Документы и Печать · 10 мин
Как установить и сформировать акт сверки в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии: где находится документ, настройка периода и счетов, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который фиксирует состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и есть ли задолженность. В типовых конфигурациях 1С (1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт сверки создается штатными средствами, устанавливать ничего дополнительно не требуется — нужно лишь знать, где находится документ и как правильно задать параметры.
Под «установкой акта сверки» пользователи обычно понимают одно из трех: найти документ в интерфейсе программы, добавить его в избранное для быстрого доступа или доработать печатную форму под требования компании. Все три сценария выполняются без программирования, если речь идет о типовой конфигурации с полными правами пользователя.
Ниже разобран порядок создания акта сверки на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для Управления торговлей, проверка данных перед печатью и типичные ошибки, из-за которых в акт попадают лишние суммы или пропадают документы.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов» и доступен сразу в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал, поэтому неважно, откуда вы создаете документ — он будет виден в обоих списках.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ находится в разделе «Продажи» → «Документы продаж» либо через «Казначейство» → «Сверки взаиморасчетов» (точное расположение зависит от версии). Также акт можно сформировать как печатную форму: откройте карточку контрагента и в меню «Печать» выберите «Акт сверки взаиморасчетов» — программа предложит указать период и создаст документ автоматически.
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: у роли «Бухгалтер» или «Менеджер по продажам» доступ к акту сверки есть по умолчанию, а у усеченных ролей его могли отключить. Также проверьте, не скрыта ли команда настройкой навигации раздела — в этом случае зайдите через «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов».
Как создать акт сверки пошагово
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента и договор (если сверка идет по конкретному договору — для общей сверки поле договора оставьте пустым). Укажите период сверки: обычно это квартал, полугодие или год, даты должны совпадать с тем, что ожидает контрагент.
На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа подберет обороты по счетам расчетов, указанным в табличной части «Счета расчетов». По умолчанию там стоят стандартные счета: 60, 62, 76. Если с контрагентом ведутся расчеты по другим счетам (например, 66 или 67 по займам), добавьте их вручную через кнопку «Добавить».
После заполнения проверьте таблицу: в ней должны быть документы отгрузки, поступления и оплаты с дебетовыми и кредитовыми суммами. В нижней части документа программа покажет итоговое сальдо и расхождение, если данные контрагента внесены на вторую вкладку. Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов».
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3Проверьте список счетов расчетов, при необходимости добавьте недостающие
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 5Сверьте таблицу документов и итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью
- 6Запишите документ и выведите печатную форму
Настройка счетов и аналитики перед заполнением
Корректность акта сверки напрямую зависит от того, по каким счетам ведутся расчеты с контрагентом. Перед заполнением откройте оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту и посмотрите, на каких счетах есть обороты за период сверки. Все они должны присутствовать в списке счетов документа — иначе часть операций не попадет в акт.
Обратная ситуация тоже опасна: если оставить лишние счета, в акт могут попасть расчеты, которые контрагент в своем учете отражает иначе, и сверка «не сойдется». Например, авансы, учтенные на 62.02, и отгрузки на 62.01 в акте суммируются, а у контрагента они могут быть разнесены по разным договорам.
Если с одним контрагентом заключено несколько договоров, решите заранее, как сверяться: одним актом по всем договорам или отдельными актами по каждому. Второй вариант удобнее при расхождениях — проще локализовать ошибку. Для акта по договору укажите договор в шапке документа до нажатия «Заполнить».
Перед массовой рассылкой актов сверки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76 в разрезе контрагентов и сравните сальдо с итогом каждого акта. Это занимает несколько минут и отсекает почти все ошибки заполнения до того, как документ уйдет контрагенту.
Как проверить расхождения с контрагентом
Когда контрагент возвращает подписанный акт со своими данными, внесите их на вкладку «По данным контрагента» — вручную или заполнением по полученному файлу. Программа автоматически сопоставит строки и покажет расхождения: документы, которые есть у вас, но отсутствуют у контрагента, и наоборот.
Чаще всего расхождения возникают из-за разницы во времени: вы отгрузили товар в конце периода, а контрагент оприходовал его в следующем. Такие суммы не являются ошибкой — их отражают как «непроведенные» или поясняют в примечании к акту. Хуже, если расхождение вызвано непроведенным документом оплаты или ошибкой в сумме — тогда нужно исправлять учет.
Для поиска проблемных документов используйте отчет «Анализ субконто» или карточку счета по контрагенту с детализацией до документа. Сравните каждую расходящуюся строку с первичкой: накладной, УПД или выпиской банка.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по ОСВ на конец периода
Суммы различаются — проверьте список счетов и договор в шапке
Все отгрузки и оплаты периода присутствуют
Документы пропущены — вероятно, не тот счет или документ не проведен
Только временные разницы по документам на границе периода
Расхождения по суммам внутри периода — ищите ошибку в первичке
Печать, подписание и отправка акта
Типовая печатная форма акта сверки выводится кнопкой «Печать» из документа. Если форма не устраивает — например, нужно добавить логотип, подписи ответственных лиц или изменить структуру таблицы — используйте встроенный редактор макетов: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Найдите макет акта сверки, скопируйте его в пользовательские и отредактируйте без изменения конфигурации.
Для отправки контрагенту документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как» из печатной формы. Если в компании настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно отправить оператором ЭДО напрямую из программы — тогда подписание происходит электронной подписью, и бумажный экземпляр не нужен.
Частые ошибки при формировании акта сверки
Самая распространенная ошибка — неверный период сверки. Если контрагент прислал акт за год, а вы сформировали за квартал, документы не совпадут, и сверка затянется. Всегда уточняйте период в запросе контрагента до формирования документа.
Вторая ошибка — заполнение акта при непроведенных документах. Акт сверки собирает данные из проводок, поэтому помеченные на удаление или просто непроведенные накладные в него не попадут. Перед сверкой выполните «Операции» → «Проведение документов» и убедитесь, что в учете нет «висящих» документов за период.
Третья группа ошибок связана с пересортицей между договорами: оплата отнесена на один договор, отгрузка — на другой. В акте по конкретному договору это даст ложное сальдо. Лечится документом «Корректировка долга» или ручным переносом задолженности.
Если типовой формы недостаточно: внешние печатные формы
Когда возможностей редактора макетов не хватает — например, нужен акт сверки по произвольному алгоритму или с дополнительными колонками — подключают внешнюю печатную форму. Это файл в формате .epf, который подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» при включенной соответствующей опции.
Разработку внешней формы стоит поручать специалисту по 1С: некорректная обработка может содержать ошибки в запросах к данным и выводить неверные суммы. Перед использованием проверьте внешнюю форму на копии базы и сравните результат с типовым актом по нескольким контрагентам.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С не требует установки — документ уже есть в типовой конфигурации в разделах «Покупки» и «Продажи». Ключ к корректной сверке: правильный период, полный список счетов расчетов и проведенные документы. Итог акта всегда сверяйте с оборотно-сальдовой ведомостью перед отправкой контрагенту.
Частые вопросы об акте сверки в 1С
Почему в акт сверки не попадают некоторые документы?
Три основные причины: документ не проведен, его счет расчетов не добавлен в список счетов акта или документ относится к другому договору, чем указан в шапке. Проверьте документ через карточку счета — если он формирует проводки по нужному счету, он обязан попасть в акт.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Штатного массового формирования в типовой 1С:Бухгалтерии нет — акты создаются по каждому контрагенту отдельно. Для массовой рассылки используют внешние обработки или формируют акты через обработку «Групповое создание документов», если она добавлена в конфигурацию.
Чем акт сверки отличается от отчета «Оборотно-сальдовая ведомость»?
ОСВ — внутренний учетный отчет, показывающий обороты и сальдо по счетам. Акт сверки — двусторонний документ для контрагента: он содержит расшифровку по первичным документам и поле для данных второй стороны. Итог акта должен совпадать с ОСВ, но назначение у документов разное.
Как сверить расчеты, если контрагент прислал акт в Excel?
Внесите данные из файла на вкладку «По данным контрагента» вручную либо используйте загрузку из табличного документа, если она поддерживается вашей версией. После заполнения программа покажет расхождения построчно — их и нужно разбирать с контрагентом.
Нужно ли подписывать акт сверки печатью?
Акт сверки не относится к первичным учетным документам с обязательной формой — его состав определяется соглашением сторон. На практике акт подписывают уполномоченные представители обеих сторон; печать ставится, если это предусмотрено договором или внутренними правилами компаний.
Можно ли изменить типовой акт сверки без программиста?
Да, в пределах редактора макетов: добавить текст, логотип, изменить шрифты и подписи можно через «Администрирование» → «Макеты печатных форм». Изменение логики заполнения (новые колонки с расчетами) уже требует доработки и знаний встроенного языка 1С.