Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С:Бухгалтерии распечатать форму СТД-Р
Пошаговая инструкция, как в 1С:Бухгалтерии распечатать форму СТД-Р: где найти документ, как заполнить, проверить и вывести на печать или в PDF.
Форма СТД-Р — это справка «Сведения о трудовой деятельности», которую работодатель выдаёт сотруднику при увольнении, по запросу для Пенсионного фонда или по письменному заявлению работника. В 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0) документ формируется автоматически на основании кадровых данных, а печать занимает буквально несколько кликов — при условии, что учёт в программе ведётся корректно.
Главная сложность обычно не в самой печати, а в том, что форма заполняется из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений. Если какие-то события не отражены в программе или введены с ошибками, справка выйдет неполной, и её придётся исправлять вручную. Поэтому перед печатью стоит проверить исходные данные сотрудника.
Ниже разобран полный порядок: где находится документ СТД-Р в разных версиях интерфейса, как его создать и заполнить, как вывести на бумагу или сохранить в PDF, а также что делать, если нужных сведений в базе нет.
Что такое СТД-Р и когда её нужно распечатывать
СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности работника. Она содержит информацию о местах работы, периодах, должностях и основаниях кадровых приказов. Работодатель обязан выдать бумажную справку, если сотрудник не переведён на электронную трудовую книжку или подал соответствующее заявление.
На практике печатать СТД-Р приходится в трёх типовых ситуациях: при увольнении сотрудника (справка выдаётся в день увольнения), по письменному заявлению работника (например, для представления в ПФР при назначении пенсии) и при внутренних проверках кадрового учёта. Во всех случаях механизм формирования в 1С одинаков.
Важно понимать: СТД-Р не редактируется произвольно. Форма строится на основании зарегистрированных в программе кадровых событий, и вручную «дорисовать» в ней периоды работы нельзя — такие правки делаются через кадровые документы.
Где в 1С:Бухгалтерии находится документ СТД-Р
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0, документ называется «Сведения о трудовой деятельности» или «СТД-Р» в зависимости от релиза. Основной путь: раздел «Зарплата и кадры» → подраздел «Кадровые документы» или «Сведения о трудовой деятельности». Если пункт не виден, откройте меню раздела через значок навигации и проверьте настройки видимости команд.
Второй способ — через карточку сотрудника. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника и в панели навигации или по кнопке «Оформить документ» найдите пункт, связанный со сведениями о трудовой деятельности. Программа подставит сотрудника автоматически.
В некоторых релизах форма доступна также из документа «Увольнение»: при проведении увольнения программа предлагает сформировать комплект выдаваемых документов, куда входит и СТД-Р. Это удобно, потому что не нужно искать документ отдельно.
Пошаговое создание и заполнение документа
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале сведений о трудовой деятельности. Укажите организацию и сотрудника — это обязательные поля. После выбора сотрудника нажмите кнопку заполнения (обычно «Заполнить» или «Заполнить сведения»): программа подтянет все зарегистрированные кадровые события — приёмы, переводы, увольнения — с датами и реквизитами приказов.
Проверьте табличную часть: каждая строка должна содержать период работы, наименование должности или структурного подразделения и основание (номер и дату приказа). Если какой-то период отсутствует, значит, соответствующий кадровый документ не проведён или введён с ошибкой — исправлять нужно именно его, а не строку в справке.
Перед записью убедитесь, что указаны должность и ФИО лица, подписывающего документ (обычно руководитель), а также дата выдачи. Эти данные попадут в печатную форму. После проверки нажмите «Провести и закрыть» или «Записать».
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Сведения о трудовой деятельности» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию и сотрудника
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подтянет кадровые события
- 4Проверьте периоды, должности и реквизиты приказов в табличной части
- 5Укажите подписанта и дату выдачи, запишите документ
- 6Нажмите «Печать» → «СТД-Р» и отправьте на принтер или сохраните в PDF
Как вывести форму на печать
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите макет «СТД-Р» (в некоторых релизах — «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»). Откроется предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно оценить, как форма ляжет на лист: при необходимости измените масштаб, ориентацию или поля через настройки страницы.
Для вывода на принтер нажмите кнопку печати в панели предпросмотра или сочетание Ctrl+P. Если справку нужно передать в электронном виде, используйте кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра и выберите формат PDF — такой файл корректно откроется у получателя и сохранит оформление бланка.
Печатная форма формируется на одном-двух листах в зависимости от количества периодов работы сотрудника. Если строк много, проверьте, чтобы перенос таблицы на следующую страницу не «рвал» строки — при проблемах уменьшите масштаб печати.
Как проверить результат
Указаны наименование работодателя, ФИО сотрудника, СНИЛС и дата выдачи
Пустые поля, устаревшее название организации или ошибка в СНИЛС
Все периоды работы идут без пропусков, указаны должности и реквизиты приказов
Отсутствуют известные периоды работы или нет номеров приказов
Указана должность и расшифровка подписанта, есть место для печати
Подписант не заполнен или указан уволенный сотрудник
Если сведения не заполняются или заполняются неправильно
Самая частая причина пустой табличной части — кадровые документы введены не в 1С:Бухгалтерии, а в другой программе (например, в 1С:ЗУП) или вообще не введены. Бухгалтерия строит СТД-Р только из собственных кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Без них формировать справку не из чего.
Если сотрудник работал в организации до начала учёта в программе, начальные сведения нужно ввести документом «Начальная штатная расстановка» или кадровыми документами прошлыми датами — в зависимости от релиза. Только после этого старые периоды появятся в СТД-Р.
Ещё одна ситуация: сведения есть, но часть периодов отсутствует из-за непроведённых документов. Откройте журнал кадровых документов и проверьте, что все приказы по сотруднику проведены (не помечены на удаление и не сохранены черновиками). После проведения перезаполните СТД-Р кнопкой «Заполнить».
Особенности и ограничения в разных ситуациях
В базовых версиях 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен: если вы ведёте зарплату во внешней программе, документа СТД-Р в Бухгалтерии может не быть вовсе. В этом случае справку формируют в 1С:ЗУП или заполняют бланк вручную по данным трудовой книжки.
Если организация сдаёт электронные сведения (форма ЕФС-1 с разделом о трудовой деятельности), СТД-Р на бумаге выдаётся только по заявлению работника. Сами электронные сведения из 1С отправляются через сервис 1С-Отчётность — это отдельная процедура, не связанная с печатью справки.
При увольнении сотрудника распечатайте СТД-Р заранее — в день увольнения, до подписания приказа подчинённым. Форма должна быть выдана вместе с другими документами, и задержка считается нарушением сроков выдачи документов при увольнении.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
СТД-Р печатается из документа «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Зарплата и кадры». Форма заполняется автоматически из кадровых приказов, поэтому качество справки зависит от полноты кадрового учёта. Перед выдачей проверьте СНИЛС, периоды работы и подписанта.
Частые вопросы
Можно ли распечатать СТД-Р за прошлый период, если сотрудник уже уволен?
Да. Документ создаётся на любого сотрудника, включая уволенных — выберите его в поле «Сотрудник», и программа подтянет все кадровые события. Дату выдачи укажите фактическую. Если после увольнения кадровые документы не менялись, справка сформируется без дополнительных действий.
Почему кнопка «Печать» не предлагает форму СТД-Р?
Обычно это означает, что открыт не тот документ (например, просто кадровый приказ, а не «Сведения о трудовой деятельности») либо используется устаревший релиз конфигурации. Обновите программу до актуального релиза и создайте документ именно в журнале сведений о трудовой деятельности.
Нужно ли заверять СТД-Р печатью организации?
Форма подписывается руководителем или уполномоченным лицом. Печать ставится, если организация её использует — для организаций, отказавшихся от печати, достаточно подписи. Подписант указывается в документе до печати, чтобы его данные попали в бланк.
Как распечатать СТД-Р сразу по нескольким сотрудникам?
В журнале сведений о трудовой деятельности можно выделить несколько документов и воспользоваться командой печати из меню «Ещё» или кнопки печати журнала — программа сформирует отдельную форму по каждому документу. Создавать документы всё равно нужно по каждому сотруднику отдельно.
Что делать, если в справке неверный период работы?
Не правьте печатную форму вручную. Найдите кадровый документ с ошибкой (приём, перевод или увольнение), исправьте дату или реквизиты в нём, проведите документ заново, а затем перезаполните СТД-Р кнопкой «Заполнить». Только так исправление сохранится в учёте.
Можно ли отправить СТД-Р работнику по email вместо бумаги?
СТД-Р — бумажная форма, выдаваемая под подпись. Электронную копию в PDF можно отправить дополнительно для удобства работника, но юридически значимой считается подписанный бумажный экземпляр. Электронные сведения о трудовой деятельности передаются отдельно — через отчётность в СФР.