Как в 1С 8.3 распечатать список сотрудников

Задача распечатать список сотрудников возникает регулярно: для проверки штатной расстановки, подготовки к инвентаризации личных дел, согласования доступов или ответа на запрос руководства. В 1С 8.3 (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей и других конфигурациях) есть несколько рабочих способов получить такой список — от простой печати справочника до гибкого отчёта с отборами. Выбор зависит от того, какие данные нужны в итоговом документе и кто будет его использовать.

Самый быстрый путь — вывести список прямо из справочника «Сотрудники» или «Физические лица» через стандартную команду печати списка. Если нужны дополнительные колонки (подразделение, должность, дата приёма, табельный номер), удобнее воспользоваться отчётом «Список сотрудников» или «Штатное расписание», которые есть в типовых конфигурациях. Для нестандартных требований подойдёт универсальный отчёт.

Ниже разобраны все основные способы с точными действиями, настройкой колонок и отборов, а также типичные ошибки, из-за которых в печатную форму попадают уволенные сотрудники или список выходит неполным.

Способ 1. Печать списка прямо из справочника «Сотрудники»

Этот вариант подходит, когда нужен простой перечень ФИО без сложной аналитики. Откройте раздел «Кадры» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и перейдите в справочник «Сотрудники». Перед вами появится табличный список, который можно вывести на печать в текущем виде.

Нажмите кнопку «Ещё» в правой части командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в печатную форму, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер через «Файл → Печать» или сохранить в Excel или PDF.

Учтите: на печать попадут те строки, которые видны в списке с учётом текущего отбора. Если в справочнике включён показ уволенных или применён отбор по подразделению, печатная форма унаследует эти настройки. Поэтому перед выводом проверьте состояние отбора — об этом подробнее в следующем разделе.

1. 1
   Откройте «Кадры → Сотрудники» (или «Зарплата и кадры → Сотрудники» в Бухгалтерии)
2. 2
   Настройте отбор: скройте уволенных, при необходимости выберите подразделение
3. 3
   Нажмите «Ещё → Вывести список»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Проверьте сформированный табличный документ и отправьте его на печать

Настройка отбора перед печатью

Чтобы в список не попали лишние люди, настройте отбор заранее. В форме списка нажмите «Ещё → Настроить список» или воспользуйтесь быстрым отбором в шапке списка, если он отображается. Типовые условия: «Пометка на удаление = Нет», «В архиве = Нет» (для ЗУП, где уволенные могут помечаться как скрытые), отбор по конкретной организации или подразделению.

В 1С:ЗУП в списке сотрудников есть переключатель показа уволенных. Если он включён, в печатную форму попадут все, кто когда-либо числился в компании. Для актуального списка работающих отключите отображение уволенных либо добавьте в настройку списка условие по полю, отражающему текущее состояние сотрудника.

Если компания ведёт учёт по нескольким организациям в одной базе, обязательно проверьте отбор по организации. Частая ситуация: бухгалтер печатает список, а в него попадают сотрудники всех юридических лиц группы. Условие «Организация = нужная» в настройке списка решает проблему.

Способ 2. Отчёт «Список сотрудников» в 1С:ЗУП

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» есть готовый кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры → Отчёты по сотрудникам» (в некоторых релизах — «Кадры → Кадровые отчёты») и найдите «Список сотрудников» или «Списки сотрудников организаций». Отчёт формируется на указанную дату и по умолчанию показывает работающих сотрудников с подразделениями и должностями.

Нажмите «Настройки», чтобы расширить состав полей: можно добавить табельный номер, дату приёма, дату рождения, вид занятости. Вкладка «Отбор» позволяет ограничить список подразделением, должностью или группой сотрудников. После настройки нажмите «Сформировать» — результат выводится в табличный документ, готовый к печати.

Полезная возможность — сохранить вариант отчёта. Если вы регулярно печатаете список в одном и том же составе, сохраните настройки под понятным именем через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант и нажать «Сформировать».

Способ 3. Универсальный отчёт и консоль списков

Если типового отчёта нет (например, в базовой Бухгалтерии набор кадровых отчётов ограничен) или нужен нестандартный состав полей, используйте «Универсальный отчёт». В Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты → Универсальный отчёт». Выберите тип объекта «Справочник», объект «Сотрудники», задайте период и добавьте нужные поля через настройки.

Универсальный отчёт позволяет выводить реквизиты справочника, которых нет в типовых печатных формах: например, дату рождения, пол, ИНН физического лица (если он хранится в связанном справочнике и доступен через точку в настройках полей). Группировки и отборы настраиваются так же, как в обычных отчётах на СКД.

Альтернатива для разовой задачи — выделить нужные строки в списке справочника (через Ctrl или Shift), скопировать их комбинацией Ctrl+C и вставить в Excel. Способ подходит, когда печатная форма не требуется, а нужен просто редактируемый перечень для дальнейшей обработки.

Сравнение вариантов

Вывод списка из справочника

Самый быстрый способ. Подходит для простого перечня ФИО. Ограничение: набор колонок совпадает с колонками формы списка, сложные отборы настраивать дольше.

Отчёт «Список сотрудников» (ЗУП)

Оптимален для кадровика: должности, подразделения, даты, сохранение вариантов. Ограничение: доступен не во всех конфигурациях.

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость по полям и отборам. Ограничение: требует понимания настроек СКД и больше времени на первую настройку.

Копирование в Excel

Подходит для разовой выгрузки и ручной доработки. Ограничение: нет оформленной печатной формы, данные можно случайно исказить при правке.

Настройка печатной формы и вывод на принтер

После формирования табличного документа проверьте его вид перед печатью. Убедитесь, что все колонки помещаются на страницу: если список широкий, включите альбомную ориентацию через «Файл → Параметры страницы» или уменьшите масштаб в предварительном просмотре. Для длинных списков полезно включить повторение шапки на каждой странице — в табличном документе это делается через настройку сквозных строк.

Если документ будет подписываться, добавьте вручную строку для подписи и даты: табличный документ в 1С редактируется как обычная таблица — можно дописать текст в свободные ячейки под списком. После редактирования сохраните файл в нужном формате: «Файл → Сохранить копию» позволяет выбрать PDF, Excel или MXL.

При печати большого списка (несколько сотен человек) сначала выведите 2–3 страницы на пробу. Так вы проверите разрывы страниц, читаемость шрифта и отсутствие «обрезанных» колонок, не тратя бумагу на весь тираж.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в печатной форме

Норма

Совпадает с числом работающих сотрудников по данным отбора

Тревожный признак

В списке больше людей, чем ожидалось — вероятно, попали уволенные или другая организация

Состав колонок

Норма

Есть ФИО и все нужные реквизиты, нет лишних персональных данных

Тревожный признак

Отсутствует должность/подразделение или выведены паспортные данные без необходимости

Внешний вид страницы

Норма

Все колонки читаемы, шапка повторяется на каждой странице

Тревожный признак

Колонки обрезаны справа, строки разрываются между страницами

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — попадание уволенных сотрудников в список. Она возникает, когда в справочнике включён показ всех записей, а пользователь выводит список без проверки отбора. Всегда проверяйте первую и последнюю строки сформированного документа: если там фамилии людей, которые уже не работают, настройте отбор заново.

Вторая ошибка — печать списка по всем организациям базы вместо одной. Признак: в списке встречаются сотрудники филиалов или других юрлиц. Решение — добавить отбор по организации в настройках списка или отчёта.

Третья группа проблем связана с правами доступа. Если в списке не хватает людей, которых вы точно видите в программе под другой учётной записью, вероятно, действует ограничение доступа на уровне записей (RLS) по организациям или подразделениям. В этом случае обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять настройки прав не стоит.

Частые вопросы

Как распечатать список только работающих сотрудников, без уволенных?

В справочнике «Сотрудники» отключите показ уволенных (переключатель в форме списка в ЗУП) или добавьте в «Ещё → Настроить список» условие, исключающее уволенных. В отчёте «Список сотрудников» уволенные не выводятся по умолчанию — отчёт показывает состояние на указанную дату.

Можно ли вывести в список табельные номера и даты приёма?

Да. В отчёте «Список сотрудников» в ЗУП откройте «Настройки» и добавьте нужные поля на вкладке структуры отчёта. В универсальном отчёте поля добавляются через настройку списка полей справочника. В простом выводе списка из справочника набор колонок ограничен текущими колонками формы.

Как сохранить список сотрудников в Excel или PDF?

Сформируйте табличный документ любым способом, затем выберите «Файл → Сохранить копию» и укажите формат — Excel (XLSX), PDF или MXL. Перед сохранением проверьте, что в документе нет лишних персональных данных, если файл будет передаваться третьим лицам.

Почему в списке не хватает части сотрудников, хотя в программе они есть?

Наиболее вероятные причины: действует отбор по подразделению или организации, либо у вашей учётной записи ограничены права доступа к данным части сотрудников. Снимите отборы и проверьте список снова; если людей всё равно не видно, вопрос решается с администратором базы через настройку прав.

Как распечатать список сотрудников конкретного подразделения?

В форме списка справочника установите отбор по подразделению (быстрый отбор в шапке или «Настроить список»), затем выведите список стандартно. В отчёте «Список сотрудников» условие по подразделению добавляется на вкладке «Отбор» в настройках отчёта.

Есть ли в 1С готовая форма списка сотрудников для подписи руководителем?

Типовой утверждённой формы именно «списка сотрудников» нет — это внутренний документ. Сформируйте список отчётом и вручную добавьте в табличный документ шапку с названием организации, датой и местом для подписи, после чего распечатайте или сохраните в PDF.