Документы и Печать · 8 мин
Как распечатать штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3
Пошаговая инструкция: как в 1С:Бухгалтерии 8.3 сформировать и распечатать штатное расписание, настроить печатную форму, вывести её в Excel и исправить типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3 формируется из раздела учёта кадров и выводится на печать стандартной кнопкой «Печать». Однако у многих пользователей возникают сложности: документ не находится в меню, печатная форма выглядит не так, как ожидалось, или в расписание не попадают нужные позиции. Причина почти всегда в настройках функциональности программы и в том, как заведены штатные единицы.
Важно понимать: в базовой и стандартной поставке 1С:Бухгалтерии штатное расписание ведётся в упрощённом виде — без истории изменений, надбавок и сложной структуры. Если организации нужен полноценный кадровый учёт с индексациями и изменениями штатки во времени, используют 1С:Зарплату и управление персоналом. Но для печати актуального расписания возможностей Бухгалтерии обычно достаточно.
Ниже разобраны все шаги: от включения нужной функциональности до выгрузки готового документа в Excel, а также типичные ошибки и способы их устранения.
Проверьте, включено ли ведение штатного расписания
Если в меню «Зарплата и кадры» нет пункта «Штатное расписание», значит, соответствующая функциональность отключена. Это самая частая причина, по которой пользователи не могут найти документ. Проверка занимает меньше минуты.
Перейдите в раздел «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → «Зарплата и кадры». Найдите флажок «Ведётся штатное расписание» и установите его. После сохранения настроек в разделе «Зарплата и кадры» появится нужный пункт меню, а в документах приёма на работу станет доступен выбор штатной единицы.
Обратите внимание: переключение настройки не создаёт само расписание и не заполняет его автоматически. Позиции придётся завести вручную или перенести из уже оформленных кадровых документов.
- 1Откройте «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта»
- 2Перейдите на вкладку «Зарплата и кадры»
- 3Установите флажок «Ведётся штатное расписание»
- 4Сохраните настройки и проверьте появление пункта в разделе «Зарплата и кадры»
Как заполнить штатное расписание перед печатью
Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание». Если документов ещё нет, нажмите «Создать». Укажите организацию, подразделение (если ведёте расписание по подразделениям), дату и номер документа. Затем заполните табличную часть: для каждой позиции укажите должность, количество штатных единиц, оклад или тарифную ставку.
Должности выбираются из справочника «Должности». Если нужной должности нет, создайте её прямо из поля выбора — программа предложит добавить новый элемент. Следите за единообразием наименований: «Бухгалтер» и «бухгалтер» будут двумя разными позициями, что исказит итоговые данные.
После заполнения запишите и проведите документ. Непроведённый документ может корректно отобразиться на экране, но лучше убедиться, что он проведён, — тогда данные попадут в кадровые отчёты и будут согласованы с приказами о приёме на работу.
Печать штатного расписания: пошаговый порядок
Сама печать выполняется стандартным способом, как для любого документа 1С. Откройте проведённое штатное расписание и нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке выберите форму «Штатное расписание» — программа сформирует табличный документ.
Перед отправкой на принтер откроется предварительный просмотр. Проверьте, что все позиции поместились, итоговая строка по количеству единиц и фонду оплаты труда посчитана верно, а колонтитулы и поля не обрезают текст. При необходимости измените ориентацию страницы на альбомную: «Файл» → «Параметры страницы».
Для вывода на принтер нажмите «Файл» → «Печать» или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и диапазон страниц. Если расписание большое, печатайте сначала один лист для проверки — это сэкономит бумагу при ошибках масштаба.
- 1Откройте документ «Штатное расписание» за нужную дату
- 2Нажмите «Печать» → «Штатное расписание»
- 3Проверьте предварительный просмотр: итоги, переносы строк, ориентацию
- 4Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и напечатайте
Как вывести расписание в Excel или PDF
Часто печатную форму нужно не распечатать, а передать в электронном виде — руководителю, в головной офис или в архив. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как». Доступны форматы MXL (родной формат 1С), Excel (XLS/XLSX), PDF, HTML и другие.
Для редактирования выбирайте Excel: там можно поправить ширину колонок, добавить подписи и шапку организации. Для передачи «как есть» без возможности правки удобнее PDF. Учтите, что при сохранении в Excel сложные элементы оформления (объединённые ячейки, рамки) иногда отображаются иначе — проверьте результат перед отправкой.
Если требуется строго унифицированная форма Т-3, имейте в виду: встроенная печатная форма в Бухгалтерии упрощена и может отличаться от утверждённого бланка. В этом случае форму дорабатывают внешней печатной формой или заполняют Т-3 вручную на основе выгруженных данных.
Форматы выгрузки
Подходит для передачи и архива: вид документа фиксирован, редактировать нельзя
Подходит для доработки формы, добавления подписей и шапки; требует проверки оформления после выгрузки
Родной формат 1С — открывается только в программе, удобен для обмена между базами
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — пустая печатная форма. Причины: документ не проведён, в табличной части нет позиций либо открыт документ не за ту дату или не по той организации. Проверьте эти три момента в первую очередь.
Вторая частая ситуация — в расписании не хватает сотрудников или позиций. Помните: печатная форма выводит штатные единицы, а не список работающих. Если сотрудник принят, но позиция в расписание не добавлена, на печати её не будет. Сверяйте расписание с отчётом «Списки сотрудников» из раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам».
Третья группа ошибок — оформление: обрезанные колонки, переносы, «#######» вместо чисел в Excel. Это решается настройкой ширины колонок и масштаба печати в параметрах страницы, а не правкой данных.
Проверка результата перед подписанием
Перед тем как отдать распечатку на подпись, сверьте три вещи: общее количество штатных единиц, суммарный фонд оплаты труда и соответствие позиций реальной структуре организации. Расхождения обычно видны сразу при сравнении с прошлой версией документа.
Если расписание печатается для проверяющих или для архива, убедитесь, что в шапке корректно указаны наименование организации, дата и номер документа. Эти реквизиты берутся из карточки организации и самого документа — при ошибке исправьте источник и сформируйте печатную форму заново.
Как проверить результат
Совпадает с реальной численностью позиций
Не хватает позиций или есть дубли должностей
Верные организация, дата и номер
Пустые или устаревшие данные — исправьте карточку организации
Все колонки видны, текст не обрезан
Обрезка колонок — измените ориентацию и масштаб
Что важно запомнить
Включите ведение штатного расписания в параметрах учёта, заполните документ позициями, проведите его и напечатайте через кнопку «Печать». Для передачи в электронном виде сохраните форму в PDF или Excel, а перед подписанием сверьте итоги с фактической структурой организации.
Частые вопросы
Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность отключена. Зайдите в «Главное» → «Параметры учёта» → «Зарплата и кадры» и установите флажок «Ведётся штатное расписание». После сохранения пункт появится в разделе «Зарплата и кадры».
Можно ли распечатать расписание на конкретную прошлую дату?
В 1С:Бухгалтерии расписание ведётся документами с датой, поэтому откройте документ за нужное число и напечатайте его. Полноценной истории изменений «на любую дату», как в ЗУП, в Бухгалтерии нет — ориентируйтесь на даты созданных документов.
Почему в печатной форме нет сотрудника, который работает?
Форма выводит штатные единицы, а не список принятых сотрудников. Если должность сотрудника не добавлена в расписание, она не попадёт на печать. Добавьте позицию в документ и перепечатайте форму.
Есть ли в 1С:Бухгалтерии унифицированная форма Т-3?
Встроенная печатная форма упрощена и может не совпадать с бланком Т-3. Для строгой формы используют внешнюю печатную форму или выгружают данные в Excel и оформляют Т-3 вручную.
Как напечатать расписание по одному подразделению?
Заведите отдельный документ штатного расписания по нужному подразделению и напечатайте его. Если все позиции сведены в один документ без подразделений, разделить их на печати стандартными средствами не получится.
Что делать, если при выгрузке в Excel вместо цифр отображаются решётки?
Это означает, что колонка слишком узкая для числа. Расширьте столбцы в Excel вручную или уменьшите масштаб шрифта. Сами данные при этом не повреждены.