Как создать ТОРГ-12 в 1С: подробная инструкция

Товарная накладная ТОРГ-12 — унифицированная форма отгрузочного документа, которую продавец передаёт покупателю вместе с товаром. Хотя обязательное применение унифицированных форм отменено, ТОРГ-12 остаётся самым распространённым форматом: его принимают практически все контрагенты, а в 1С форма уже встроена в типовые конфигурации.

В программах 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) ТОРГ-12 не создаётся как отдельный документ — это печатная форма, которая формируется на основании документа «Реализация (акты, накладные)» или «Реализация товаров и услуг». Поэтому задача сводится к трём шагам: корректно заполнить документ реализации, вывести на печать форму ТОРГ-12 и проверить реквизиты перед подписанием.

Ниже разобран полный порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, а также типичные ошибки, из-за которых накладную возвращают на переделку.

Что нужно подготовить перед созданием накладной

Прежде чем формировать ТОРГ-12, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Ошибки в справочниках автоматически попадут в печатную форму, и накладную придётся переделывать.

Проверьте карточку собственной организации: наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Главное — Реквизиты организации», в Управлении торговлей — «НСИ и администрирование — Организации».

Второй блок — карточка контрагента-покупателя. Для ТОРГ-12 важны полное наименование, ИНН/КПП и адрес грузополучателя. Если товар отгружается на склад покупателя по другому адресу, адрес доставки указывается отдельно — в документе реализации или в договоре.

Третий блок — номенклатура. У каждой отгружаемой позиции должны быть заполнены наименование, единица измерения и код по ОКЕИ (для штук — 796, для килограммов — 166). Пустой код единицы измерения — частая причина замечаний со стороны бухгалтерии покупателя.

Создание документа реализации в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно этот вариант соответствует товарной накладной без услуг.

Заполните шапку документа: контрагент, договор, склад, организация (если в базе их несколько). Номер документа программа присвоит автоматически при записи, дата по умолчанию — текущая. Если отгрузка была раньше, измените дату вручную: она попадёт в ТОРГ-12 и должна совпадать с фактической датой отпуска товара.

На вкладке «Товары» добавьте позиции через кнопку «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитывается автоматически. Если цены заведены в договоре или типе цен, программа подставит их сама — проверьте, что подставились актуальные значения.

После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует проводки по списанию себестоимости и признанию выручки, а также спишет товар со склада. Без проведения печатная форма доступна, но данные в учёте не отразятся.

1. 1
   Откройте «Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Создайте документ с видом операции «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть
4. 4
   Проверьте цены, количество и ставки НДС
5. 5
   Нажмите «Провести»
6. 6
   Через кнопку «Печать» выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)»
7. 7
   Проверьте макет и отправьте на принтер или сохраните в PDF

Создание ТОРГ-12 в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Порядок похож, но есть отличия: документ можно создать на основании заказа клиента, и тогда все позиции, цены и скидки подтянутся автоматически.

Если отгрузка идёт по заказу, откройте заказ и нажмите «Создать на основании — Реализация товаров и услуг». Это исключает расхождения между заказанным и отгруженным количеством. Если заказа нет, создайте реализацию вручную и заполните табличную часть через подбор.

В УТ 11 обратите внимание на статус документа и распоряжения на отгрузку: при ордерной схеме склада реализация проводится только после оформления расходного ордера. Если кнопка «Провести» недоступна или программа выдаёт ошибку по складу, проверьте настройки склада в карточке склада.

Печатная форма ТОРГ-12 вызывается из документа: кнопка «Печать» — «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Также доступна массовая печать: в списке документов выделите несколько реализаций и вызовите печать формы для всех сразу.

Как вывести ТОРГ-12 на печать и проверить макет

После выбора формы «ТОРГ-12» программа откроет табличный макет. Форма двухстраничная: на первой странице — шапка с реквизитами сторон и табличная часть, на второй — итоги и подписи. Если позиций много, табличная часть переносится на дополнительные листы автоматически.

Проверьте в макете ключевые поля: грузоотправитель и грузополучатель (с адресами), поставщик и плательщик, основание (номер и дата договора), номер и дата накладной, колонки «Количество», «Цена», «Сумма без НДС», «Ставка НДС», «Сумма НДС», «Сумма с НДС». Итоговые суммы внизу формы должны совпадать с суммой документа.

Поле «Основание» заполняется из договора, указанного в документе. Если вместо договора нужно указать счёт на оплату или заказ, проверьте настройки: в некоторых конфигурациях источник основания настраивается в параметрах печатной формы или берётся из дополнительных реквизитов документа.

Для передачи покупателю в электронном виде используйте «Сохранить» — PDF. Учтите: электронная копия ТОРГ-12 не заменяет бумажный документ с подписями, если стороны не перешли на электронный документооборот. Для ЭДО вместо ТОРГ-12 применяется УПД или электронная товарная накладная по утверждённому формату.

Контрольные точки

Как проверить готовую накладную

Номер и дата

Норма

Совпадают с документом реализации и фактической отгрузкой

Тревожный признак

Дата позже отгрузки или номер с пропуском в нумерации

Реквизиты сторон

Норма

ИНН, КПП, адреса продавца и покупателя заполнены полностью

Тревожный признак

Пустой КПП, устаревший адрес, сокращённое наименование

Итоговые суммы

Норма

Итог по колонке «Сумма с НДС» равен сумме документа

Тревожный признак

Расхождение хотя бы на копейку — признак ручной правки цен

Подписи и печать

Норма

Подписи ответственных лиц и отметка о принятии товара

Тревожный признак

Накладная без подписи получателя не подтверждает передачу

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — в ТОРГ-12 попадают не те реквизиты контрагента. Причина: в базе заведено несколько договоров или карточек одного покупателя, и выбран устаревший вариант. Решение — свернуть дубли контрагентов (в 1С:Бухгалтерии есть сервис «Поиск и удаление дублей») и проверить договор в документе.

Вторая ошибка — нулевой или пустой код единицы измерения. Откройте карточку номенклатуры, перейдите в единицы измерения и убедитесь, что у базовой единицы проставлен код по ОКЕИ. После исправления переформируйте печатную форму — перепроводить документ не обязательно.

Третья ситуация — покупатель просит изменить накладную после подписания. Редактировать проведённый документ «задним числом» нельзя, если по нему уже отражён НДС в декларации или выставлен счёт-фактура. Корректный путь — оформить корректировку реализации (документ «Корректировка реализации»), которая создаст исправленные документы официально.

Когда ТОРГ-12 недостаточно: счёт-фактура и УПД

ТОРГ-12 подтверждает передачу товара, но не даёт покупателю права на вычет НДС — для этого нужен счёт-фактура. В 1С он создаётся на основании реализации одной кнопкой: в документе нажмите «Выписать счёт-фактуру» или введите его через ссылку внизу формы документа.

Альтернатива связке «ТОРГ-12 + счёт-фактура» — универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет обе функции. В 1С:Бухгалтерии УПД печатается из той же реализации через «Печать — Универсальный передаточный документ (УПД)». Многие контрагенты предпочитают именно УПД: один документ вместо двух снижает риск расхождений.

Что выбрать для отгрузки

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классический вариант для бумажного документооборота; два документа, которые нужно согласовывать по номерам и суммам

УПД

Один документ вместо двух; подходит и для бумаги, и для ЭДО; не все контрагенты готовы его принимать

Электронная накладная через ЭДО

Для контрагентов, подключённых к оператору ЭДО; юридически равнозначна бумажной, требует настройки обмена в 1С

Настройки и ограничения, о которых стоит знать

Если формы ТОРГ-12 нет в списке печати, проверьте права пользователя и версию конфигурации. В типовых конфигурациях на поддержке форма присутствует всегда; в сильно доработанных базах печатную форму могли заменить внешней — ищите её в меню «Дополнительные печатные формы» или у администратора.

Изменить стандартный макет (добавить логотип, дополнительные колонки, подписи) можно через внешнюю печатную форму, подключаемую в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки». Прямая правка встроенного макета в конфигураторе снимает конфигурацию с полной поддержки и усложняет обновления — без необходимости этого делать не стоит.

Нумерация документов в 1С ведётся в пределах года и по организации. Если требуется особый префикс для накладных (например, по филиалам), он настраивается через префикс организации в карточке организации. Ручное изменение номеров в середине периода приводит к сбоям автонумерации.

Перед массовой отгрузкой в конце месяца сформируйте одну тестовую ТОРГ-12 и покажите её бухгалтеру или менеджеру, который работает с покупателем. Согласовать форму заранее быстрее, чем переделывать пачку подписанных накладных из-за одного неверного реквизита.

Ответы на частые вопросы

Можно ли создать ТОРГ-12 в 1С без документа реализации?

Штатно — нет: ТОРГ-12 является печатной формой и формируется только на основании проведённого или записанного документа реализации. Если нужен разовый документ без движений по учёту, создайте реализацию, распечатайте форму и затем пометьте документ на удаление — но учтите, что юридически такая накладная не будет подтверждена данными учёта.

Почему в ТОРГ-12 не выводится номер или дата договора в поле «Основание»?

Поле «Основание» заполняется из договора, указанного в документе. Откройте карточку договора и проверьте, что заполнены номер и дата. Если документ создан без договора (при отключённом обязательном учёте договоров), поле останется пустым — укажите договор в реализации и переформируйте печатную форму.

Как напечатать ТОРГ-12 сразу по нескольким накладным?

В списке документов реализации выделите нужные строки (через Ctrl или Shift), затем нажмите «Печать» и выберите форму ТОРГ-12. Программа сформирует отдельный макет по каждому документу и выведет их одним заданием на печать.

Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что лучше использовать?

ТОРГ-12 подтверждает только передачу товара, УПД дополнительно выполняет функцию счёта-фактуры для вычета НДС. Если покупатель работает с НДС и согласен принимать УПД, удобнее оформлять один документ вместо двух. Если контрагент требует классический комплект, печатайте ТОРГ-12 и счёт-фактуру отдельно.

Можно ли отправить ТОРГ-12 покупателю по электронной почте вместо бумаги?

PDF-копия подходит для оперативного согласования, но не заменяет подписанный бумажный оригинал при бумажном документообороте. Юридически равнозначный электронный документ возможен только через оператора ЭДО с использованием усиленной квалифицированной подписи — в 1С это настраивается через сервис обмена электронными документами.