Документы и Печать · 11 мин
Как создать акт выполненных работ в 1С
Пошаговая инструкция по созданию акта выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: заполнение реквизитов, печать, проводки, типичные ошибки.
Акт выполненных работ — первичный документ, которым исполнитель подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ заказчику. В программах 1С для этого предусмотрены типовые документы: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это «Реализация (акты, накладные, УПД)», в Управлении торговлей и ERP — «Реализация товаров и услуг» или отдельный «Акт выполненных работ». Документ формирует проводки по выручке, начисляет НДС и служит основанием для счёта-фактуры.
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагент с договором, номенклатура с типом «Услуга» или «Работа», а также настроены счета учёта. Если этих данных нет, программа либо не даст провести документ, либо сформирует проводки с ошибками, которые потом придётся исправлять вручную в закрытии месяца.
Ниже разобран порядок создания акта в 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, а также отличия для Управления торговлей 11 и типичные ошибки, из-за которых документ приходится переделывать.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания акта
Корректность акта на 80% определяется справочными данными. Проверьте три вещи. Во-первых, карточка контрагента: ИНН, КПП, наименование и адрес должны быть заполнены — они попадут в печатную форму. Во-вторых, договор с контрагентом: в 1С:Бухгалтерии вид договора должен быть «С покупателем», именно договор подставляется в шапку акта.
В-третьих, номенклатура услуг. Создайте или проверьте элементы справочника «Номенклатура» с типом «Услуга». Для каждой услуги важно указать ставку НДС и наименование для печати — оно может отличаться от рабочего названия и должно соответствовать формулировкам договора, чтобы у заказчика не возникло вопросов при приёмке.
Также убедитесь, что в учётной политике организации выбран правильный метод учёта выручки и настроены счета учёта номенклатуры (по умолчанию 90.01 «Выручка»). Если организация на УСН или применяет несколько режимов, проверьте эти настройки особенно внимательно — от них зависят проводки.
Создание акта в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку: дату документа (по умолчанию — текущая, при необходимости измените на фактическую дату оказания услуг), контрагента и договор. После выбора договора программа автоматически подставит валюту и условия расчётов. Если по договору выписывается УПД вместо акта, переключите способ оформления в соответствующем поле.
В табличной части «Услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. В поле «Содержание» можно уточнить описание работ — например, «Услуги технической поддержки за март по договору № 12». Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Реализация» и выберите вид операции «Услуги (акт)»
- 3Укажите дату, контрагента и договор
- 4Добавьте услуги в табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
- 5Проверьте итоговую сумму и проведите документ
- 6Нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг»
- 7На основании акта создайте счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру»
Печать акта и подписание
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Для услуг доступна форма «Акт об оказании услуг» — это печатная форма, разработанная в 1С, поскольку унифицированной обязательной формы акта выполненных работ законодательство не устанавливает. Организация вправе использовать свою форму, утверждённую в учётной политике.
Проверьте печатную форму перед отправкой заказчику: реквизиты сторон, номер и дату документа, наименование услуг, итоговую сумму и сумму НДС. Если в форме не хватает подписантов или должностей, заполните их в карточке организации («Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»).
Если заказчик требует акт по своей форме, есть два варианта: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», либо выгрузить акт в Excel и доработать вручную. Первый вариант предпочтительнее при регулярной работе — он исключает ручное редактирование и ошибки в реквизитах.
Счёт-фактура и проводки по акту
Если организация — плательщик НДС, после проведения акта оформите счёт-фактуру. Удобнее всего сделать это гиперссылкой «Выписать счёт-фактуру» внизу формы документа реализации — программа создаст связанный документ и подставит все суммы автоматически. Проверьте, что счёт-фактура зарегистрирован: в журнале реализации в колонке «Счёт-фактура» должен появиться его номер.
Проводки документа можно посмотреть кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовой набор: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС. Если по услуге были прямые затраты, они списываются с 20 или 26 счёта на 90.02 при закрытии месяца, а не в момент проведения акта.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, при НДС — Дт 90.03 Кт 68.02
Проводок нет, счета пустые или подставлены неверные счета
Номер счёта-фактуры отображается в строке документа
Колонка пустая при работе с НДС
Заполнены реквизиты сторон, услуги, суммы, подписи
Пустые поля, неверный ИНН или наименование контрагента
Акт выполненных работ в Управлении торговлей 11 и ERP
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP услуги оформляются документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). В табличную часть добавляют номенклатуру с типом «Услуга» — склад в строке при этом не указывается. Если ведётся учёт работ по заказам клиентов, акт можно создать на основании заказа: тогда услуги и цены подтянутся автоматически, а расчёты по заказу закроются.
Для производственных работ в ERP используется отдельный документ «Производство без заказа» или «Отчет давальцу» в схемах давальческой переработки — это другая хозяйственная операция, и путать её с обычной реализацией услуг нельзя: проводки и налоговый учёт отличаются.
Печатная форма в УТ 11 также вызывается из документа: «Печать» → «Акт выполненных работ». Если ведётся согласование документов, акт станет доступен для печати только после установки статуса, разрешающего проведение, — это ограничение маршрута согласования, а не ошибка.
Где оформлять акт
Документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», вид «Услуги (акт)». Подходит для услуг без складского учёта, простая выписка и проводки.
«Реализация товаров и услуг» с номенклатурой типа «Услуга». Нужен, когда услуги совмещены с товарами и заказами клиентов.
Универсальный передаточный документ заменяет акт и счёт-фактуру одной формой. Удобно при большом документообороте, но заказчик должен принимать УПД.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — неверный тип номенклатуры. Если услуга заведена как «Товар», документ потребует указать склад и сформирует проводки по списанию со счёта 41, чего у услуги быть не должно. Исправление: поменяйте тип номенклатуры на «Услуга» до проведения документа; если документ уже проведён, распроведите его, исправьте карточку и проведите заново.
Вторая типичная ошибка — акт создан не тем числом или не в том квартале. Переносить дату в закрытом периоде можно только тем, кто понимает последствия: изменятся регистры НДС и, возможно, декларация. Безопаснее оформить корректировку реализации текущей датой.
Третья группа ошибок — расхождения суммы акта с оплатой и договором. Перед выпиской сверяйте сумму с договором и этапом работ: акт на сумму больше договора заказчик, скорее всего, не подпишет, а исправление подписанного акта потребует корректировочных документов с двух сторон.
Массовая выписка и обмен с заказчиком
Если актов много — например, ежемесячные акты по абонентским договорам — используйте групповое создание: в 1С:Бухгалтерии документы можно копировать (кнопка «Скопировать» в журнале) и менять только дату и период оказания услуг. В некоторых конфигурациях есть обработки автоматического создания реализаций по расписанию, но их настройку лучше поручить специалисту.
Для обмена с заказчиком в электронном виде подключите ЭДО (сервис 1С-ЭДО или другой оператор): акт подписывается электронной подписью прямо из документа, а статус подписания виден в журнале. Это ускоряет приёмку и исключает потерю бумажных оригиналов. Учтите, что для юридической значимости обе стороны должны работать через операторов ЭДО с совместимыми форматами.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Чем акт выполненных работ отличается от накладной в 1С?
Накладная (ТОРГ-12) оформляет передачу товаров и связана со складским учётом — при её проведении списываются остатки со счёта 41. Акт оформляет услуги и работы, которые не имеют материальной формы: проводки касаются только выручки и НДС, склад не требуется. В 1С это определяется видом операции документа и типом номенклатуры.
Можно ли выставить акт без договора в 1С?
Технически программа позволяет провести документ с пустым полем договора, если в настройках не включён обязательный учёт по договорам. Но делать этого не стоит: в печатной форме не будет реквизитов договора, а расчёты с контрагентом станут менее детальными. Создайте договор в карточке контрагента — это занимает меньше минуты.
Как исправить акт, который заказчик уже подписал?
Исходный документ изменять нельзя — иначе данные в вашей базе разойдутся с подписанным оригиналом. Оформите документ «Корректировка реализации» на основании акта: он создаст корректировочный счёт-фактуру и правильно отразит изменения в учёте НДС. Новый корректировочный акт нужно согласовать и подписать с заказчиком повторно.
Почему в акте не рассчитывается НДС?
Проверьте ставку НДС в строке табличной части — возможно, выбрано «Без НДС». Также посмотрите учётную политику организации: если применяется УСН или освобождение по статье 145 НК, программа корректно не начисляет налог. При общей системе налогообложения ставка должна подставляться из карточки номенклатуры.
Можно ли выставить один акт на несколько договоров?
Нет, один документ реализации относится к одному договору — он указывается в шапке. Если услуги оказаны по разным договорам одному контрагенту, создайте отдельный акт по каждому договору. Это требование и учётной логики 1С, и деловой практики: заказчик сверяет акты с конкретными договорами.
Как отправить акт заказчику в электронном виде?
Через сервис электронного документооборота, подключённый к 1С: в документе нажмите кнопку ЭДО, сформируйте отправление, подпишите электронной подписью и отправьте. Заказчик получит акт у своего оператора ЭДО и подпишет встречно. Если ЭДО не подключён, акт можно выгрузить в PDF через «Печать» → «Сохранить» и направить по обычным каналам, но юридическую силу будет иметь подписанный бумажный оригинал.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ в 1С создаётся документом реализации услуг: заполните контрагента, договор и услуги с типом номенклатуры «Услуга», проведите и распечатайте. Проверьте проводки, счёт-фактуру и печатную форму до отправки заказчику. Ошибки в подписанном акте исправляйте только корректировкой реализации, а не редактированием исходного документа.