Как создать входящее письмо в 1С

Входящее письмо в 1С — это документ, с помощью которого фиксируется корреспонденция, поступившая в организацию от контрагентов, госорганов или других организаций. Чаще всего работа с входящими письмами ведется в конфигурациях «1С:Документооборот», «1С:ERP» с подсистемой документооборота, а также в отраслевых решениях на базе «1С:Документооборот КОРП». В типовой бухгалтерии такой функции нет — там письма регистрируются через внешние файлы или доработки.

Корректная регистрация входящего письма важна по нескольким причинам: документ получает регистрационный номер, попадает в учетные журналы, связывается с контрагентом и при необходимости запускает процесс рассмотрения или исполнения. Если письмо просто сохранить как файл на диске, его легко потерять, а сроки ответа — пропустить.

Ниже разобраны основные способы создания входящего письма: вручную, из файла, из электронной почты и с помощью сканирования. Также рассмотрены типичные ошибки и способы проверки результата.

Где в 1С находится учет входящих писем

В «1С:Документооборот» входящие письма хранятся в разделе «Документы» → «Входящие документы». Если конфигурация построена на БСП (библиотеке стандартных подсистем), искомый пункт может называться «Входящая корреспонденция» или находиться в разделе «Органайзер» → «Документы».

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов. Если кнопка «Создать» неактивна или раздел не отображается, обратитесь к администратору — возможно, вашей роли не назначено право «Добавление» для справочника «Внутренние/входящие документы» или подсистема скрыта настройками интерфейса.

Также проверьте, что в настройках программы включен учет входящих документов и настроены нумераторы. Без настроенного нумератора документ не сможет получить регистрационный номер, и его придется регистрировать вручную.

Создание входящего письма вручную

Ручное создание — базовый способ, который подходит, когда письмо пришло на бумаге или файл уже сохранен на компьютере. Откройте список «Входящие документы» и нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового документа.

Заполните ключевые поля карточки. Обязательными обычно являются: вид документа (например, «Письмо»), отправитель (выбирается из справочника контрагентов), содержание (краткое описание сути письма) и дата входящего документа. Поля «Исходящий номер» и «Исходящая дата» заполняются по реквизитам самого письма — они указаны на бланке отправителя.

Если отправителя нет в справочнике, создайте нового контрагента прямо из карточки документа: нажмите кнопку выбора, затем «Создать» и укажите наименование организации. Это избавит от необходимости прерывать регистрацию письма.

1. 1
   Откройте раздел «Документы» → «Входящие документы»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Письмо»
3. 3
   Укажите отправителя, дату и исходящий номер письма
4. 4
   Заполните краткое содержание и адресата в вашей организации
5. 5
   Прикрепите скан или файл письма на вкладке «Файлы»
6. 6
   Нажмите «Записать», затем «Зарегистрировать» для присвоения номера

Заполнение реквизитов и регистрационного номера

Регистрационный номер — главный идентификатор письма в системе. Он формируется автоматически при нажатии кнопки «Зарегистрировать» по шаблону нумератора, например «ВХ-000125». До регистрации документ находится в статусе проекта и в журналах учета не отображается.

Помимо номера, обратите внимание на поля «Кому адресовано» и «Подразделение». От них зависит маршрут дальнейшей обработки: кому письмо попадет на рассмотрение и в чьем списке задач появится. Если письмо адресовано руководителю, но исполнять его будет специалист отдела, укажите адресата корректно — это упростит делегирование.

Поле «Срок исполнения» стоит заполнять всегда, если письмо требует ответа или действий. По этому сроку система сможет формировать напоминания и контрольные списки просроченных документов.

Прикрепление файла и сканирование письма

Карточка документа без файла имеет ограниченную ценность: исполнитель не сможет ознакомиться с текстом письма, не обращаясь к бумажному оригиналу. Поэтому скан письма нужно прикрепить сразу при регистрации.

Для прикрепления готового файла откройте вкладку «Файлы» в карточке документа, нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» и выберите скан. Рекомендуется сохранять сканы в PDF — этот формат корректно открывается у всех пользователей и поддерживает встроенный просмотр в 1С.

Если сканер подключен и настроен в программе, используйте команду «Добавить» → «Со сканера». Перед сканированием проверьте разрешение: слишком низкое качество сделает текст нечитаемым, слишком высокое — создаст файлы большого объема, которые замедлят базу. Оптимально — 200–300 dpi в черно-белом режиме для обычной переписки.

Создание письма из электронной почты

Если в 1С настроена встроенная почта, входящее письмо можно зарегистрировать прямо из письма электронной почты. Откройте полученное письмо в разделе «Почта» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Входящий документ» (название команды может отличаться в зависимости от конфигурации).

При таком способе программа автоматически подставит отправителя по адресу электронной почты, перенесет тему письма в содержание и приложит вложения как файлы документа. Останется проверить корректность заполнения, указать вид документа и зарегистрировать его.

Этот вариант особенно удобен для общих почтовых ящиков организации: секретарь обрабатывает почту и сразу превращает значимые письма в зарегистрированные документы, не переключаясь между программами.

Сравнение вариантов

Ручное создание

Подходит для бумажной корреспонденции; требует ввода всех реквизитов вручную, но работает в любой ситуации

Из файла на диске

Быстрый способ, если скан уже получен; реквизиты все равно заполняются вручную

Из электронной почты

Автоматически подставляет отправителя и вложения; требует настроенной встроенной почты в 1С

Проверка результата и дальнейшая обработка

После регистрации убедитесь, что письмо корректно отображается в учетных журналах. Откройте журнал «Входящие документы» и найдите документ по номеру или дате. Проверьте, что номер присвоен по нужному нумератору, а файл открывается из карточки.

Далее письмо обычно отправляется на рассмотрение: создайте процесс «Рассмотрение» или «Исполнение» из карточки документа, указав ответственного. После этого задача появится у адресата, а вы сможете отслеживать статус обработки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистрационный номер

Норма

Номер присвоен автоматически и соответствует шаблону нумератора

Тревожный признак

Поле номера пустое или номер дублирует существующий

Прикрепленный файл

Норма

Файл открывается из карточки, текст читаем

Тревожный признак

Файл не открывается, скан нечитаем или отсутствует

Отображение в журнале

Норма

Документ виден в списке входящих документов у пользователей с доступом

Тревожный признак

Документ не найден в журнале или недоступен адресату

Типичные ошибки при регистрации входящих писем

Большинство проблем со входящими письмами связано не с техникой, а с дисциплиной заполнения. Незаполненное содержание затрудняет поиск документа спустя месяцы, а неверно указанный отправитель ломает связь с контрагентом и историю переписки.

Еще одна частая проблема — регистрация дубликатов. Перед созданием нового документа выполните поиск по исходящему номеру и отправителю: возможно, это письмо уже зарегистрировал коллега. Дубли приводят к путанице в номерах и двойной обработке одного документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать входящее письмо в 1С:Бухгалтерии?

В типовой «1С:Бухгалтерии» полноценной подсистемы регистрации входящей корреспонденции нет. Письма обычно хранят как присоединенные файлы к контрагенту или используют внешние обработки. Для полноценного делопроизводства применяют «1С:Документооборот», который можно интегрировать с бухгалтерией.

Что делать, если кнопка «Зарегистрировать» недоступна?

Чаще всего причина в незаполненных обязательных полях — проверьте вид документа, отправителя и содержание. Также кнопка может быть недоступна из-за отсутствия прав на регистрацию или ненастроенного нумератора для выбранного вида документа. В последних двух случаях потребуется помощь администратора.

Как исправить ошибку в уже зарегистрированном письме?

Большинство полей карточки можно отредактировать и после регистрации: откройте документ, внесите изменения и запишите. Менять регистрационный номер и дату регистрации не рекомендуется — на них уже могут быть ссылки в ответных документах и журналах.

Можно ли связать входящее письмо с исходящим ответом?

Да. Создайте исходящий документ на основании входящего — связь установится автоматически. В карточках обоих документов появятся взаимные ссылки, что позволит отследить всю цепочку переписки по вопросу.

Как найти нужное письмо среди сотен зарегистрированных?

Используйте поиск по списку документов: по регистрационному или исходящему номеру, отправителю, фрагменту содержания или периоду. Если в конфигурации включен полнотекстовый поиск, он найдет документ даже по тексту внутри прикрепленных файлов.