Документы и Печать · 13 мин
Как создать вид документа в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция: как создать вид документа в 1С:Документооборот, настроить нумерацию, шаблоны файлов, доступ и автоматизацию. Частые ошибки и FAQ.
Вид документа в 1С:Документооборот — это классификатор, который определяет поведение карточки документа: нумерацию, доступные реквизиты, шаблоны файлов, маршруты согласования и права доступа. Без корректно настроенных видов документов пользователи вынуждены работать с универсальной карточкой, вручную заполняя лишние поля и рискуя ошибиться в номере или сроке хранения.
Настройка выполняется в разделе «Нормативно-справочная информация» и требует прав администратора или пользователя с ролью, допускающей изменение НСИ. Перед созданием нового вида стоит проверить типовую поставку: в конфигурации уже есть предопределённые виды (внутренние, входящие, исходящие документы и их подвиды), и часто достаточно доработать существующий, а не создавать новый с нуля.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки и создания вида до настройки нумерации, шаблонов, доступа и проверки результата. Инструкция применима к типовым редакциям 1С:Документооборот 8 КОРП и ПРОФ; в отраслевых решениях названия пунктов меню могут немного отличаться.
Что такое вид документа и когда нужен новый
Вид документа объединяет документы одного назначения: приказы, договоры, служебные записки, акты, заявления. Для каждого вида задаются собственный нумератор, состав реквизитов, способ создания файлов (из шаблона или сканированием), сроки исполнения и правила регистрации.
Новый вид оправдан, когда документ отличается хотя бы одним из признаков: отдельная серия нумерации, уникальный набор реквизитов, особый маршрут согласования, иные права доступа или собственный шаблон файла. Если различий нет — используйте существующий вид, иначе справочник разрастётся и запутает пользователей.
Как выбрать действие
Подготовка: что продумать до создания вида
Прежде чем открывать справочник, ответьте на несколько вопросов. К какой категории относится документ — внутренний, входящий или исходящий? От этого зависит набор обязательных реквизитов: у входящих есть исходящий номер и дата контрагента, у исходящих — получатели и способ отправки.
Определите правило нумерации: сквозная по организации, по подразделениям, с префиксом вида документа или по периодам (ежегодный сброс). Продумайте, кто будет видеть и редактировать документы этого вида, нужны ли автоматические маршруты согласования и утверждения, и какие файлы-шаблоны потребуются пользователям.
Если в компании несколько организаций, уточните, будет ли вид общим или раздельным по юридическим лицам — это влияет на нумераторы и дескрипторы доступа. Зафиксируйте решения в коротком техническом задании: это избавит от переделок после того, как пользователи уже завели реальные документы.
Создание вида документа: пошаговая инструкция
Откройте раздел «Настройка и администрирование» и перейдите в подсистему нормативно-справочной информации. В типовой конфигурации путь выглядит так: «Настройка и администрирование → Нормативно-справочная информация → Виды документов». Альтернативный вход — из раздела «Документы и файлы» через настройки списка видов.
Нажмите «Создать» и выберите категорию: вид внутреннего, входящего или исходящего документа. Заполните наименование — оно будет отображаться пользователям при выборе вида, поэтому формулируйте понятно: «Договор оказания услуг», а не «Договор_тип2». Установите признаки использования: ведение дел, учёт по номенклатуре дел, обязательное указание контрагента или подразделения.
На вкладках карточки вида настройте состав реквизитов: какие поля обязательны, какие видимы, какие подставляются по умолчанию. Сохраните элемент справочника. После записи вид появится в списке выбора у пользователей с соответствующими правами.
- 1Откройте «Настройка и администрирование → Нормативно-справочная информация → Виды документов»
- 2Нажмите «Создать» и выберите категорию: внутренний, входящий или исходящий документ
- 3Заполните наименование и установите признаки использования реквизитов
- 4Настройте обязательность и видимость полей карточки
- 5Запишите вид и проверьте его появление в списке выбора у тестового пользователя
Настройка нумерации
Нумераторы хранятся в отдельном справочнике «Нумераторы». Создайте новый нумератор и задайте формат номера: например, «ПР-[Номер]-[Год]» или с использованием префикса подразделения. В типовой поставке поддерживаются автоподстановки: номер, дата, индекс подразделения, код вида документа.
Укажите периодичность сброса нумерации — обычно ежегодно, чтобы номера начинались с единицы каждый год. В карточке вида документа привяжите нумератор в поле «Нумератор». Если нумератор не задан, система будет использовать общую сквозную нумерацию, что редко удобно для приказов и договоров.
Проверьте настройку на тестовом документе: создайте карточку, зарегистрируйте её и убедитесь, что номер сформировался по заданной маске. Учтите, что изменить номер вручную после регистрации может быть запрещено настройками — это нормальная защита от дублирования.
Шаблоны файлов и автоматическое создание документов
Одно из главных преимуществ настройки вида — привязка шаблонов файлов. В карточке вида на вкладке шаблонов добавьте файл Word или Excel с автозаполняемыми полями. В шаблон вставляются специальные поля вида [Наименование], [ДатаРегистрации], [Контрагент], которые система заменит данными из карточки.
После привязки шаблона пользователь в карточке документа сможет создать файл командой «Создать из шаблона» — и получит готовый проект приказа или договора с уже заполненными реквизитами. Это сокращает ручной ввод и количество ошибок в типовых формулировках.
Для входящих документов шаблоны обычно не нужны — там файл поступает сканированием или загрузкой. Но можно настроить шаблон регистрационной карточки для печати. Проверьте работу автозаполнения на тестовой карточке: откройте созданный файл и убедитесь, что все поля подставились корректно, включая даты в нужном формате.
Перед массовым внедрением шаблона проверьте его на документе с максимально длинными значениями реквизитов: длинное наименование контрагента или многострочное содержание часто «ломают» вёрстку Word-шаблона, и это лучше выявить до запуска.
Права доступа и маршруты обработки
Доступ к документам вида регулируется через дескрипторы доступа и рабочие группы. В карточке вида можно указать рабочую группу по умолчанию: участники автоматически получат права на документы этого вида. Для конфиденциальных документов (например, приказов по личному составу) включите ограничение доступа и назначьте узкий круг пользователей.
Маршруты согласования и утверждения настраиваются в справочнике маршрутов и привязываются к виду документа. Типовая схема: подготовка → рассмотрение руководителем → согласование заинтересованными подразделениями → утверждение → регистрация. Можно задать автоматический старт маршрута при создании документа данного вида.
Проверьте права от имени рядового пользователя, а не администратора: убедитесь, что он видит только положенные документы, может создавать карточку нужного вида и запускать маршрут. Права администратора маскируют ошибки настройки, поэтому тестировать нужно под рабочей учётной записью.
Как проверить результат
Вид доступен в списке выбора, обязательные поля подсвечены, значения по умолчанию подставляются
Вид не отображается у пользователя или карточка не записывается из-за незаполненных скрытых реквизитов
Номер формируется по заданной маске, следующий номер увеличивается на единицу
Номер пустой, дублируется или не соответствует формату нумератора
Файл создаётся, все поля автозаполнены данными карточки
В файле остались незаполненные поля вида [Реквизит] или ошибка при открытии
Рядовой пользователь видит только разрешённые документы и может запустить маршрут
Документы недоступны или, наоборот, видны пользователям вне рабочей группы
Типичные ошибки и их последствия
Чаще всего проблемы возникают не при создании вида, а из-за недонастроенных связанных объектов: нумератора, шаблонов и прав. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно, и способы их избежать.
Отдельная группа ошибок связана с обновлением конфигурации. Если вид документа дорабатывался через расширения или дополнительные реквизиты, после обновления проверьте, что все настройки сохранились и автозаполнение работает. Дополнительные реквизиты и сведения при обновлении обычно не затрагиваются, но проверка занимает несколько минут и исключает сюрпризы.
Ограничения и альтернативы
Если требуется документ, которого нет среди трёх базовых категорий (внутренний, входящий, исходящий), например заявка на закупку или обращение граждан, в типовом Документообороте его всё равно придётся отнести к одной из категорий и донастроить реквизитами. Полноценный новый тип объекта создаётся только доработкой конфигурации.
Альтернатива созданию множества видов — использование дополнительных реквизитов и грифов. Например, вместо пяти видов договоров можно сделать один вид «Договор» с обязательным дополнительным реквизитом «Тип договора». Это упрощает отчётность, но ограничивает раздельную нумерацию и маршруты. Выбор зависит от того, что важнее: гибкость настройки или простота структуры.
Сравнение вариантов
Подходит при разной нумерации, маршрутах и правах. Минус — перегруженный справочник и сложнее сводная отчётность
Подходит при общей нумерации и одинаковом маршруте. Ограничение — нельзя развести нумераторы и доступ по значениям реквизита без доработки
Подходит для принципиально новых сущностей. Требует разработчика, усложняет обновления, оправдана только при реальной необходимости
Что важно запомнить
Вид документа создаётся в справочнике «Виды документов» раздела НСИ, но работоспособность определяется связанными настройками: нумератором, шаблонами файлов, правами доступа и маршрутами. Проверяйте результат под учётной записью обычного пользователя и не меняйте формат нумерации на виде, по которому уже зарегистрированы документы.
Частые вопросы
Можно ли создать вид документа без прав администратора?
Да, если пользователю назначена роль, допускающая редактирование нормативно-справочной информации, например «Настройка нормативно-справочной информации». Рядовому пользователю с правами только на создание документов справочник видов недоступен. Точный состав ролей зависит от редакции конфигурации.
Почему новый вид не отображается у пользователей при создании документа?
Наиболее вероятные причины: у вида снят или не установлен признак использования, пользователь не входит в рабочую группу, связанную с видом, либо ограничены права через дескрипторы доступа. Проверьте также, что пользователь создаёт документ той же категории (внутренний/входящий/исходящий), к которой относится вид.
Как сделать поле обязательным только для одного вида документа?
Откройте карточку вида и в настройке реквизитов установите для нужного поля признак обязательности. Эта настройка действует только в рамках данного вида и не влияет на остальные. Если нужного реквизита нет в типовой карточке, добавьте его как дополнительный реквизит и затем сделайте обязательным в настройках вида.
Что будет со старыми документами, если изменить настройки вида?
Ранее созданные документы сохранят свои номера и реквизиты — изменения вида не перезаписывают существующие карточки. Однако новые правила обязательности могут блокировать редактирование старых документов: при записи система потребует заполнить ставшие обязательными поля. Смена нумератора на уже используемом виде чревата дублями номеров, поэтому её лучше приурочить к началу нового периода.
Можно ли автоматически запускать согласование при создании документа определённого вида?
Да. Для этого создаётся маршрут обработки и привязывается к виду документа с настройкой автоматического старта. При создании или записи карточки система сама запустит процесс согласования по заданной схеме. Проверьте настройку на тестовом документе: убедитесь, что задачи пришли нужным исполнителям в правильной последовательности.
Как удалить ошибочно созданный вид документа?
Если по виду ещё не создано документов, пометьте его на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование → Обслуживание». Если документы уже есть, прямое удаление невозможно из-за ссылочной целостности: либо перенесите документы на другой вид, либо снимите у вида признак использования, чтобы он не предлагался при создании новых карточек.