Как в 1С 8 сделать реестр документов

Реестр документов в 1С 8 — это список первичных документов за выбранный период, оформленный в виде таблицы с датами, номерами, контрагентами и суммами. Он нужен для сдачи документов в бухгалтерию, передачи бумаг на хранение, сверки с контрагентами и подтверждения объёма хозяйственных операций.

В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, УНФ, ERP) реестр можно получить несколькими способами: через типовую печатную форму «Реестр документов», через универсальный отчёт, через настройку журнала документов или через самописную обработку. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями.

Что такое реестр документов и когда он нужен

Реестр документов — это сводная таблица, где каждая строка соответствует одному документу: указываются дата, номер, вид документа, контрагент, сумма и при необходимости ответственный. В учётной практике реестр прикладывают к пачке бумажных документов при передаче их в архив или на проверку.

Типовые ситуации, когда требуется реестр: передача первички из филиала в центральную бухгалтерию, подготовка к налоговой проверке, сверка с поставщиком по комплекту накладных, сдача документов по кассе за смену. От назначения зависит состав колонок: для архива достаточно даты и номера, для сверки с контрагентом нужны суммы и договоры.

Способ 1. Типовая форма «Реестр документов»

Во многих конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 есть встроенная обработка «Реестр документов». В «1С:Бухгалтерии 8» она открывается через раздел «Отчёты» или через «Все функции» (меню с круглой стрелкой в левом верхнем углу) → «Стандартные» → «Реестр документов». Если пункт «Все функции» не виден, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"».

В форме укажите период, организацию и виды документов, которые должны войти в реестр. После нажатия «Сформировать» программа выведет табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel, PDF. Состав колонок в типовой форме фиксирован, но базовых реквизитов (дата, номер, контрагент, сумма, вид документа) обычно достаточно.

1. 1
   Откройте «Все функции» → «Стандартные» → «Реестр документов» (или найдите отчёт в разделе «Отчёты»)
2. 2
   Укажите период, организацию и отметьте нужные виды документов
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
4. 4
   Выведите результат на печать или сохраните в файл через «Файл» → «Сохранить как»

Способ 2. Универсальный отчёт

Если типовой формы нет или нужны нестандартные колонки, используйте «Универсальный отчёт» (в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). В поле типа данных выберите «Документы», затем конкретный вид документа, например «Поступление товаров и услуг».

В настройках отчёта добавьте нужные поля: «Дата», «Номер», «Контрагент», «Сумма документа», «Ответственный». Задайте период и при необходимости отбор по организации или контрагенту. Отчёт строится на СКД (системе компоновки данных), поэтому состав группировок и сортировку можно менять без программирования.

Ограничение способа: универсальный отчёт формируется по одному виду документов. Если нужен общий реестр по нескольким видам (накладные + счета-фактуры + акты), придётся формировать несколько отчётов и объединять их в Excel, либо использовать консоль отчётов с произвольным запросом.

Способ 3. Журнал документов с выводом списка

Простой вариант без отчётов — настроить журнал документов. Откройте нужный журнал (например, «Покупки» → «Поступления товаров и услуг»), установите отбор по периоду и организации. Затем через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» или «Настройка списка» добавьте в таблицу недостающие колонки: сумму, контрагента, договор.

Дальше список можно вывести в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте колонки для вывода и нажмите «ОК» — получится готовый реестр, который печатается или сохраняется в файл. Это самый быстрый способ для разовой задачи, но шапку документа (название организации, период) придётся дописать вручную.

Способ 4. Собственный реестр через запрос и макет

Когда типовых средств не хватает — нужен свой макет, подписи ответственных лиц, нумерация строк, итоги по суммам — реестр делают внешней обработкой или расширением конфигурации. Логика простая: запросом выбираются документы за период, результат обходится в цикле, и каждая строка выводится в табличный документ по макету.

Ниже пример типового кода формирования реестра по одному виду документов:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Поступление.Дата КАК Дата,
| Поступление.Номер КАК Номер,
| Поступление.Контрагент КАК Контрагент,
| Поступление.СуммаДокумента КАК Сумма
|ИЗ
| Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК Поступление
|ГДЕ
| Поступление.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
| И Поступление.Проведен
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
| Дата, Номер";
Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоПериода);
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецДня(КонецПериода));
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
 ОбластьСтрока.Параметры.Заполнить(Выборка);
 ТабДок.Вывести(ОбластьСтрока);
КонецЦикла;

Обратите внимание: в запрос добавлено условие «Проведен», чтобы в реестр не попадали черновики и помеченные на удаление документы. Это частая причина расхождений реестра с реальным комплектом бумаг.

Настройка состава колонок и итогов

Минимальный набор колонок реестра: порядковый номер, дата, номер документа, наименование контрагента, сумма. Для передачи в архив добавляют количество листов и подпись сдавшего; для сверки — договор и номер счёта-фактуры.

Итоги по сумме и количеству документов выводятся в подвале табличного документа. Если реестр формируется отчётом на СКД, итоги включаются автоматически через ресурс «Сумма» с агрегатной функцией «Сумма». В самописной обработке итог накапливается в переменной внутри цикла обхода выборки.

Проверка результата и печать

Перед передачей реестра сверьте три контрольные точки: количество строк в реестре равно количеству бумажных документов в папке, итоговая сумма совпадает с суммой по отчёту (например, по оборотам или по списку журнала), все номера документов идут без пропусков внутри периода.

Для печати установите альбомную ориентацию листа, если колонок много, и включите повтор шапки таблицы на каждой странице (в табличном документе — свойство «Повторять при печати строки»). Сохраните реестр также в PDF: электронная копия пригодится при утере бумажной версии.

Часто задаваемые вопросы