игнорируйте его без понимания последствий.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Реализация» → «Услуги (акт)»
3. 3
   Заполните контрагента и договор с покупателем
4. 4
   Добавьте в табличную часть услуги: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
5. 5
   Проверьте счета учёта на вкладке или по ссылке «Счета учёта»
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт об оказании услуг»

Как заполнить табличную часть и счета учёта

В табличной части «Услуги» нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру. Укажите количество и цену — сумма рассчитается автоматически. Если услуга одна и формулировка длинная (например, «Услуги по договору № 12 за март»), удобнее создать отдельную позицию номенклатуры с этим наименованием, чтобы оно корректно отобразилось в печатной форме акта.

Счета учёта открываются по одноимённой ссылке над табличной частью или в строке документа. Для типовой реализации услуг используются: счёт доходов (обычно 90.01 «Выручка»), счёт расходов (90.02 или счёт затрат, если ведётся учёт себестоимости услуг), счёт НДС (90.03) и счета расчётов с покупателем (62.01) и авансов (62.02). Если счета подставились неверно, исправьте их вручную и проверьте настройки в разделе «Главное» → «Налоги и отчёты» и регистре счетов учёта номенклатуры.

После заполнения нажмите «Провести». Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт»: откроется список сформированных проводок. Для услуги с НДС типовой набор — Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму реализации и Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму налога.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по кнопке Дт/Кт

Норма

Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, НДС на 90.03/68.02

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Печатная форма акта

Норма

Верные стороны, договор, суммы, подписи

Тревожный признак

Пустые реквизиты, чужой договор, неверная ставка НДС

Взаиморасчёты (отчёт «Обороты по счёту 62»)

Норма

Дебиторская задолженность контрагента увеличилась на сумму акта

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или зависла на авансовом счёте

Как распечатать и подписать акт

В проведённом документе нажмите «Печать» и выберите «Акт об оказании услуг». Откроется предварительный просмотр типовой формы. В ней выводятся номер и дата акта, наименования сторон, реквизиты договора, таблица услуг с суммами и строки для подписей представителей исполнителя и заказчика.

Если типовая форма не устраивает — например, нужно вывести дополнительный текст, номер счёта или иные реквизиты, — форму можно скорректировать через механизм редактирования макетов (доступен администратору) или подключить внешнюю печатную форму. Для разовой правки проще вывести документ в табличный документ и отредактировать его перед печатью, но такие изменения не сохранятся для следующих актов.

Подписанты в печатную форму подтягиваются из поля «Руководитель» и ответственных лиц организации. Проверьте, что в карточке организации указаны актуальные ФИО и должности, иначе в акте окажутся устаревшие данные, и контрагент может отказаться принимать документ.

Счёт-фактура и УПД на основании акта

Если реализация облагается НДС, на основании акта нужно выписать счёт-фактуру. В документе реализации внизу есть поле «Счёт-фактура» — нажмите «Выписать счёт-фактуру», и программа создаст документ с теми же суммами и датой. Счёт-фактура автоматически попадёт в книгу продаж.

Альтернатива — универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет акт и счёт-фактуру в одной форме. Чтобы использовать УПД, в печатной форме выберите вариант «Универсальный передаточный документ (УПД)», а в настройках учётной политики проверьте, что применение УПД включено. Это удобно, если контрагент принимает документы в электронном виде через операторов ЭДО.

Акт или УПД: что выбрать

Акт + отдельный счёт-фактура

Классический вариант для бумажного документооборота; два документа, два комплекта подписей.

УПД

Один документ вместо двух; удобен при ЭДО, но контрагент должен принимать эту форму.

Акт в электронном виде через ЭДО

Быстрый обмен и юридическая значимость при квалифицированной подписи; требует подключения к оператору ЭДО.

Как исправить или отменить акт

Если ошибка обнаружена до передачи акта контрагенту и период ещё открыт, просто откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Старый номер сохранится, проводки обновятся. Если акт уже подписан сторонами, исправлять исходный документ нельзя — оформляется корректировка.

Для исправления подписанного акта используйте документ «Корректировка реализации»: создайте его по кнопке «Создать на основании» из исходной реализации. Корректировка отразит разницу в учёте и сформирует корректировочный счёт-фактуру. Если акт нужно отменить полностью, а корректировка не требуется, документ можно пометить на удаление — но только при открытом периоде и отсутствии связанных документов (счёта-фактуры, оплат).

Типичные ошибки при оформлении актов

Большинство проблем с актами возникает не из-за самой программы, а из-за настроек справочников и невнимательности при заполнении. Ниже собраны ситуации, которые чаще всего приводят к переделке документов.

Частые вопросы

Можно ли сделать акт на основании счёта на оплату?

Да. Откройте выставленный счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически, останется проверить счета учёта и провести документ.

Почему в акте не выводится подпись руководителя?

Подписант берётся из данных об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации, перейдите в раздел подписей и проверьте, что на дату документа указаны действующие руководитель и главный бухгалтер. После исправления пересоздайте печатную форму.

Как сделать акт, если услуги оказываются регулярно одному и тому же клиенту?

Используйте копирование: найдите прошлый акт в журнале реализаций и нажмите «Скопировать». Программа создаст новый документ с теми же реквизитами — измените дату, период оказания услуг и при необходимости суммы. Для массового ежемесячного выставления есть обработка «Оказание услуг» в разделе «Продажи».

Чем акт отличается от накладной в 1С?

Акт оформляет реализацию услуг, накладная — отгрузку товаров. В программе это один документ «Реализация» с разными видами операции: «Услуги (акт)» или «Товары (накладная)». От вида операции зависят табличная часть, счета учёта и печатная форма.

Как выставить акт в валюте?

В договоре с контрагентом установите валюту расчётов, отличную от рублей. В документе реализации появится поле курса, который подставится из регистра курсов валют на дату акта. Суммы в проводках будут пересчитаны в рубли автоматически, а в печатной форме отобразится валюта договора.

Акт проведён, но в книге продаж его нет. Что проверить?

Сначала убедитесь, что выписан счёт-фактура — именно он формирует запись книги продаж. Затем проверьте ставку НДС: при ставке «Без НДС» записи в книге не будет. Также посмотрите, не попал ли счёт-фактура в другой налоговый период из-за даты.