Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С 8 сделать доверенность
Как оформить и распечатать доверенность в 1С 8.3: создание документа, заполнение реквизитов, печать формы М-2, типичные ошибки и проверка результата.
Доверенность в 1С 8 оформляется как отдельный документ, который фиксирует, кому и для каких целей организация выдала полномочия на получение товарно-материальных ценностей. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, ERP) документ называется «Доверенность» или «Выданная доверенность» и находится в разделах покупок или складского учёта. Документ не формирует бухгалтерских проводок — он нужен для учёта бланков, печати унифицированной формы и контроля сроков действия.
Перед созданием доверенности убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники: организация с полными реквизитами, физическое лицо (сотрудник) с паспортными данными и контрагент-поставщик. Именно из этих карточек программа подтягивает данные в печатную форму, и ошибка в источнике автоматически попадёт в бланк.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Покупки» и в группе документов найдите ссылку «Доверенности». Если журнала нет в интерфейсе, воспользуйтесь меню «Все функции» (кнопка с изображением меню в левом верхнем углу при включённом режиме) → «Документы» → «Доверенность».
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документ называется «Выданные доверенности» и находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» или в подсистеме казначейства, в зависимости от настроек интерфейса. В УНФ доверенность доступна из раздела «Закупки».
Подготовка справочников перед оформлением
Качество печатного бланка полностью зависит от трёх источников данных. Первый — карточка организации: проверьте полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счёт. Эти данные выводятся в шапку доверенности, и сокращения вроде отсутствующего КПП могут стать основанием для отказа поставщика принять документ.
Второй источник — карточка физического лица или сотрудника. В БП 3.0 паспортные данные хранятся в карточке физлица по ссылке «Личные данные» → «Документ, удостоверяющий личность». Заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт — без этого печатная форма выйдет с пустыми полями. Должность сотрудника подтягивается из кадровых документов (приёма на работу) либо указывается вручную в документе доверенности.
Третий источник — карточка контрагента-поставщика и, при наличии, договор с ним. Договор и номер счёта или накладной, по которым получаются ценности, указываются в поле «Документ-основание» печатной формы.
Пошаговое создание доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать». Программа подставит текущую дату и очередной номер — при необходимости номер можно изменить, но сохраняйте сквозную нумерацию в течение года, это упрощает учёт бланков.
Заполните поля документа: организация, сотрудник (доверенное лицо), контрагент-поставщик, срок действия доверенности и основание (номер счёта, договора или накладной). В табличную часть внесите перечень получаемых материальных ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Перечень можно заполнить вручную или подобрать из документа-основания, если он оформлен в базе.
- 1Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, дату и проверьте номер документа
- 3Выберите сотрудника и проверьте подтянувшиеся паспортные данные и должность
- 4Укажите контрагента-поставщика и основание (счёт, договор, накладная)
- 5Задайте срок действия доверенности
- 6Заполните табличную часть перечнем получаемых ценностей
- 7Нажмите «Записать», затем «Печать» → «Доверенность (М-2)»
- 8Проверьте бланк, распечатайте и заверьте подписью руководителя и печатью
После заполнения нажмите «Записать» или «Провести». Документ не создаёт движений по регистрам бухгалтерского учёта — «проведение» здесь фиксирует документ в учёте выданных доверенностей и делает его доступным для печати и отчётности по бланкам.
Печать формы М-2 и М-2а
Унифицированные формы М-2 и М-2а утверждены для учёта доверенностей на получение материальных ценностей. Форма М-2 применяется при разовом получении ценностей, М-2а — при массовой выдаче доверенностей, когда ведётся журнал учёта. В типовой 1С обе формы доступны из кнопки «Печать» в документе или из журнала доверенностей (команда «Печать» → выбор формы).
Печатная форма состоит из двух частей: самой доверенности, которую получает сотрудник, и корешка, остающегося в бухгалтерии. Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте: паспортные данные, должность, срок действия, перечень ценностей и реквизиты организации. Исправлять ошибки нужно в документе или справочниках, а не в готовом бланке.
Обратите внимание: с применением обязательных унифицированных форм ситуация менялась, и организации вправе использовать самостоятельно разработанный бланк, утверждённый в учётной политике. Однако форма М-2 остаётся привычной для поставщиков, и типовая 1С печатает именно её. Если нужен свой бланк, его добавляют как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».
Особенности в Управлении торговлей 11 и ERP
В УТ 11 и ERP документ «Выданная доверенность» теснее связан с документами закупок: его удобно создавать на основании «Заказа поставщику» или «Приобретения товаров и услуг» — тогда перечень ценностей и основание заполняются автоматически. Для этого в документе-основании нажмите «Создать на основании» и выберите доверенность.
В этих конфигурациях предусмотрен учёт статусов и сроков: журнал выданных доверенностей показывает, какие бланки действуют, а какие просрочены. Это удобно для контроля, когда доверенности выдаются регулярно нескольким сотрудникам. Печатная форма также соответствует М-2 и вызывается из документа.
Сравнение вариантов создания
Подходит для разовой доверенности без оформленного в базе заказа; все поля заполняются вручную, выше риск опечаток
Подходит для УТ 11 и ERP: перечень ценностей и основание подставляются автоматически, меньше ошибок, но требуется оформленный документ закупки
Подходит, когда нужен собственный бланк, утверждённый учётной политикой; требует подключения обработки и проверки на тестовой базе
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте журнал доверенностей и убедитесь, что документ отображается с правильными датой, номером и сотрудником. Распечатайте бланк и сверьте его с первичными данными: паспорт, приказ о приёме на работу, счёт поставщика. Подпись руководителя и печать организации проставляются уже на бумажном документе — 1С этого не делает.
Как проверить результат
Проведён, виден в списке с верными датой, номером и сотрудником
Документ не сохранён, помечен на удаление или отсутствует в журнале
Заполнены паспортные данные, должность, срок, перечень ценностей и реквизиты сторон
Пустые поля, сокращённые или ошибочные наименования
Дата окончания не раньше планируемого дня получения ценностей
Срок истёк или меньше даты выдачи
Если печатная форма открывается пустой, чаще всего причина в незаполненной карточке физического лица: программа не находит документ, удостоверяющий личность. Вторая частая причина — документ создан от имени организации, у которой не указаны регистрационные данные. После исправления справочников перезапишите доверенность, чтобы данные подтянулись заново.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С 8 создаётся одноимённым документом из раздела покупок или закупок, проводок не формирует и служит для учёта и печати формы М-2. Качество бланка определяется заполненностью справочников: физлица, организации и контрагента. Печатайте только после сверки паспортных данных, срока действия и перечня ценностей, а подпись и печать проставляйте на бумаге.
Частые вопросы
Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Документ «Доверенность» в типовых конфигурациях 1С не создаёт движений по счетам бухгалтерского учёта. Он предназначен для регистрации выданных бланков и печати формы. Сами ценности приходуются отдельным документом поступления.
Как распечатать доверенность, если паспортные данные не подтянулись?
Откройте карточку физического лица, перейдите в личные данные и добавьте документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. Затем вернитесь в доверенность, перезапишите её и снова откройте печатную форму — данные должны появиться.
Можно ли оформить доверенность на несколько сотрудников одним документом?
В типовой форме документа указывается одно доверенное лицо. Если ценности получают несколько сотрудников, на каждого оформляется отдельная доверенность со своим номером — так требует порядок учёта бланков и корешков.
Где посмотреть все выданные доверенности и их сроки?
В журнале документов: в БП 3.0 это «Покупки» → «Доверенности», в УТ 11 и ERP — журнал «Выданные доверенности» в разделе закупок. Отсортируйте список по дате окончания срока, чтобы увидеть действующие и просроченные бланки.
Что делать, если нужен свой бланк вместо формы М-2?
Подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Макет должен соответствовать формату внешних печатных форм БСП. Перед использованием проверьте обработку на копии базы, чтобы не нарушить работу основной.