Как распечатать акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчётов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: его запрашивают перед закрытием периода, при аудите и при подтверждении задолженности. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки формируется стандартным документом и выводится на печать встроенными средствами, без доработок.

Для печати достаточно прав на создание документов по расчётам с контрагентами и доступа к печатным формам. Ниже разобран полный путь: от создания документа до вывода на принтер и сохранения в PDF, а также типичные ошибки, из-за которых акт печатается пустым или с неверными суммами.

Где находится документ «Акт сверки» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» — оба пункта ведут в один и тот же журнал. Также документ доступен через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы», если пункт скрыт настройкой панелей.

В Управлении торговлей 11 и ERP путь немного другой: «Продажи» → «Документы продаж» → «Сверки взаиморасчётов» либо раздел «Финансы». В старых конфигурациях (УПП 1.3, Бухгалтерия 8.2) документ называется «Акт сверки взаиморасчётов» и находится в меню «Покупки» или «Продажи» интерфейса «Полный».

Создание и заполнение акта сверки

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. Заполните шапку документа: организацию (от чьего лица формируется акт), контрагента и договор. Если с контрагентом несколько договоров, можно оставить договор пустым — тогда в сверку попадут расчёты по всем договорам, но подписанты и расшифровки будут менее детальными.

Укажите период сверки — даты «с» и «по». Важно: конечная дата включается в период по конец дня, поэтому для сверки за квартал указывайте последний день квартала. Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»). Программа подтянет все документы расчётов: реализации, поступления, оплаты, возвраты — и сформирует табличную часть с сальдо на начало и конец периода.

Проверьте закладку «Дополнительно» (или «Прочее»): там задаются представитель организации и представитель контрагента, которые попадут в подписи на печатной форме. Если поля пустые, подставятся значения по умолчанию из карточки организации, и их стоит сверить с доверенностью или уставными документами.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами»
2. 2
   Нажмите «Создать», заполните организацию, контрагента, договор и период
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учёта» и проверьте табличную часть
4. 4
   Запишите и проведите документ
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов»
6. 6
   В предпросмотре нажмите «Печать» или сохраните файл в PDF

Печать акта сверки

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В типовых конфигурациях доступна основная форма «Акт сверки взаиморасчётов», а в ряде версий — дополнительные варианты: с расшифровкой по документам, по счетам учёта, с выводом сальдо. Выберите нужную форму — откроется окно предварительного просмотра табличного документа.

В предпросмотре доступны стандартные действия: кнопка с изображением принтера отправляет документ на печать, дискета — сохраняет в файл (PDF, Excel, MXL). Перед печатью проверьте ориентацию и масштаб: если таблица широкая, включите альбомную ориентацию через «Файл» → «Параметры страницы» или уменьшите масштаб до «По ширине страницы», чтобы колонки не обрезались.

Пакетная печать возможна из журнала документов: выделите несколько актов сверки в списке, нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует отдельные табличные документы по каждому акту. Это удобно при массовой рассылке сверок в конце квартала.

Проверка данных перед печатью

Самая частая претензия контрагентов — расхождение сумм в акте с их данными. Перед печатью сверьте конечное сальдо с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) по этому контрагенту за тот же период. Если сальдо совпадает — акт сформирован корректно по данным вашей базы.

Обратите внимание на знак сальдо: дебиторская задолженность контрагента и кредиторская задолженность организации выводятся в разных колонках. Если в акте «висит» неожиданное сальдо на начало периода, значит, на дату начала сверки в учёте уже есть расхождения — их нужно искать в предыдущих периодах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по контрагенту

Тревожный признак

Суммы расходятся — есть непроведённые или удалённые документы расчётов

Табличная часть акта

Норма

Все строки заполнены, указаны документы и суммы

Тревожный признак

Пустая таблица или строки без документов — неверный период или договор

Подписи в печатной форме

Норма

ФИО и должности соответствуют доверенностям

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или устаревшие данные

Типичные ошибки и их устранение

Если акт формируется пустым, причины обычно три: неверно указан период (даты перепутаны местами), выбран не тот договор, либо расчёты с контрагентом ведутся по другой организации в базе. Проверьте шапку документа и повторите заполнение.

Если суммы в акте не сходятся с ожидаемыми, проверьте, проведены ли все документы оплаты и отгрузки. Непроведённые документы в сверку не попадают. Также расхождения возникают, когда часть операций оформлена «ручными» проводками через операции, введённые вручную, — они отражаются в ОСВ, но не всегда корректно попадают в детализацию акта сверки по документам.

Сохранение в PDF и отправка контрагенту

Для отправки по электронной почте удобнее сохранить акт в PDF, а не печатать на бумаге. В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) или «Файл» → «Сохранить как», выберите формат PDF и папку. Файл можно подписать электронной подписью и отправить контрагенту — при использовании ЭДО (1С-ЭДО, Диадок, СБИС) акт сверки отправляется прямо из документа кнопкой «ЭДО», если обмен настроен.

При отправке сканом подписанного бумажного акта распечатайте два экземпляра: один остаётся у вас, второй передаётся контрагенту. После возврата подписанного экземпляра отметьте в документе факт согласования — в ряде конфигураций для этого есть статус или флажок «Сверка согласована».

Частые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна в акте сверки?

Чаще всего документ не записан или не проведён — сначала нажмите «Провести». Также проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к печатным формам документов расчётов.

Можно ли распечатать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?

Да. В журнале актов сверки выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует отдельные табличные документы по каждому акту.

Акт формируется пустым, хотя операции с контрагентом были. Что делать?

Проверьте период сверки, организацию и договор в шапке. Убедитесь, что документы расчётов проведены. Если расчёты велись по другому договору, очистите поле договора — тогда в сверку попадут все взаиморасчёты с контрагентом.

Как изменить подписанта в печатной форме акта?

Откройте закладку «Дополнительно» в документе и укажите представителя организации вручную, либо обновите данные ответственных лиц в карточке организации — тогда они будут подставляться по умолчанию во все новые акты.

Можно ли вывести акт сверки с расшифровкой по счетам учёта?

В большинстве типовых конфигураций в списке печатных форм есть вариант «Акт сверки (с разбивкой по счетам)» или подобный. Если такой формы нет, используйте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» как приложение к стандартному акту.

Нужно ли проводить акт сверки, чтобы он попал в учёт?

Акт сверки — документ информационный, он не формирует проводок и не влияет на учётные данные. Проведение нужно лишь для фиксации документа в базе и возможности печати.