Как создать транспортную накладную в 1С

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и нужна, когда товар доставляет сторонний перевозчик или собственный транспорт компании. В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия» — документ создаётся на основании отгрузки и заполняется в основном автоматически.

Главная сложность не в нажатии кнопок, а в корректных исходных данных: если в справочниках не заполнены сведения о перевозчике, транспортном средстве или адресах доставки, накладная сформируется с пустыми полями, и её придётся дорабатывать вручную. Поэтому ниже разобран весь цикл — от подготовки справочников до печати и проверки результата.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без глубоких доработок. Если ваша база сильно изменена программистами, названия кнопок и расположение команд могут отличаться, но общая логика сохраняется: сначала отгрузка, затем транспортная накладная на её основании.

Что такое транспортная накладная и когда она нужна

Транспортная накладная — документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Она оформляется по форме, утверждённой правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, и сопровождает груз в пути. Не путайте её с товарной накладной ТОРГ-12 или товарно-транспортной накладной 1-Т: это разные документы с разным назначением.

Оформлять транспортную накладную требуется, когда груз перевозится автомобильным транспортом по договору с перевозчиком или экспедитором. Если покупатель сам забирает товар со склада на своей машине, накладная обычно не нужна — достаточно отгрузочных документов. Если доставку выполняет собственный транспорт компании без привлечения перевозчика, требование зависит от условий договора и внутренней учётной политики.

Подготовка справочников перед созданием накладной

Большая часть полей транспортной накладной подтягивается из справочников. Проверьте их заранее, иначе потратите время на ручное заполнение каждого документа. В разделе «Контрагенты» у перевозчика должны быть заполнены полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон. В карточке грузополучателя проверьте адрес доставки — именно он попадёт в накладную.

Данные о транспортном средстве и водителе хранятся в специальных справочниках. В «Управлении торговлей» и «ERP» это раздел «Органайзер» или «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», где доступны справочники «Транспортные средства», «Водители», «Типы транспортных средств». В «Бухгалтерии предприятия» часть этих данных указывается непосредственно в документе отгрузки на вкладке «Доставка».

Также проверьте, что в системе включена функциональность доставки: в «УТ» и «ERP» откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включена опция «Доставка товаров» и, при необходимости, «Заявки на перевозку». Без этого часть команд создания накладной будет недоступна.

Создание транспортной накладной на основании отгрузки

Стандартный путь — создание на основании документа реализации или перемещения. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная». Программа создаст новый документ и перенесёт в него грузоотправителя, грузополучателя, адреса, перечень и вес груза.

Если команда «Транспортная накладная» отсутствует в меню, проверьте два момента: включена ли функциональность доставки в настройках и есть ли у вашей роли права на документ. В некоторых конфигурациях накладная создаётся из журнала «Транспортные накладные» кнопкой «Создать» с последующим ручным указанием основания.

1. 1
   Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг» (или перемещение)
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная»
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, адреса, состав груза
4. 4
   Укажите перевозчика, транспортное средство и водителя из справочников
5. 5
   Заполните сроки и условия перевозки, стоимость при необходимости
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму
7. 7
   Сверьте печатную форму с исходной реализацией

Заполнение реквизитов: что проверить вручную

Даже при автоматическом заполнении ряд полей требует внимания. Раздел о грузе должен содержать наименование груза, количество мест, массу брутто и при необходимости объём. Если в номенклатуре не задан вес, поле массы останется пустым — заполните его вручную или внесите вес в карточки товаров.

В разделе о перевозчике укажите организацию-перевозчика, марку и государственный номер автомобиля, ФИО и данные водителя, номер водительского удостоверения. Эти сведения критичны: без них накладная не выполняет свою функцию, а у перевозчика могут возникнуть проблемы при проверках в пути.

Отдельно проверьте даты и адреса: дату и время подачи транспорта под погрузку, адрес погрузки и адрес разгрузки. Адрес разгрузки должен совпадать с адресом доставки из заказа покупателя, если доставка адресная. Расхождение адресов — частая причина претензий получателя.

Печать транспортной накладной

После проведения документа доступна печатная форма. Нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите «Транспортная накладная». Форма строится по маршрутам: один лист на каждый пункт разгрузки. Если реализация содержит несколько адресов доставки, распечатается несколько экземпляров.

Стандартная практика — печатать накладную минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Количество копий настраивается в диалоге печати. Если типовая форма не устраивает — например, нужна старая форма 1-Т, — проверьте список доступных печатных форм в кнопке «Печать»: в типовых конфигурациях обычно доступны обе.

Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте, что все поля читаемы, таблица не обрезана, а подписи и печати предусмотрены. При необходимости масштаб и поля настраиваются в параметрах страницы печатной формы.

Если накладных много, удобнее печатать их пакетом из журнала документов: выделите несколько транспортных накладных списком и используйте команду печати — 1С сформирует единый пакет документов без открытия каждого вручную.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустые поля перевозчика и водителя, потому что данные не заведены в справочники. Решение: заполнить справочники «Транспортные средства» и «Водители» и перезаполнить документ. Вторая ошибка — нулевая масса груза из-за незаполненного веса в карточках номенклатуры: заполните вес в справочнике «Номенклатура» и обновите накладную.

Если после создания накладной изменилась реализация, накладная не обновится сама. Откройте её, перезаполните по основанию или скорректируйте вручную и перепроведите. Следите, чтобы суммы, количество мест и состав груза в накладной совпадали с отгрузочным документом — расхождения вызовут вопросы у получателя и при проверках.

Нельзя редактировать транспортную накладную, если по ней уже выписаны следующие документы, а в некоторых конфигурациях — если документ находится в закрытом периоде. В этом случае сначала отмените проведение связанных документов или откройте период, действуя аккуратно и с пониманием последствий для учёта.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» транспортная накладная чаще всего оформляется как печатная форма документа «Реализация (акты, накладные, УПД)»: откройте документ, заполните вкладку «Доставка» (перевозчик, автомобиль, водитель) и выберите в меню «Печать» пункт «Транспортная накладная». Отдельного документа при этом может не создаваться.

В «Управлении торговлей» и «ERP» транспортная накладная — самостоятельный документ с журналом, статусами и связью с заданиями на перевозку. Здесь доступна групповая обработка, маршрутные листы и контроль доставки. В «Комплексной автоматизации» логика аналогична ERP.

Если ваша конфигурация доработана и описанные команды отсутствуют, уточните у администратора или программиста 1С, какой механизм используется в вашей базе: возможно, накладная формируется через внешнюю печатную форму или отдельную обработку.

Где создавать накладную

1С:Бухгалтерия 8

Печатная форма документа реализации, реквизиты доставки на вкладке «Доставка». Подходит при простом учёте без логистики

1С:Управление торговлей

Отдельный документ с журналом и связью с заказами и доставкой. Подходит при регулярных отгрузках

1С:ERP / КА

Полноценный блок доставки: задания на перевозку, маршрутные листы, транспортные накладные. Для компаний с собственной логистикой

Проверка результата перед выдачей документа

Перед тем как передать накладную водителю, сверьте её с первичным документом отгрузки: состав груза, количество мест, масса, адреса и получатель должны совпадать. Проверьте наличие всех подписей и печати грузоотправителя — без них документ не считается оформленным.

Убедитесь, что данные водителя и автомобиля соответствуют фактически прибывшему транспорту. Если перевозчик подал другую машину, исправьте накладную до отгрузки, а не после: водитель с неверными данными в документах рискует получить штраф при проверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав груза и масса

Норма

Совпадают с реализацией, масса заполнена

Тревожный признак

Нулевая масса или расхождение в количестве мест

Перевозчик и ТС

Норма

Госномер и водитель соответствуют прибывшей машине

Тревожный признак

Данные другого автомобиля или пустые поля

Адреса

Норма

Адрес разгрузки совпадает с адресом доставки покупателя

Тревожный признак

Указан юридический адрес вместо адреса доставки

Подписи и печать

Норма

Все экземпляры подписаны, печать проставлена

Тревожный признак

Накладная выдана без подписи ответственного лица

Часто задаваемые вопросы

Почему в меню «Создать на основании» нет пункта «Транспортная накладная»?

Чаще всего не включена функциональность доставки. Проверьте настройку «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Доставка товаров». Вторая причина — непроведённый документ-основание или отсутствие у пользователя прав на создание этого документа.

Чем транспортная накладная отличается от ТОРГ-12 и 1-Т?

ТОРГ-12 подтверждает переход права собственности на товар, транспортная накладная — договор перевозки, а 1-Т совмещает обе функции. На практике чаще оформляют либо комплект «ТОРГ-12 плюс транспортная накладная», либо единую форму 1-Т, в зависимости от договорённостей с контрагентами.

Можно ли создать транспортную накладную без документа реализации?

В «УТ» и «ERP» документ можно создать из журнала транспортных накладных кнопкой «Создать» и заполнить вручную, указав основание позже или не указывая вовсе. Однако без основания все поля придётся заполнять руками, что повышает риск ошибок.

Как исправить ошибку в уже распечатанной накладной?

Если документ ещё не выдан перевозчику, исправьте данные в 1С, перепроведите и распечатайте заново. Если экземпляры уже у водителя, потребуется отозвать их и заменить на исправленные — оставлять в обороте две разные версии одного документа нельзя.

Нужно ли хранить транспортные накладные в электронном виде в 1С?

Документ в базе 1С служит для учёта и печати, но юридическую силу имеет подписанный бумажный экземпляр или электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью через оператора ЭДО. Хранение в 1С не заменяет архив подписанных документов.

Как накладная связана с электронным документооборотом?

Типовые конфигурации поддерживают обмен транспортными накладными через операторов ЭДО, если подключён соответствующий сервис. Электронная накладная, подписанная УКЭП всех сторон, равнозначна бумажной. Настройка выполняется в разделе обмена электронными документами вашей конфигурации.