Документы и Печать · 9 мин
Как создать задачу в 1С:Документооборот
Как создать задачу в 1С:Документооборот: заполнение карточки, сроки, исполнители, контроль и проверка выполнения. Пошаговая инструкция с типичными ошибками.
Задача в 1С:Документооборот — основной рабочий инструмент, через который сотрудники получают поручения, согласуют документы и отчитываются о результатах. От того, насколько корректно создана задача, зависит, попадёт ли она к нужному исполнителю вовремя и будет ли понятен ожидаемый результат.
Механизм работает по принципу бизнес-процесса: автор формирует задачу, система направляет её исполнителю, тот выполняет и отмечает результат, после чего задача возвращается автору на проверку. При этом все сроки, приложенные файлы и история действий сохраняются в системе и доступны для контроля.
Ниже разобраны способы создания задачи, заполнение карточки, настройка сроков и исполнителей, а также контроль исполнения и типичные ошибки, из-за которых задачи «зависают» или теряются.
Какие виды задач существуют в 1С:Документооборот
Перед созданием важно понимать, что в конфигурации задачи бывают разных типов, и от этого зависит порядок действий. Простая задача (поручение) создаётся вручную и предполагает произвольное содержание. Задачи по документам — согласование, рассмотрение, подписание, регистрация — обычно запускаются из карточки документа по настроенному шаблону процесса.
Также встречаются задачи по внутренним вопросам, приглашения на мероприятия и задачи, формируемые автоматически по регламенту (например, периодическая отчётность). Если ваша цель — разовое поручение сотруднику, достаточно простой задачи. Если нужно согласовать договор по цепочке — правильнее запускать процесс из карточки документа.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых поручений без сложной маршрутизации. Ограничение: нет автоматической цепочки согласования.
Подходит для согласования, подписания и регистрации документов по заданному маршруту. Требует настроенного шаблона процесса.
Подходит для повторяющихся поручений с типовым описанием и исполнителями. Требует предварительной настройки шаблона.
Как создать простую задачу: пошаговый порядок
Базовый сценарий одинаков в большинстве версий конфигурации. Откройте раздел «Задачи» (в некоторых версиях — «Задачи мне» или рабочее место «Мои задачи») и нажмите кнопку «Создать» или «Новая задача». Откроется карточка новой задачи.
Заполните поля карточки: наименование — короткая формулировка сути поручения, описание — подробное содержание с ожидаемым результатом. Укажите исполнителя: конкретного сотрудника, роль (например, «Руководитель отдела продаж») или нескольких исполнителей. Задайте срок исполнения — дату и при необходимости время.
При необходимости приложите файлы через вкладку «Приложения» или перетаскиванием, укажите проект, важность и флажок контроля. После заполнения нажмите «Стартовать» (или «Записать и стартовать»). Задача уйдёт исполнителю и появится в его списке входящих.
- 1Откройте раздел «Задачи» и нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование и описание с ожидаемым результатом
- 3Укажите исполнителя или роль, задайте срок исполнения
- 4Приложите файлы и при необходимости включите контроль
- 5Нажмите «Стартовать» и убедитесь, что задача появилась в списке исходящих
Как заполнить карточку задачи правильно
Качество формулировки определяет качество исполнения. Наименование должно начинаться с глагола и отражать действие: «Подготовить отчёт по продажам за квартал», а не «Отчёт». В описании фиксируйте, что именно нужно сделать, в каком виде предоставить результат и куда его направить.
Поле «Важность» влияет на сортировку в списке исполнителя — не злоупотребляйте высоким приоритетом, иначе он перестанет работать как сигнал. Поле «Проект» связывает задачу с проектной работой и позволяет потом строить сводные отчёты по проекту. Если задача связана с документом или письмом, добавьте его как предмет — исполнитель откроет его одним кликом.
Назначение исполнителей и сроков
Исполнителем можно назначить конкретного пользователя или роль. Роль удобна, когда задачу должен выполнить любой сотрудник определённой должности: система покажет задачу всем, кто занимает эту роль, и первый принявший её в работу станет исполнителем. Проверьте, что роли и состав их исполнителей актуальны, иначе задача может «повиснуть» без адресата.
Срок исполнения — обязательное поле для контролируемых задач. Указывайте реалистичную дату с учётом загрузки исполнителя. В ряде настроек система автоматически подсвечивает просроченные задачи и рассылает уведомления, поэтому формальный срок «на всякий случай» создаёт лишний шум в оповещениях.
Если задача требует последовательного выполнения несколькими людьми, одной простой задачи недостаточно — используйте процесс с несколькими точками маршрута или создайте подзадачи, связанные с родительской.
Создание задачи из документа и по шаблону
Задача из карточки документа
Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа и нажмите кнопку запуска процесса — «Согласование», «Рассмотрение» или «Создать задачу» (набор команд зависит от настроек). Система предложит выбрать шаблон процесса, подставит документ как предмет и сформирует задачи участникам маршрута автоматически.
Задача по шаблону
Для регулярных поручений настройте шаблон в разделе настройки процессов: типовое наименование, описание, исполнители, срок относительно даты старта. Далее задача создаётся в два клика: выбрать шаблон, скорректировать детали, стартовать. Это исключает ошибки в формулировках и забытых исполнителях.
Если одно и то же поручение приходится создавать чаще двух-трёх раз в месяц, потратьте десять минут на настройку шаблона — экономия времени и единообразие формулировок окупаются быстро.
Контроль выполнения и приёмка результата
После старта задача отображается у автора в списке исходящих или на закладке контроля. Исполнитель работает с ней в списке «Задачи мне»: принимает в работу, пишет комментарии, прикладывает результат и нажимает «Выполнено».
Если при создании включён контроль, после выполнения задача возвращается автору на проверку. Автор открывает карточку, смотрит результат и либо принимает его (задача завершается), либо возвращает на доработку с комментарием — тогда исполнитель получает задачу повторно. Без флажка контроля задача завершается сразу после отметки исполнителя.
Как проверить результат
Задача видна в списке исходящих, состояние «В работе» или «Ожидает исполнения»
Задача осталась черновиком — не нажата кнопка «Стартовать»
Задача появилась в списке «Задачи мне» у адресата
У исполнителя задачи нет — проверьте роль, права и состав исполнителей
Результат приложен, автор принял или вернул задачу с комментарием
Задача «выполнена» без приложенного результата и проверки
Типичные ошибки при создании задач
Большинство проблем с задачами возникает не из-за сбоев программы, а из-за ошибок постановки. Размытая формулировка приводит к тому, что исполнитель делает «как понял», и результат приходится переделывать. Отсутствие срока превращает задачу в вечный элемент списка, который игнорируют обе стороны.
Другая группа ошибок — организационная: назначение на роль без проверки её состава, отсутствие контроля там, где результат критичен, и дублирование задач, когда одно и то же поручение создают несколько руководителей.
Что важно запомнить
Задача создаётся через раздел «Задачи» кнопкой «Создать» и становится активной только после старта. Ключевые поля — наименование с действием, описание с ожидаемым результатом, исполнитель и срок. Для согласования документов используйте процессы из карточки документа, для повторяющихся поручений — шаблоны. Включайте контроль, если результат нужно проверить.
Часто задаваемые вопросы
Исполнитель не видит созданную задачу. Что проверить?
Сначала убедитесь, что задача стартована, а не сохранена как черновик. Затем проверьте, корректно ли указан исполнитель: если назначена роль, в её составе должен быть нужный сотрудник. Также стоит проверить права доступа пользователя и настройки его рабочего места — возможно, задача отфильтрована в списке.
Можно ли изменить срок или исполнителя после старта задачи?
Да, автор или пользователь с соответствующими правами может открыть карточку задачи и изменить срок, а также перенаправить задачу другому исполнителю. Все изменения фиксируются в истории, поэтому перед переназначением полезно добавить комментарий с причиной.
Чем задача отличается от процесса согласования?
Задача — отдельное поручение одному исполнителю с произвольным содержанием. Процесс согласования — маршрут с заранее заданными участниками, этапами и результатами (согласовано / не согласовано), запускаемый по документу. Для разового поручения достаточно задачи, для утверждения договора нужен процесс.
Как создать задачу сразу нескольким сотрудникам?
В карточке задачи можно добавить нескольких исполнителей — система сформирует отдельные задачи для каждого. Альтернатива — назначить роль, в которую входят все нужные сотрудники: тогда задачу увидят все, а выполнит её тот, кто первым примет в работу.
Что делать, если задача просрочена?
Просроченные задачи обычно подсвечиваются в списке и попадают в отчёты контроля. Автору следует связаться с исполнителем, выяснить причину и либо продлить срок с комментарием, либо переназначить задачу. Систематическая просрочка — повод пересмотреть реалистичность сроков или загрузку сотрудника.
Можно ли создать задачу из письма или файла?
Да, во встроенной почте и в списках файлов доступна команда создания задачи на основании объекта: письмо или файл автоматически прикрепляется как предмет. Это удобно, когда поручение возникает из входящей корреспонденции — исполнитель сразу видит исходный контекст.