Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сформировать акт сверки по нескольким контрагентам
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов сразу по нескольким контрагентам в 1С: групповая печать, обработки, настройки отборов и проверка результатов.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С формируется по одному контрагенту за раз — так устроен типовой документ «Акт сверки взаиморасчетов» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей». Когда контрагентов десятки или сотни, создавать каждый акт вручную нерационально: на это уходят часы, а риск пропустить кого-то из дебиторов растет. Задача решается тремя путями: групповой обработкой печати, встроенными механизмами рассылки и внешними обработками.
Выбор способа зависит от конфигурации, объема контрагентов и того, нужно ли просто распечатать пачку актов или разослать их контрагентам по электронной почте. Ниже разобраны рабочие варианты для типовых конфигураций на управляемых формах, а также ограничения каждого подхода и способы проверить, что сверка сформирована корректно по всем контрагентам.
Как устроен типовой акт сверки и почему он одиночный
В «1С:Бухгалтерии 8» акт сверки создается через раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчетов»). Документ заполняется по данным бухгалтерского учета: программа собирает обороты по счетам расчетов (60, 62, 76 и другим) в разрезе выбранного контрагента, договора и периода.
Ключевое поле документа — «Контрагент», и оно одно. Это осознанное ограничение: акт сверки — двусторонний документ, который подписывает конкретный контрагент, и смешивать в одном файле данные нескольких компаний нельзя. Поэтому «массовость» достигается не изменением самого документа, а автоматизацией его создания и печати в цикле.
Перед массовым формированием убедитесь, что по всем нужным контрагентам корректно заполнены договоры и в учете нет непроведенных документов за период сверки — иначе часть актов сформируется с неполными данными, и вы заметите это только после отправки контрагентам.
Способ 1: групповая печать из списка документов
Самый простой сценарий — акты уже созданы (например, в течение квартала), и нужно распечатать их пачкой или выгрузить в PDF. Для этого подходит стандартный механизм групповой печати, который есть в большинстве типовых конфигураций.
- 1Откройте список «Акты сверки расчетов с контрагентами» в разделе «Покупки» или «Продажи».
- 2С помощью отбора установите нужный период и, при необходимости, организацию.
- 3Выделите нужные документы: с Ctrl — произвольные, с Shift — диапазон, Ctrl+A — все видимые.
- 4Нажмите кнопку «Печать» над списком или в меню «Ещё» и выберите «Акт сверки взаиморасчетов».
- 5В окне предварительного просмотра проверьте, что каждый акт начинается с новой страницы, и отправьте на принтер или сохраните в PDF.
Ограничение способа очевидно: документы должны существовать заранее. Если актов еще нет, групповая печать не поможет — сначала их нужно создать по каждому контрагенту. Кроме того, при выводе в один PDF все акты окажутся в одном файле, что неудобно для рассылки: каждому контрагенту нужен свой файл.
Способ 2: массовое создание актов через внешнюю обработку
Когда актов еще нет, а контрагентов много, применяют внешние обработки (файлы .epf), которые в цикле обходят список контрагентов и для каждого создают и заполняют документ «Акт сверки взаиморасчетов». Готовые обработки такого рода распространены в сообществе разработчиков 1С, а при наличии программиста в штате ее несложно написать под конкретную конфигурацию.
Логика обработки проста: пользователь указывает период, организацию и список контрагентов (или отбор, например «все дебиторы с ненулевым сальдо»), а обработка для каждого создает документ, вызывает типовое заполнение по данным учета и записывает его. Дальше документы можно напечатать групповой печатью или сохранить в отдельные файлы.
Обратите внимание на режим записи: некоторые обработки проводят документы, другие только записывают. Для актов сверки это не критично, так как документ не делает движений по регистрам, но единообразие состояния документов упрощает последующий поиск и печать.
Способ 3: рассылка актов через механизм рассылки отчетов
В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) есть механизм «Рассылка отчетов», который умеет формировать отчеты по расписанию и отправлять их на email. Если в вашей конфигурации акт сверки доступен как отчет или внешний отчет, можно настроить рассылку: программа сформирует акт по каждому получателю и разошлет файлы автоматически.
Типовой путь: «Администрирование» → «Рассылка отчетов» (предварительно включите функциональную опцию, если она отключена). Создается рассылка, в которую добавляется отчет «Акт сверки» с параметрами периода, указываются получатели и расписание. Для персонификации по контрагентам используются отборы в настройках отчета.
Как отобрать контрагентов, по которым сверка действительно нужна
Формировать акты «по всем подряд» контрагентам не имеет смысла: часть из них не имела оборотов в периоде, и акты выйдут пустыми. Рациональный подход — сначала определить круг контрагентов с реальными взаиморасчетами.
Для этого используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76) с группировкой по контрагентам или отчет «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам». Контрагенты с ненулевым сальдо или оборотами за период — ваш целевой список. Во многих обработках массового создания актов такой отбор встроен: акты создаются только по контрагентам с оборотами.
Как выбрать действие
Проверка результата после массового формирования
После пакетного создания или печати актов обязательно выборочно проверьте результат. Массовая операция умножает любую ошибку настройки: если неверно задан период или список счетов, неправильными окажутся все акты сразу.
Как проверить результат
Совпадает с числом контрагентов в целевом списке
Актов меньше — часть контрагентов пропущена из-за пустых оборотов или ошибок заполнения
Совпадает с сальдо по ОСВ по счетам расчетов в разрезе контрагента
Суммы расходятся — проверьте список счетов в настройках акта и наличие непроведенных документов
Во всех актах стоят нужные период и организация
В части актов подставлены значения по умолчанию — ошибка в параметрах обработки
Каждый акт начинается с новой страницы, видны таблица оборотов и итоговое сальдо
Страницы склеены или таблица пуста — проверьте макет и заполнение документа
Дополнительный контроль — сравнить итоговую сумму задолженности по всем сформированным актам с сальдо по счетам расчетов в целом. Совпадение итогов не гарантирует правильность каждого акта, но расхождение сразу укажет на проблему с отбором счетов или периодом.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно учитывайте ограничение по договорам: если с контрагентом несколько договоров, типовой акт может формироваться либо по конкретному договору, либо по контрагенту в целом — поведение зависит от настройки поля «Договор» в документе. Для сверки в целом по контрагенту оставляйте договор пустым, если конфигурация это позволяет.
Также помните, что акт сверки — не регламентированная форма: при необходимости макет можно доработать (добавить расшифровку по документам, подписи, сроки ответа), но делать это следует до массового формирования, а не после.
Что важно запомнить
Типовой акт сверки в 1С создается по одному контрагенту. Массовость достигается групповой печатью, внешними обработками или рассылкой отчетов. Перед пакетным формированием отберите контрагентов с оборотами, проверьте счета расчетов, сделайте копию базы и протестируйте на малой выборке, а после — сверьте итоги с ОСВ.
Частые вопросы
Можно ли в типовой 1С:Бухгалтерии создать акты сразу по всем контрагентам без доработок?
Штатной кнопки «создать акты по всем контрагентам» в типовой конфигурации нет. Доступны групповая печать уже созданных актов и рассылка отчетов. Для массового создания документов потребуется внешняя обработка или помощь программиста.
Как сформировать акт сверки по контрагенту с несколькими договорами?
В документе «Акт сверки взаиморасчетов» оставьте поле «Договор» пустым — тогда программа соберет обороты по всем договорам контрагента. Если поле обязательно к заполнению в вашей версии, создавайте отдельный акт по каждому договору.
Почему в акте сверки не попадают авансы контрагента?
Проверьте список счетов расчетов в настройках документа: должны быть указаны и субсчета расчетов, и субсчета авансов (например, 62.01 и 62.02). Если какой-то счет не включен, обороты по нему в акт не попадут, и сальдо будет неверным.
Можно ли автоматически отправить акты контрагентам по электронной почте?
Да, двумя путями: через механизм «Рассылка отчетов», если акт доступен как отчет, либо через внешние обработки с функцией отправки почты. В обоих случаях у контрагентов в справочнике должны быть заполнены адреса электронной почты, а в программе — настроена учетная запись почты.
Что делать, если после массового создания акты сформировались с ошибками?
Не исправляйте документы вручную по одному: сначала устраните причину (период, счета, отбор), затем пометьте ошибочные акты на удаление групповой обработкой изменения реквизитов или вручную через список, и сформируйте акты заново. Восстановление из резервной копии — крайний вариант, если ошибочных документов очень много.
Подходит ли акт сверки из 1С для юридически значимой сверки?
Печатная форма акта из типовой конфигурации содержит необходимые реквизиты: стороны, период, таблицу оборотов и итоговое сальдо. Юридическую силу документу придают подписи обеих сторон, а не источник формирования, поэтому акт из 1С используется для сверки повсеместно. При обмене через ЭДО уточните формат документа у оператора.