Как списать ТТН в 1С: пошаговая инструкция

Списание ТТН в 1С — операция, с которой сталкиваются в двух разных ситуациях. Первая — сторнирование или отмена товарно-транспортной накладной, оформленной ошибочно: неверные реквизиты, отмена отгрузки, возврат товара. Вторая — списание остатков по ТТН в ЕГАИС, когда алкогольная продукция реализована в розницу, испорчена или использована для собственных нужд, и остаток по накладной нужно убрать с баланса.

Порядок действий зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, ERP, Розница, Комплексная автоматизация) и от того, связана ли накладная с ЕГАИС. Обычная ТТН по неалкогольному товару списывается через пометку на удаление или сторнирующий документ, а накладная ЕГАИС — только через документ «Акт списания ЕГАИС» с передачей данных в УТМ.

Перед списанием обязательно определите основание: ошибочный ввод, отмена сделки, порча товара, реализация в розницу. От этого зависит выбор документа, проводки и налоговые последствия. Ниже разобраны оба сценария с точными шагами и способами проверки результата.

Определите, какая ТТН требует списания

Первый шаг — понять, с каким документом вы работаете. Если это внутренняя товарно-транспортная накладная, оформленная документом «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров», списание означает отмену или сторнирование этого документа. Такие операции выполняются штатными средствами конфигурации и не требуют обмена с внешними системами.

Если накладная пришла из ЕГАИС (входящая ТТН от поставщика алкоголя) или вы работаете с остатками алкогольной продукции, списание выполняется иначе. Саму накладную удалить нельзя — она зафиксирована в федеральной системе. Списываются не документы, а остатки продукции, поставленные на баланс по этой ТТН.

Третий случай — ТТН в системе маркировки «Честный ЗНАК» или при электронном документообороте. Здесь списание тоже имеет особенности: документ, подписанный обеими сторонами в ЭДО, нельзя просто удалить, его аннулируют по соглашению сторон.

Списание обычной ТТН через пометку на удаление

Если накладная оформлена ошибочно и по ней ещё нет связанных документов, используйте стандартную пометку на удаление. Откройте список документов («Продажи» → «Реализации (акты, накладные, УПД)» в УТ 11 или соответствующий раздел вашей конфигурации), найдите нужную ТТН, выделите её и нажмите кнопку «Пометить на удаление» или клавишу Delete.

Документ при этом распроводится автоматически: движения по регистрам товаров, взаиморасчётов и бухгалтерские проводки отменяются. Сама запись остаётся в базе с красным крестиком и физически удаляется только при запуске обработки «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»).

Если при пометке на удаление программа выдаёт ошибку, значит на документ есть ссылки: счёт-фактура, документ оплаты, корректировка, отчёт комитенту. Сначала пометьте на удаление или отвяжите связанные документы, затем повторите операцию с накладной.

1. 1
   Откройте журнал документов и найдите ТТН по номеру или дате
2. 2
   Проверьте панель связанных документов — не должно быть проведённых счетов-фактур и оплат
3. 3
   Выделите накладную и нажмите «Пометить на удаление»
4. 4
   Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 и убедитесь, что движения по товару исчезли
5. 5
   При необходимости запустите «Удаление помеченных объектов» для окончательной очистки

Сторнирование проведённой ТТН через документ «Исправление»

Когда накладная уже участвовала в отчётности, по ней выставлен счёт-фактура или прошли оплаты, простое удаление некорректно. В этом случае используйте механизм исправления документов. Откройте ТТН и нажмите кнопку «Исправить» (в УТ 11 и ERP она доступна в форме документа при соответствующих правах).

Программа создаст документ «Корректировка реализации» или «Исправление» со сторнирующими движениями. Если исправление делается на отмену всей отгрузки, в корректировке укажите вид операции «Исправление ошибки» и обнулите количество по всем строкам. После проведения в учёте появятся сторнирующие проводки: Дт 62 Кт 90 со знаком минус, восстановление НДС и возврат товара на склад.

Исправленный счёт-фактура формируется автоматически на основании корректировки. Проверьте, что он зарегистрирован в книге продаж того периода, в котором допущена ошибка, иначе декларация по НДС потребует уточнения.

Списание ТТН в ЕГАИС через акт списания

Для алкогольной продукции остатки, поставленные на баланс по входящей ТТН, списываются документом «Акт списания ЕГАИС». В УТ 11 и КА он находится в разделе «Закупки» → «Документы ЕГАИС» или «Склад и доставка» → «ЕГАИС», в Рознице — в разделе «Запасы и закупки».

Создайте новый акт, выберите причину списания: «Реализация» (продажа в розницу, если не используется автоматическое списание чеками), «Недостача», «Порча», «Пересортица» или «Иные цели». Укажите организацию и склад (регистр ЕГАИС), подберите алкогольную продукцию и количество. Программа подтянет справки А и Б по остаткам автоматически.

После заполнения нажмите «Провести и передать в ЕГАИС». Акт уйдёт в УТМ (универсальный транспортный модуль), а ответ от сервера придёт в течение нескольких минут. Статус документа сменится на «Проведён в ЕГАИС» — только после этого остаток считается списанным.

Проверка результата списания

Для обычной ТТН результат проверяется по учётным регистрам. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 «Товары» с детализацией по номенклатуре: движений по списанной накладной быть не должно. Дополнительно откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» и сверьте остаток по складу отгрузки.

Для ЕГАИС проверка выполняется через запрос остатков. В журнале документов ЕГАИС нажмите «Запросить остатки» по нужному регистру, дождитесь ответа УТМ и сравните данные с учётными остатками 1С. Расхождение означает, что часть актов не передана или отклонена — проверьте протокол обмена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус акта списания ЕГАИС

Норма

«Проведён в ЕГАИС», в протоколе есть квитанция об успешной обработке

Тревожный признак

Статус «Ошибка» или акт завис в УТМ без ответа

Остатки по счёту 41 после удаления ТТН

Норма

Движения по накладной отсутствуют, остаток склада вернулся к исходному

Тревожный признак

Проводки остались — документ не распроведён или есть связанная корректировка

Остатки ЕГАИС против остатков 1С

Норма

Количество по справкам Б совпадает с учётным количеством

Тревожный признак

В ЕГАИС остаток больше — есть непереданные акты списания

Типичные ошибки при списании ТТН

Самая частая ошибка — попытка удалить входящую ТТН ЕГАИС как обычный документ. Накладная зафиксирована на федеральном сервере, и её пометка на удаление в 1С ничего не меняет в ЕГАИС: остатки продолжают числиться за организацией. Списывать нужно остатки актом, а не документ.

Вторая ошибка — списание без указания корректной причины. Налоговая и Росалкогольрегулирование при проверке сопоставляют причины списания с реальной деятельностью: массовые списания по причине «порча» без подтверждающих документов вызывают вопросы. Оформляйте внутренние акты о порче и недостаче.

Третья типичная проблема — списание в закрытом периоде. Пользователь распроводит накладную прошлого квартала, сданная отчётность «плывёт», и приходится подавать уточнённые декларации. Всегда используйте корректировку текущей датой для документов закрытых периодов.

FAQ: частые вопросы о списании ТТН в 1С

Можно ли восстановить ТТН, помеченную на удаление?

Да, пока не запущена обработка «Удаление помеченных объектов». Снимите пометку той же кнопкой в журнале документов и проведите накладную заново. После физического удаления восстановление возможно только из резервной копии базы.

Что делать, если акт списания ЕГАИС отклонён с ошибкой?

Откройте протокол обмена в форме документа и прочитайте текст ошибки. Чаще всего это недостаток остатков по справке Б или списание не с того регистра. Исправьте данные, создайте новый акт на основании отклонённого и передайте его повторно.

Как списать ТТН, если товар вернул поставщику весь?

Полный возврат оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Для алкоголя дополнительно создаётся исходящая ТТН ЕГАИС с видом «Возврат поставщику» — остатки уйдут с баланса после подтверждения накладной поставщиком.

Нужно ли списывать ТТН по неалкогольному товару в какой-то срок?

Жёсткого срока нет, но затягивать не стоит: пока накладная проведена, товар числится в остатках и влияет на себестоимость, взаиморасчёты и НДС. Оптимально исправлять ошибку в том же квартале, чтобы не подавать уточнённые декларации.

Почему после списания в ЕГАИС остатки в 1С и ЕГАИС не совпадают?

Причины: непереданные акты, расхождения при постановке на баланс, розничные продажи, не списанные чеками. Запросите остатки из ЕГАИС, сравните по справкам Б с учётными данными и выровняйте их актами постановки на баланс или списания.