Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С 8 распечатать штатное расписание
Как в 1С 8 (ЗУП, УПП, ERP) распечатать штатное расписание: форма Т-3, настройка отчёта, вывод на печать, типичные ошибки и способы их устранения.
Штатное расписание в программах 1С печатается из раздела кадрового учёта: в 1С:ЗУП это отчёт «Штатное расписание» (унифицированная форма Т-3 или настраиваемая форма), в ERP и УПП — аналогичный отчёт в подсистеме персонала. Чтобы документ распечатался корректно, в базе должны быть заполнены подразделения, должности и начисления по позициям штатного расписания.
Ниже разобраны основные сценарии: где находится отчёт в типовых конфигурациях, как сформировать форму Т-3, как вывести документ на печать или сохранить в файл, что делать, если отчёт пустой, и какие альтернативы есть, когда типовая форма не подходит.
Где находится штатное расписание в типовых конфигурациях 1С
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) штатное расписание ведётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Это журнал документов «Изменение штатного расписания» и «Утверждение штатного расписания». Сам печатный отчёт вызывается либо из этого журнала, либо из раздела «Отчёты, справки» → «Штатное расписание».
В 1С:ERP и 1С:УПП путь похожий: подсистема «Персонал» или «Кадры», далее справочник или документ «Штатное расписание» и связанные отчёты. В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного штатного расписания нет — там доступны только справочники сотрудников и подразделений, поэтому форму Т-3 из Бухгалтерии напрямую не распечатать.
Подготовка: что должно быть заполнено перед печатью
Печатная форма строится на данных учёта, поэтому сначала убедитесь, что штатное расписание ведётся в программе, а не только на бумаге. Минимальный набор данных: созданные подразделения, должности, позиции штатного расписания с указанием количества ставок и начислений (оклад, надбавки).
Документы «Утверждение штатного расписания» должны быть проведены. Черновики и непроведённые документы в отчёт не попадают. Если расписание менялось в течение периода, проверьте, что документы «Изменение штатного расписания» тоже проведены — иначе печатная форма покажет устаревшие данные.
Также проверьте, что в карточке организации заполнены наименование, ОКПО и руководитель — эти реквизиты выводятся в шапку формы Т-3. Отсутствие ОКПО не блокирует печать, но форма будет оформлена неполностью.
Как сформировать и распечатать форму Т-3 в 1С:ЗУП
Основной сценарий для редакции 3.1 выглядит так. Откройте раздел «Кадры», перейдите в журнал «Штатное расписание». Нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите вариант «Штатное расписание (Т-3)». Программа сформирует табличный документ на текущую дату.
Если нужна форма на конкретную дату в прошлом, используйте отчёт: «Кадры» → «Отчёты по кадрам» → «Штатное расписание» (или «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»). В отчёте укажите дату, на которую требуется состояние, и при необходимости отбор по подразделению. Затем нажмите «Сформировать».
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» или отчёт «Штатное расписание» в разделе «Отчёты, справки»
- 2Укажите дату формирования и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте содержимое табличного документа
- 4Выберите «Файл» → «Печать» (Ctrl+P), задайте принтер, ориентацию и масштаб
- 5При необходимости сохраните форму: «Файл» → «Сохранить копию» в PDF или Excel
После формирования откроется табличный документ. Для печати нажмите Ctrl+P или кнопку принтера на панели. Форма Т-3 широкая, поэтому обычно требуется альбомная ориентация и масштабирование «по ширине страницы» — это настраивается в параметрах страницы перед печатью.
Настройка отчёта и варианты печатных форм
Отчёт «Штатное расписание» построен на СКД (системе компоновки данных), поэтому его можно гибко настраивать. Кнопка «Настройки» позволяет добавить отборы (по подразделению, должности, занятости), изменить группировку строк и состав выводимых колонок — например, добавить ФОТ или убрать надбавки.
Кроме унифицированной Т-3 в ЗУП доступны и другие печатные формы: штатное расписание с расшифровкой начислений, отчёт по штатной расстановке (кто из сотрудников занимает позиции), изменения штатного расписания. Они вызываются из того же меню печати или списка отчётов по кадрам.
Какой вариант выбрать
Быстрый способ получить Т-3 на текущую дату. Не подходит, если нужна форма на прошлую дату или с отборами.
Позволяет задать дату, отборы и настройки колонок. Требует чуть больше действий, но покрывает большинство задач.
Показывает позиции вместе с занимающими их сотрудниками. Подходит для кадрового контроля, но это не утверждённая форма Т-3.
Печать штатного расписания в 1С:ERP и УПП
В 1С:ERP Управление предприятием 2 кадровая подсистема унаследована от ЗУП, поэтому логика та же: раздел «Персонал» → «Штатное расписание», далее печать формы Т-3 или отчёт с настройками. Предварительно убедитесь, что в функциональности программы включён кадровый учёт и ведение штатного расписания.
В 1С:УПП 1.3 штатное расписание находится в интерфейсе «Управление персоналом»: меню «Персонал» → «Штатное расписание». Печатная форма вызывается из списка документов кнопкой «Печать». Отчёт по штатному расписанию доступен через «Отчёты» в том же интерфейсе.
Если бухгалтерия ведётся в 1С:Бухгалтерии, а кадры — в ЗУП, печатайте штатное расписание именно из ЗУП. Обмен между программами переносит справочные данные, но полноценная форма Т-3 формируется только там, где ведётся кадровый учёт.
Частые проблемы при печати и их решение
Самая частая ситуация — отчёт формируется пустым. Причины: штатное расписание не утверждено ни одним проведённым документом, в настройках отключено его ведение, либо выбрана дата раньше даты первого утверждения. Проверьте журнал документов и дату формирования отчёта.
Вторая типичная проблема — форма обрезается при печати или переносится на много листов. Это решается настройкой параметров страницы: альбомная ориентация, масштаб «по ширине», уменьшение полей. В табличном документе 1С это делается через «Файл» → «Параметры страницы» или в диалоге печати.
Если в форме не хватает колонок (например, не выводится примечание или ФОТ), откройте настройки отчёта и добавьте нужные поля в структуру. Если типовая форма вообще не подходит под требования организации, потребуется доработка макета — это задача для программиста 1С, менять макет самостоятельно без опыта не стоит.
Как проверить результат
Указаны организация, ОКПО, номер и дата документа, период действия
Пустые реквизиты или чужая организация — проверьте карточку организации и отбор
Все подразделения и позиции присутствуют, количество ставок совпадает с учётными данными
Часть позиций отсутствует — проверьте проведение документов изменений
Итоговое количество ставок и фонд оплаты сходятся с расчётом
Итоги расходятся — проверьте начисления и надбавки по позициям
Как сохранить форму в файл вместо печати
Если бумажный экземпляр не нужен, сформированный табличный документ можно сохранить: «Файл» → «Сохранить копию» (или значок дискеты). Доступны форматы PDF, Excel (MXL, XLSX), HTML и другие. PDF удобен для согласования и архива, Excel — для дальнейшей обработки данных.
Обратите внимание: сохранённый в Excel документ — это просто таблица, изменения в нём не вернутся в программу. Если нужно исправить данные, правьте документы штатного расписания в базе и формируйте форму заново.
Что важно запомнить
Штатное расписание печатается из раздела кадрового учёта ЗУП, ERP или УПП через команду печати «Штатное расписание (Т-3)» или настраиваемый отчёт. Перед печатью проверьте проведение документов утверждения, дату формирования и реквизиты организации, а широкую форму выводите в альбомной ориентации с масштабом по ширине.
Частые вопросы
Почему отчёт «Штатное расписание» формируется пустым?
Чаще всего не проведён документ «Утверждение штатного расписания» или выбрана дата раньше первого утверждения. Также проверьте, что в настройках кадрового учёта включено ведение штатного расписания, и что в отборе отчёта не указано лишнее ограничение по подразделению.
Можно ли распечатать штатное расписание на прошлую дату?
Да. Используйте отчёт «Штатное расписание» из раздела отчётов по кадрам, а не печать из журнала. В отчёте укажите нужную дату — программа покажет состояние позиций с учётом всех проведённых изменений на этот момент.
Как вывести форму Т-3 на одну страницу по ширине?
В диалоге печати или в «Файл» → «Параметры страницы» установите альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы» (или укажите масштаб вручную, например 60–70%). При большом числе колонок в настройках отчёта можно убрать необязательные поля.
Можно ли распечатать штатное расписание из 1С:Бухгалтерии 8?
Нет, в 1С:Бухгалтерии нет документов штатного расписания и формы Т-3. Такая печатная форма доступна в 1С:ЗУП, ERP и УПП. Если кадровый учёт ведётся в Бухгалтерии упрощённо, форму придётся подготовить вне программы или перейти на ЗУП.
Как добавить в печатную форму колонку, которой нет по умолчанию?
Откройте настройки отчёта кнопкой «Настройки» и добавьте нужное поле в список выбранных полей или в группировку. Если поля нет в доступных — потребуется доработка макета или запроса отчёта программистом 1С.
Чем отличается «Штатное расписание» от «Штатной расстановки»?
Штатное расписание показывает утверждённые позиции, ставки и начисления — это форма Т-3. Штатная расстановка дополнительно показывает, какие сотрудники занимают эти позиции и где есть вакансии. Для утверждения и архива используется первая форма, для оперативного кадрового контроля — вторая.