Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С:Бухгалтерии сделать акт сверки взаиморасчётов
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, заполнение по данным учёта, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он создаётся специальным документом «Акт сверки взаиморасчётов», который автоматически собирает данные из проведённых документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод почти не требуется — задача бухгалтера сводится к правильной настройке отбора и проверке результата.
Документ доступен в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». Оба пункта ведут в один и тот же журнал, поэтому создавать акт можно из любого из них. Дальше разберём пошагово: как заполнить документ, что проверить перед печатью и как разобраться с расхождениями.
Где находится документ и что нужно подготовить
Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и найдите пункт «Акты сверки расчётов с контрагентами». Если пункта нет в меню, проверьте настройки интерфейса: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка навигации» — возможно, команда скрыта. В типовой конфигурации документ доступен всем пользователям с правами бухгалтера.
Перед созданием акта выполните три подготовительных действия. Во-первых, проведите все документы по контрагенту за сверяемый период: непроведённые документы в акт не попадут. Во-вторых, убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнены наименование, ИНН и реквизиты — они попадут в печатную форму. В-третьих, договоритесь с контрагентом о периоде сверки и валюте: обычно сверяют квартал, полугодие или год, а при расчётах в валюте акт формируется отдельно по каждой валюте.
Пошаговое создание акта сверки
В журнале актов сверки нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Заполните шапку: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки — даты «с» и «по». Если расчёты ведутся в разрезе договоров, выберите конкретный договор; если оставить поле пустым, акт соберёт расчёты по всем договорам контрагента.
После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» (в некоторых релизах кнопка называется «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»). Программа сформирует табличную часть: перечень документов с дебетовыми и кредитовыми оборотами и итоговое сальдо. Дебет — это задолженность контрагента перед вами, кредит — ваша задолженность перед ним.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» и дождитесь формирования таблицы
- 4Проверьте итоговое сальдо: сравните его с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62
- 5Убедитесь, что флажок «Согласовано» установлен только после подтверждения контрагентом
- 6Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов» и выведите документ на бумагу или в PDF
Настройки заполнения: договоры, счета и валюта
Ключевая настройка — поле «Договор». Если у контрагента несколько договоров (например, поставка и аренда), сверку корректнее делать по каждому договору отдельно: так проще искать расхождения, и контрагенту понятнее структура долга. Сводный акт по всем договорам допустим, когда договор один или расчёты между ними не пересекаются.
В документе есть флажок «Разбить по договорам» (в ряде релизов — настройка вывода): он группирует строки табличной части по договорам внутри одного акта. Обратите внимание на валюту документа: акт формируется в валюте расчётов по договору. Если были расчёты в рублях и валюте, создайте отдельные акты.
Данные в акт попадают со счетов расчётов: 60, 62, 66, 67, 76 и связанных субсчетов. Если ваша учётная политика использует нестандартные счета для расчётов с контрагентами, проверьте, что они учитываются при заполнении — иначе часть оборотов выпадет.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
После заполнения сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 в разрезе контрагента и договора. Сальдо должно совпасть до копейки. Если цифры разошлись, чаще всего причина в непроведённых документах, документах за пределами периода сверки или ручных операциях, отражённых другими счетами.
Проверьте начальное сальдо на дату начала сверки. Если предыдущий период уже был сверен и подписан, начальное сальдо нового акта обязано совпадать с конечным сальдо прошлого акта. Разрыв означает, что в закрытом периоде кто-то изменил или перепровёл документы — такие изменения нужно найти через отчёт «Анализ сальдо и оборотов» или журнал изменений.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — ищите непроведённые документы или ручные операции
Значения равны
Разрыв — в закрытом периоде изменили документы
Все реализации, поступления и оплаты периода присутствуют
Документов нет — проверьте даты, договор и валюту отбора
Установлен только после подтверждения контрагента
Установлен заранее — акт уйдёт как согласованный без реальной сверки
Печать, подписание и отправка
Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Акт сверки взаиморасчётов». Печатная форма содержит таблицу оборотов, итоговое сальдо с расшифровкой («долг контрагента» или «ваш долг»), а также поля для подписей и печатей обеих сторон. При необходимости форму можно сохранить в PDF или Excel и отправить контрагенту по электронной почте или через ЭДО.
Если обмен с контрагентом ведётся через операторов ЭДО, акт можно отправить прямо из 1С кнопкой «Отправить» при настроенном обмене. Контрагент подписывает документ со своей стороны, и статус согласования отображается в журнале. После подтверждения установите в документе флажок «Согласовано» — это зафиксирует результат сверки в учёте.
Храните подписанные акты вместе с договором и первичными документами. При налоговых проверках и судебных спорах именно подписанный акт служит доказательством признания задолженности.
Удобно формировать акт сверки сразу после закрытия квартала, пока документы «свежие»: бухгалтер контрагента быстрее найдёт расхождение по недавней накладной, чем по документу полугодовой давности. Заодно это дисциплинирует обе стороны своевременно обмениваться подписанными УПД и актами.
Расхождения с контрагентом: как искать и исправлять
Если контрагент вернул акт с замечаниями, не спешите править учёт. Сначала локализуйте расхождение: сравните табличные части построчно. Типовые ситуации — документ есть у вас, но отсутствует у контрагента (он не получил или не провёл накладную), разные даты одного документа, оплата отнесена на другой договор, либо разница в копейках из-за округления валютных пересчётов.
Для анализа используйте отчёты «Обороты между субконто» и «Анализ субконто» по контрагенту и договору — они покажут, какие документы сформировали сальдо. Если ошибка на вашей стороне (неверный договор в платёжке, дубль документа), исправьте первичный документ и перезаполните акт. Если ошибка у контрагента — приложите к акту копии подтверждающих документов и зафиксируйте разногласия письменно.
Особые ситуации и ограничения
При валютных расчётах акт формируется в валюте договора; рублёвые эквиваленты в табличной части могут отличаться от ожиданий контрагента из-за разных курсов пересчёта — это нормально, сверять следует валютные суммы. При расчётах через третьих лиц (взаимозачёт, переуступка долга) проверьте, что операции отражены документами «Корректировка долга» или «Операция, введённая вручную» по правильным счетам, иначе они не попадут в акт.
Если в базе ведётся несколько организаций, акт всегда формируется строго в разрезе одной организации: свести расчёты «группы компаний» с контрагентом одним документом нельзя — создавайте отдельный акт по каждому юрлицу. То же касается обособленных подразделений, если расчёты ведутся раздельно.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет одним документом?
Технически период в документе не ограничен, и акт за несколько лет сформируется. На практике длинные акты тяжело сверять: табличная часть получается огромной, а поиск расхождения превращается в ручной перебор сотен строк. Разумнее сверять поквартально или по итогам года, а при большом объёме операций — ежемесячно.
Почему в акт не попал документ оплаты?
Наиболее вероятные причины: платёжный документ не проведён, его дата выходит за границы периода сверки, в документе указан другой договор или другая организация. Проверьте документ в журнале банковских выписок и при необходимости исправьте реквизиты, после чего перезаполните акт.
Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости?
ОСВ — внутренний регистр для бухгалтера: она показывает обороты по счетам и субконто. Акт сверки — документ для контрагента с расшифровкой по конкретным первичным документам и полями для подписей обеих сторон. ОСВ используют для проверки акта, но контрагенту отправляют именно акт.
Нужно ли прикладывать к акту копии первичных документов?
Обязательного требования нет: акт содержит реквизиты документов, по которым контрагент может найти их у себя. Но при расхождениях приложение копий спорных накладных и платёжек заметно ускоряет разбирательство, поэтому на практике их прикладывают именно в спорных ситуациях.
Что делать, если контрагент не отвечает на акт сверки?
Направьте акт повторно с сопроводительным письмом и зафиксируйте факт отправки (почтовое уведомление, отметка ЭДО). Молчание не означает согласия: без подписи контрагента акт не подтверждает признание долга. При подготовке претензии или иска неподписанный акт всё равно пригодится как приложение, но основой требований будут первичные документы.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии создаётся из раздела «Покупки» или «Продажи» за пару минут: укажите контрагента, период и договор, заполните по данным учёта. Главное — перед формированием провести все документы, а после — сверить сальдо с ОСВ и прошлым подписанным актом. Флажок «Согласовано» ставьте только после реального подтверждения контрагентом.