Как создать задачу в 1С:Документооборот

Задача в 1С:Документооборот — это основной инструмент постановки поручений сотрудникам: через неё передаются поручения по документам, проектам и разовым поручениям руководства. Корректно оформленная задача содержит понятное описание, исполнителя, срок и при необходимости связанный документ, поэтому исполнитель видит всё нужное без дополнительных уточнений.

Механизм задач в программе работает в двух режимах: простые задачи создаются вручную пользователем, а задачи по бизнес-процессам (согласование, рассмотрение, исполнение) формируются автоматически при запуске соответствующего процесса. В этой статье разобраны оба варианта, а также настройка сроков, контроль исполнения и типичные ошибки.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Документооборот» редакции КОРП и ПРОФ. В отраслевых и доработанных решениях названия кнопок и состав полей могут отличаться — в этом случае ориентируйтесь на логику действий, описанную ниже.

Где находятся задачи и какие виды бывают

Работа с задачами ведётся в разделе «Задачи» рабочего стола программы. Там доступны списки «Мне» (задачи, где вы исполнитель, соисполнитель или проверяющий) и «От меня» (задачи, которые вы поставили другим сотрудникам). Руководителям и контролёрам дополнительно доступны представления по подразделениям и авторам.

Различают два вида задач. Простая задача — это разовое поручение без маршрута: её создаёт пользователь вручную, и она не связана с бизнес-процессом. Задача по процессу формируется автоматически: например, при запуске согласования договора каждому согласующему приходит своя задача на точке маршрута.

Простые задачи удобны для бытовых поручений («подготовьте справку», «проверьте реквизиты»), процессные — для регламентированных операций с документами, где важны маршрут, история и эскалация. Выбирать вид стоит исходя из того, нужна ли формальная трассировка исполнения.

Создание простой задачи вручную

Откройте раздел «Задачи» и нажмите кнопку «Создать» (или используйте команду создания из рабочего стола, если она вынесена туда администратором). Откроется карточка новой задачи, которую нужно заполнить до старта.

Заполните поле «Описание» так, чтобы исполнитель понял задачу без устных пояснений: что сделать, по какому предмету, какой результат ожидается. Формулировка «подготовить ответ на запрос № 14 от 12.03, проект согласовать с юристом» работает лучше, чем «разобраться с запросом».

Укажите исполнителя в одноимённом поле. Можно выбрать конкретного сотрудника или роль (например, «Ответственный за договорную работу») — тогда задача попадёт всем исполнителям роли. При необходимости добавьте соисполнителей и проверяющего, который примет результат.

1. 1
   Откройте раздел «Задачи» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните описание: суть поручения и ожидаемый результат
3. 3
   Укажите исполнителя или роль, при необходимости соисполнителей и проверяющего
4. 4
   Установите срок исполнения и приоритет
5. 5
   Приложите файлы или свяжите задачу с документом
6. 6
   Нажмите «Стартовать и закрыть» и проверьте, что задача появилась в списке «От меня»

Настройка сроков, приоритета и напоминаний

Срок исполнения задаётся в поле «Срок» карточки задачи. В типовой конфигурации срок можно указать датой и временем; если включено использование графиков работ, расчёт контрольных точек ведётся по рабочему календарю организации. Задача без срока создаётся, но теряет управляемость: она не попадёт в отчёты по просрочке.

Приоритет (низкий, обычный, высокий) влияет на отображение задачи в списках исполнителя и помогает ему ранжировать работу. Не злоупотребляйте высоким приоритетом: если все задачи «срочные», приоритет перестаёт работать как инструмент.

Программа автоматически подсвечивает просроченные задачи в списках и может уведомлять участников о приближении срока — глубина таких уведомлений зависит от настроек оповещений, которые задаёт администратор. В карточке задачи автор также видит текущее состояние и фактическое время исполнения.

Связь задачи с документом и запуск процесса

Если поручение касается конкретного документа, создавайте задачу прямо из его карточки: в документе есть команда создания задачи или запуска процесса. Тогда документ автоматически подставится как предмет, и исполнитель откроет его одним кликом из своей задачи.

Для регламентированных операций используйте процессы: «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация». Запустите нужный процесс из карточки документа или из раздела процессов, укажите участников и маршрут — система сама сформирует задачи каждому участнику на его точке маршрута и будет передавать предмет дальше по цепочке.

Процессный вариант предпочтительнее, когда поручение должно пройти несколько исполнителей последовательно или параллельно: программа сама контролирует очередность, фиксирует результаты каждой точки и хранит историю в листе согласования или в карточке процесса.

Простая задача или процесс

Простая задача

Подходит для разового поручения одному исполнителю. Ограничение: нет маршрута и автоматической передачи результата дальше.

Процесс «Исполнение»

Подходит, когда поручение выполняют несколько сотрудников и нужен контроль результата. Требует заполнения карточки процесса.

Процессы согласования и утверждения

Подходят для работы с документами по регламенту. Ограничение: маршрут и участников нужно задать корректно, иначе процесс остановится.

Контроль исполнения и работа с результатом

После старта задача отображается у автора в списке «От меня» с текущим состоянием. Исполнитель видит её в списке «Мне», выполняет работу, заполняет поле «Результат выполнения» и нажимает «Выполнено». Если назначен проверяющий, задача после выполнения уходит ему на приёмку.

Проверяющий (или автор, если проверяющего нет) может принять результат или вернуть задачу на доработку с комментарием. Возврат не удаляет историю: исполнитель увидит причину возврата и сможет повторно отправить результат.

Для массового контроля используйте отчёты по задачам: список просроченных, задачи в работе, сводку по исполнителям. Набор доступных отчётов зависит от редакции конфигурации и прав пользователя.

Контрольные точки

Как проверить, что задача дошла до исполнителя

Список «От меня» у автора

Норма

Задача видна, состояние — «В работе», указан исполнитель

Тревожный признак

Задача в состоянии черновика или без исполнителя

Список «Мне» у исполнителя

Норма

Задача присутствует и открывается

Тревожный признак

Задачи нет — проверьте, стартована ли она и тот ли это исполнитель

Срок исполнения

Норма

Дата заполнена и реалистична

Тревожный признак

Срок пустой или уже просрочен в момент старта

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая ошибка — сохранение задачи без старта. Вторая по частоте — незаполненный исполнитель или выбор роли, за которой не закреплён ни один сотрудник: такая задача «повисает» и не доходит ни до кого. Перед стартом убедитесь, что исполнитель определён однозначно.

Третья группа ошибок связана с правами: пользователь не видит раздел задач, не может создать задачу или не видит задачи подчинённых. Это не сбой, а настройка прав доступа — вопрос решается администратором системы через профили групп доступа.

Учтите ограничение: удалить стартованную задачу обычному пользователю, как правило, нельзя — она либо выполняется, либо прерывается с указанием причины. Это защищает историю поручений от потери.

FAQ: частые вопросы о задачах в 1С:Документооборот

Почему исполнитель не видит созданную задачу?

Чаще всего задача не стартована: откройте её карточку и нажмите «Стартовать». Если задача стартована, проверьте, тот ли сотрудник указан исполнителем, и не выбрана ли роль без исполнителей. Реже причина — в настройках прав доступа пользователя.

Можно ли назначить задачу сразу нескольким исполнителям?

Да. Добавьте соисполнителей в карточке задачи — тогда все они увидят задачу и смогут выполнить её. Альтернатива — указать роль: задачу получат все сотрудники, закреплённые за этой ролью, и выполнить её сможет любой из них.

Как изменить срок или исполнителя после старта задачи?

Автор может открыть задачу из списка «От меня» и отредактировать поля, если это не запрещено настройками прав. В задачах, созданных бизнес-процессом, изменения делаются через карточку процесса — например, перенос срока точки маршрута или замена участника.

Чем простая задача отличается от процесса «Исполнение»?

Простая задача — это одиночное поручение без маршрута и формальной приёмки. Процесс «Исполнение» поддерживает нескольких исполнителей, проверяющего, контроль результата и хранит структурированную историю поручения. Для поручений по документам процесс предпочтительнее.

Как отменить ошибочно созданную задачу?

Если задача ещё не стартована, её можно пометить на удаление при наличии прав. Стартованную задачу прерывают: откройте карточку, используйте команду прерывания и укажите причину — запись сохранится в истории, но задача перестанет числиться активной.

Можно ли создать задачу из письма или файла?

Да, если в системе настроена работа с почтой: из входящего письма доступна команда создания задачи или процесса, и письмо прикладывается как предмет. Файлы также можно приложить к задаче вручную через вкладку вложений в карточке.