Как создать заявку в 1С:Предприятие

Термин «заявка» в 1С:Предприятие объединяет несколько разных документов: заявка покупателя, заявка на расходование денежных средств, заявка на закупку (потребность в обеспечении), заявка на производство, заявка на ремонт и другие. Набор доступных заявок зависит от конфигурации — в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» они есть почти все, а в «1С:Бухгалтерии» большинства этих документов нет. Поэтому первый шаг — понять, какая именно заявка вам нужна и есть ли она в вашей программе.

Общая логика работы с любой заявкой одинакова: документ создаётся из соответствующего раздела, заполняется шапка (организация, контрагент, дата), затем табличная часть (товары, услуги или сумма), после чего документ проводится и при необходимости отправляется на согласование. Ниже разобраны основные сценарии с точными действиями.

Инструкции ориентированы на конфигурации «Управление торговлей 11» и «ERP Управление предприятием 2» — в них расположение команд практически идентично. Если у вас другая конфигурация, названия разделов могут отличаться, но принцип сохраняется.

Определите, какая заявка вам нужна

Прежде чем искать кнопку «Создать», определите бизнес-задачу. Заявка покупателя фиксирует заказ клиента и резервирует товар. Заявка на расходование денежных средств оформляет намерение оплатить поставщику, подотчётному лицу или по налогам. Заявка на закупку (потребность) передаёт отделу закупок информацию о том, что и в каком количестве нужно приобрести.

Если вы работаете в «1С:Бухгалтерии», учтите: классических заявок там нет. Вместо заявки на оплату используется документ «Счёт поставщика» и платёжное поручение, а заказ клиента оформляется через «Счёт покупателю». Попытка найти «Заявку» в бухгалтерской конфигурации — частая причина путаницы у новичков.

Сравнение видов заявок

Заявка покупателя

Подходит для фиксации заказа клиента и резервирования товара. Раздел «Продажи». Не подходит для внутренних потребностей компании.

Заявка на расходование ДС

Подходит для инициирования оплаты через казначейство. Раздел «Казначейство». Требует прав на создание и часто проходит согласование.

Заявка на закупку

Подходит для передачи потребности отделу снабжения. Раздел «Закупки». Не создаёт обязательств перед поставщиком напрямую.

Создайте заявку покупателя

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Заказы клиентов» (в некоторых конфигурациях документ называется «Заявки покупателей»). В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа.

Заполните шапку: укажите клиента (поле «Партнёр» и «Контрагент»), соглашение или договор, организацию и склад отгрузки. Если у клиента настроено типовое соглашение, цены подставятся автоматически. Затем перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подобрать» — подбор удобнее при большом количестве строк.

Проверьте количество, цены и сумму НДС. Если нужно зарезервировать товар под заказ, убедитесь, что в строках установлено действие «Отгрузить» или «Резервировать» — это зависит от статуса документа. Нажмите «Провести и закрыть». После проведения заявка появится в списке, а товар будет зарезервирован на складе, если это предусмотрено настройками.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните клиента, организацию, склад
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подобрать»
4. 4
   Проверьте цены, количество и НДС
5. 5
   Укажите действие по строкам: резерв или отгрузка
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть» и убедитесь, что документ появился в списке

Создайте заявку на расходование денежных средств

Откройте раздел «Казначейство» и выберите «Заявки на расходование денежных средств». Нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, подразделение, тип операции — например, «Оплата поставщику», «Выдача подотчётному лицу» или «Уплата налога». От типа операции зависит набор остальных полей.

Укажите получателя (контрагента или сотрудника), сумму, валюту и желаемую дату платежа. Если заявка создаётся на основании счёта или заказа поставщику, проще воспользоваться кнопкой «Создать на основании» в исходном документе — тогда сумма, контрагент и назначение платежа заполнятся автоматически, а связь между документами сохранится.

После проведения заявка попадает в реестр платежей, если в компании настроено согласование. Учтите: без утверждения заявки казначей не сможет сформировать платёжное поручение, поэтому следите за статусом документа в списке.

Создайте заявку на закупку

В разделе «Закупки» найдите документ «Заказы поставщикам» или «Потребности в обеспечении» — название зависит от настроек. Нажмите «Создать», укажите подразделение-инициатор, склад поступления и желаемую дату поставки. В табличной части добавьте номенклатуру и количество.

Если потребность формируется регулярно, удобнее использовать обработку «Формирование заказов по потребностям»: программа сама рассчитает, что нужно закупить, исходя из остатков, минимальных запасов и неудовлетворённых заявок. Это снижает риск ручных ошибок в количестве.

Проверьте результат после проведения

После проведения убедитесь, что документ действительно сработал. Для заявки покупателя откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» — резерв по вашей заявке должен быть виден. Для заявки на расходование средств проверьте статус в списке: она не должна висеть в статусе «Не согласована», если ожидалось автоматическое утверждение.

Если документ не проводится, программа выводит сообщение об ошибке в нижней части окна. Чаще всего причины — незаполненное обязательное поле, отсутствие соглашения с контрагентом или закрытый период. Текст сообщения обычно прямо указывает, что исправить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в списке

Норма

Проведён, без восклицательного знака

Тревожный признак

Пометка на удаление или значок ошибки проведения

Резерв товара

Норма

В отчёте по остаткам виден резерв под заявку

Тревожный признак

Резерва нет — проверьте действие по строкам

Статус согласования

Норма

Заявка согласована или не требует согласования

Тревожный признак

Заявка висит «Не согласована» дольше обычного

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — создание заявки в неподходящей конфигурации или без нужных прав. Если пункта меню нет, вероятно, у вашей роли нет доступа к документу: обратитесь к администратору 1С для выдачи прав. Вторая частая проблема — дублирование заявок: перед созданием новой проверьте список по контрагенту, возможно, заявка уже существует.

Ещё одна ошибка — ручное редактирование суммы заявки, созданной на основании другого документа. Это разрывает связь по суммам с исходным заказом и приводит к расхождениям в отчётах по взаиморасчётам. Если нужно изменить сумму, корректируйте исходный документ или создавайте корректировку.

Часто задаваемые вопросы

Нет пункта «Заявки» в меню — что делать?

Проверьте конфигурацию: в «1С:Бухгалтерии» заявок нет, используйте счета и платёжные поручения. В УТ и ERP отсутствие пункта обычно означает нехватку прав — попросите администратора добавить роль на работу с нужным документом. Также проверьте настройки функциональности: раздел может быть отключён в «НСИ и администрирование».

Можно ли создать заявку на основании другого документа?

Да, и это рекомендуемый способ. Откройте исходный документ (заказ поставщику, счёт, реализацию), нажмите «Создать на основании» и выберите нужный вид заявки. Основные поля заполнятся автоматически, а в базе сохранится связь между документами для контроля оплаты и отгрузки.

Почему заявка не проводится?

Прочитайте сообщение об ошибке внизу окна — оно указывает причину. Типичные варианты: не заполнено обязательное поле, не выбрано соглашение, дата документа попадает в закрытый период, либо у пользователя нет прав на проведение. Исправьте указанную проблему и проведите документ повторно.

Как отменить ошибочную заявку?

Если по заявке ещё не было движений (оплат, отгрузок), откройте её и нажмите «Провести» с отменой проведения или установите пометку удаления. Для заявки покупателя в УТ/ERP корректнее использовать кнопку «Закрыть заказ» с указанием причины — тогда резервы снимутся корректно, а документ останется в истории.

Можно ли настроить автоматическое создание заявок?

Да. Заявки на закупку формируются обработкой «Формирование заказов по потребностям» по остаткам и минимальным запасам. Заявки на оплату могут создаваться по графику платежей из заказов. Для нестандартных сценариев потребуется доработка конфигурации или настройка обмена с внешними системами.